أدارت الوقت

                  المقدمة (Introduction) .

يعتبر الوقت وإدارته من الموضوعات الهامة فى ميادين ادارة الاعمال ، وفى الماضى لم تحظى ادارة الوقت بالاهتمام الكافي حيث كانت النظرة اليها تنحصر فى انها وظيفة روتينية تختص بامور ذات اهمية قليلة لاتاثير لها على الكفأة أولا والإنتاجية ثانيا ولكن الان اصبح موضوع ادارة الوقت من الموضوعات الهامة والاستراتيجية التى استحوذت على اهتمام الكثير من المختصين فى ميادين ادارة الاعمال وذلك لاهمية عنصر الوقت والذى يعد العنصر الاساسى فى العمل متساويا مع العنصر البشرى لذلك تغيرت النظرة الى موضوع ادارة الوقت فى عالم اليوم وصار الاهتمام بها يصل الى مستوى الاقسام الرئيسية فى الشركة كقسم الانتاج والمبيعات والتسويق وشوؤن الموظفين والتمويل وغيرها والتى تسهم جميعا فى تحقيق اهداف الشركة.

اهتم الانسان منذ القدم بظاهرة الوقت واهمية استغلاله وقد بدا ذلك جليا فى تنظيم نسق الحياة مع فصول السنة والتنظيم الاجتماعى التابع له مثل المناسبات ومواقيت الزواج والاحتفالات وشوؤن العبادة وما اليها وقد قدم العديد من الخبراء أفكارا مفيدة فى هذا المجال نورد منها مايلى :

    - الوقت والمكان هما البعدان الرئيسيان للوجود ، فالمكان هو البعد الذي توجد فيه الاشياء وهو من المفاهيم الساكنة (Static Concept) ، والوقت (الزمن) هو البعد الذي تتغير فيه الاشياء ، وهو من المفاهيم الديناميكية المتحركة (Dynamic Concept) والتي لا غنى عنها في دراسات التغيير والنمو والتطور . (معايعه،1991:ص16).

   - ولقد جاء الاهتمام بالوقت من خلال ملاحظة الانسان للظواهر الطبيعية التي تحدث بانتظام فاعتمده في تنظيم حياته ، من هنا كان الوقت وما يزال موضوعاً حيوياً شغل الفكر الانساني عامة ، ذلك ان الامم المتحضرة اهتمت به من قديم الزمان وعملت على تحديد الضوابط الرياضية والفلكية  لما في ذلك من ارتباط وثيق بمصالحهم الحياتية وحاجاتهم الروحية وقد سجل العلماء من قدماء البابلين والكلدانيين والرومان والمصريين وغيرهم نظرياتهم المختلفة ونتائج حساباتهم في نظم راسخة اطلقوا عليها (التقاويم) ، وكانت اغلب البواعث لتلك المحاولات معيشية وتعبدية في بداياتها ثم وظفت لاغراض الزراعة والسفر والتجارة والعرافة وغيرها من مجالات الحياة اليومية آنذاك.(الكبيسي،1989:ص106).

      - والوقت جزء لا يتجزأ من الدين والثقافة ، حيث كان الهندوسيون القدامى يعتقدون ان فكرة الوقت مرتبطة بالايمان بالتناسخ ، وان الوقت يجري على شكل دورة زمنية متكررة او على شكل نهر جار ، اما اليونانيون فكانوا يعتقدون ان الوقت يجري بشكل دائري ، ولا تزال بعض القبائل الافريقية وحتى الان تنظم وقتها عن طريق قوالب تاريخية محددة ومنفصلة والتي جزؤها المركزي يكون عبارة عن حكاية لحدث بطولي فعلماء النفس يرون ان الوقت مظهر من مظاهر الشعور، والفيزيائيون يرون انه احدى القوى الثلاث الرئيسية (الزمن ، المسافة ، الكتلة ) في حين يرى المعاصرون ان الوقت يسير في خط مستقيم (Gulick,1987: p16).

     - ويعتبر الوقت مورداً من الموارد المتاحة للافراد في المجتمع، والمنظمات والمؤسسات الموجودة داخل المجتمع والتي يجب استغلالها بكفاءة، فقد اصبح بعداً مهماً لا بد من استغلاله في الحاضر والتخطيط للاستفادة منه بشكل فعال في المستقبل ،وقد اصبحت ادارة الوقت احد المعايير الاساسية التي تؤخذ في الاعتبار في تحديد نجاح وفاعلية الاداري بشكل عام، ولان سوء استغلاله يؤثر سلباً على المؤسسة ككل، ولان سوء استخدامه سيولد لدى بعض العاملين سلبيات عديدة مثل سوء استغلال موارد المؤسسة البشرية والمادية وانتشار بعض العادات والظواهر السيئة في المؤسسة كظاهرة الكسل والتسيب والتغيب وعدم تحمل المسؤولية .(سلامة،1988:ص65-70) .

       - ولا ننسى ان للوقت اهمية كبيرة ومكانة بالغة في الحضارة العربية والاسلامية فقد ذكر الوقت في القرآن الكريم ، واقسم رب العالمين في مطالع سور الليل، والعصر، والضحى ، والفجر، والصبح بالوقت واجزائه، قال تعالى )والليل اذا عسعس(17) والصبح اذا تنفس(18) (، (سورة التكوير، الايات،17،18) وقد ربطت العبادات عامة بأوقات معينة قال تعالى ) الحج اشهر معلومات ( سورة البقرة : الاية (197) وهناك الكثير من الاحاديث النبوية  الشريفة المؤكدة ، ومما قيل عن اهمية الوقت في التراث العربي (الوقت كالسيف ان لم تقطعه قطعك).( مراد، 1997:ص3) ومن الادلة على اهتمام المسلمين بالوقت انه في زمن  بني العباس كان الناس يقولون (ان العلوم ثلاث : الفقه للاديان ، والطب للابدان ، والنجوم للازمان ). ( ذكر في بيدس ، 1995 : ص10) كما قال ابن مسعود رضى الله عنه(ما ندمت على شئ ندمى على يوم غربت شمسه نقص فيه اجلى ولم يزد فيه عملى) وفى التراث قال ابو العلاء المعرى (ثلاثة ليس لها اياب :الوقت والجمال والشباب).(ابو شيخه,1991:ص ص20و127). 

    - ويعد احترام الوقت احد اهم معايير التمييز بين حضارات الامم المختلفة ، ففي المجتمعات المتقدمة صناعيا ومنها اوروبا وامريكيا الشمالية، واليابان على سبيل المثال نجد اهتماماً اكثر وعناية اكبر بموضوع الوقت وادارته واستغلاله وكيفية توزيعه . حيث ان لديها القدرة على تحقيق التقدم بوقت قصير نسبياً بالمقارنة مع غيرها من الامم ، حيث يعني التقدم تحقيق الانجازات في اقصر وقت ممكن وبتكاليف اقل ويعتبر هذا التقدم عملية تراكمية وحصيلة سنوات او عقود من خبرات السنين فاليابان بعد ان خرجت مهزومة من الحرب العالمية الثانية عام (1945) حاولت استغلال الوقت ورفعت شعار العمل في المصانع والشركات لمدة 24 ساعة متواصلة وكانت النتيجة عام (1999) ان اصبحت اليابان من اقوى دول العالم تكنولوجياً وصناعياً وتقنياً وغزت منتوجاتها كل اسواق العالم وحتى الولايات المتحدة ، والاهم من كل ذلك هو ان فائض الميزانية ذلك العام بلغ حوالي (110) مليار ين وزعت على دول العـــــالم الاخــــرى كمساعدات يابانية .(حمامى,1994:ص17-20).

الوقت سلعة فريدة أعطيت بالتساوي لكل فرد بغض النظر عن العمر أو الموقع .

ويسير الوقت دائماً بسرعة محددة وثابتة،ولكن يبدو أنه لا يوجد شخص لديه الوقت

الكافي.وبما أننا لا يمكننا أن نخلق وقتاً أكثر،ينبغي علينا أن نحافظ على الوقت المخصص لنا.

كل المؤسسات تسجل بعناية موجوداتها المالية في كشوف،ولكن هذه الكشوف

المالية لا تذكر أهم ممتلكات الشركة الذي لا يعوض_إنه الوقت وبما أن الوقت لا

يظهر كبند في الكشوف التشغيلية للشركة كثيراً ما يعتبر أمراً مسلماً به.كثيرا ما تكون اتجاهات وممارسات إدارة الوقت عرضية ومتساهلة وفكرة متأخرة أيضاً. فإن 

كان الوقت مساوياً للمال، ينبغي أن نعتبره مورداً قيماً لا يتجدد.

كلما تقدم الإداري في السلم الوظيفي للمؤسسة وجب أن يحدث تحويل أيضاً؛أي من عملية التنفيذ إلى عملية الإدارة،ويجد الكثيرون ذلك تحدياً صعباً؛إذا تتطلب مسؤوليات المدير الإضافية انتقالاً من استغلال الأشياء إلى استغلال الأشخاص و الأشياء معاً.وتتطلب كل ترقية زيادة في الإدارة إذا أراد الإداري أن يستخدم بفاعلية الموارد البشرية المتزايدة التي في متناول يده.هذه العملية والفوائد الناتجة عنها يفهمها معظم الإداريين،ولكن الكثير منهم يقاومون التفويض الكامل،ولهذا يفشلون في استغلال وقتهم بفعالية.

لقد حضرت ذات مرة حلقة دراسية كان المتحدث فيها يتكلم عن الوقت وكيفية الإفادة منه.خلال محاضرته قال ما يلي : ((حسناً،حان الوقت لعمل مسابقة)).وهنا سحب من أسفل الطاولة التي يجلس عليها إناء سعة جالون له فتحة كبيرة ووضع هذا الإناء على الطاولة إلى جوار وعاء بعض الأحجار،كل منها في حجم قبضة اليد،ثم توجه إلينا بالسؤال: ((كم من هذه الأحجار يمكن إدخاله إلى الإناء؟)) رددنا: ((فلنحاول معرفة ذلك)).وبعدها بدأنا إدخال الأحجار الواحدة تلو الأخرى،حتى وصلت الأحجار إلى فتحة الإناء.هنا سألنا ((هل امتلأ الإناء؟))وكان ردنا جميعاً بصوت واحد ((نعم)). 

هنا قال: ((حسناً)) .ومد يده وسحب من أسفل الطاولة دلواً مملوءاً بالحصى الصغيرة. ووضع بعضها في فتحة الإناء فدخلت الحصى بسهولة في الفراغ الذي تركته الأحجار الكبيرة،ثم قام بهز الإناء عدة مرات،وسألنا ((هل امتلأ الإناء؟)).

عند هذا الحد تمتلكنا الحيرة ورددنا ((ربما لا!)).فرَدَّ قائلاً: ((حسناً))،ثم مد يده إلى أسفل الطاولة وسحب دلواً مليئاً بالرمال،و أفرغ كل الرمال في الإناء فاختفت تماماً، في تلك الفراغات التي تركتها الأحجار والحصى الصغيرة وعندما سألنا: ((هل امتلأ الإناء؟))فرد الجميع بصوت عال ((لا)).وعندها قال ((حسناً))،ثم سحب من أسفل الطاولة إناء مملوءاً بالماء،وبدأ يسكب بعضه في الإناء،ثم قال لنا: ((ما هو الهدف من كل ذلك ؟)).

رد أحدنا قائلاً ((حسناً،هناك دائماً فراغ ما في حياتنا،ولو حاولنا الاستفادة منه لفعلنا)).وهنا رد قائلا: ((لا،ليس هذا هو الدرس. الدرس هو أنه لو أننا لم نضع هذه الأحجار الكبيرة أولاً ما كان بوسعنا إدخالها أبداً)).

مفهوم الوقت Defintion Of Time. 

1- على الرغم من ان غالبية الدراسات والابحاث التي عالجت الوقت انطلقت من فهم محدد له الا انه قد يكون من الصعوبة بمكان تحديد تعريف معين ومشترك بينها لمفهوم الوقت ، ولكن وبشكل عام يتمثل مفهوم الوقت المشترك بين الدراسات بوجود العلاقة المنطقية لارتباط نشاط او حدث معين بنشاط او حدث آخر ويعبر عنه بصيغة الماضي او الحاضر او المستقبل، (سلامه ، 1988: ص 16).

2- وهناك عدة مفاهيم للوقت تختلف بعضها عن بعض جوهرياً تبعاً لاختلاف الظواهر التي تشير اليها هذه المفاهيم فالوقت في الظواهر المادية يختلف عنه في الظواهر البيولوجية ووفقاَ لتصنيف ظواهر الكون هناك خمسة مفاهيم مختلفة للوقت هي:- ( معايعه، 1991:ص ص 16،18).

الوقت المادي الميكانيكي. ويعني مقياس لحركة جسم مادي بالنسبة لجسم مادي آخر والوقت بهذا المفهوم يوصف بانه متصل وقابل للتقسيم الى وحدات صغيرة جداً وينساب بشكل منظم وهومقياس كمي محض خالٍ من اية صفات نوعية ووحداته متعددة كالثانية والدقيقة والساعة واليوم والشهر والسنة والعقد والقرن وغيرها ومثال ذلك وقت دوران الارض حول الشمس.

الوقت البيولوجي. وهو الوقت الذي يقيس تطور الظواهر ونموها وساعته هي الجسم نفسه ويبدأ بالخلية ثم عالم النبات وينتهي بعالم الحيوان.

الوقت الاجتماعي. وهو الوقت الذي معاييره الاحداث الاجتماعية الهامة كهجرة الرسول - صلى الله عليه وسلم – او ميلاد السيد المسيح – عليه السلام – او نشوب الحرب العالمية كالحرب العالمية الاولى عام 1916 او الحرب العالمية الثانية عام 1939 وغيرها من الاحداث الهامة  والتي تختلف من مجتمع الى آخر.

الوقت النفسي. وهو شكل من اشكال الشعور الداخلي وادراك الانسان لذاته ويعتمد بشكل رئيسي على طبيعة الحدث الذي يكون فيه الفرد وحالته النفسية وهذا يعني ان الزمن يمر ببطء شديد وتبدو الدقائق ساعات عندما يكون الحدث صعباً او خطراً والعكس صحيح ان كان الحدث مريحاً سعيداً، وهومقياس ذاتي فردي غيرموضوعي.

الوقت الميتافيزيقي. وهو وقت الظواهر الميتافيزيقية او عالم ما وراء الطبيعة ولا نعلم عن هذا الوقت الشيء الكثير سوى ما ورد في الكتب السماوية عن يوم القيامة (الحساب) والخلود، والازل، والابدية، وغيرها.

3 – وقد اهتم الانسان منذ القدم بالوقت وتعقب النجوم والكواكب لارتباطها المباشر بحياته اليومية من زراعة وتجارة وسفر ويؤكد ذلك الاهتمام اختراع الانسان للعديد من وسائل تقدير الوقت، مثل:- المسلة الحجرية ، الشموع، الساعة الشمسية، الساعة المائية، ساعات اليد، الساعة الميكانيكية وغيرها.(الخطيب،1992:ص 23). 

4 - ويمثل الوقت أحد الموارد الهامة والنادرة والثمينة لأي إنسان في هذا العالم الكبير. وقد ارتبط مفهوم ندرة الوقت بالقاعدة الاقتصادية المعروفة بندرة الموارد المتاحة في المجتمع.ويجب كما يصر الِاقتصاديون أن تستغل هذه الموارد بشكل فعال لتحقيق الأهداف التي يسعى إليها المجتمع بشكل عام.والوقت كأحد هذه الموارد المتاحة لأي شخص دون استثناء وبشكل متساو،يفترض أن يستغل بطريقة فعالة،من خلال استغلال كافة الإمكانيات والمواهب والقدرات الشخصية المتاحة،للوصول إلى الأهداف الشخصية والعملية المنشودة.

وكما أن الوقت من الموارد المتاحة للأفراد العاديين في المجتمع،فهو أيضاً من الموارد المتاحة للمنظمات والمؤسسات الموجودة في هذا المجتمع،ومن الطبيعي أن يكون لهذه المنظمات أهداف محددة،تسعى لتحقيقها من خلال تكريس واستغلال كافة الموارد والإمكانيات المتاحة لديها بما فيها الوقت.ولسوء الحظ،وعلى الرغم من هذه الأهمية الكبيرة للوقت،فإنه أكثر العناصر أو الموارد هدراً وأقلها  استغلالاً،  سواء من المنظمات  أو من الأفراد العاديين . ويعود ذلك لأسباب عديدة قد يكون من أهمها عدم الادرك الكافي للتكلفة المباشرة المترتبة على سوء استغلاله. 

ثانياً- مفهوم إدارة الوقت:

إن موضوع إدارة الوقت يزود القارئ بتبصر مثير للصفات والعادات الإنسانية. وعموماً تفهم إدارة الوقت على أنها مرادفة للترتيب و التنظيم و إجراءات عمل يومية مبرمجة.هذه العوامل كلها عناصر ذات فاعلية كبيرة،إلا أن إدارة الوقت أكثر تعقيداً من ذلك.إنها حالة نفسية.إنها استعداد للالتزام الشخصي،وأهم من ذلك أنها إعادة ترتيب للأولويات و لعادات العمل. 

إذا لم نقم بإدارة الوقت فلن نستطيع إدارة شيء آخر.فمعظم أفكار إدارة الوقت بديهية ولكنها ليست شائعة.فالإدارة الجيدة للوقت تزيد الإنتاجية والأداء العام، ويمكنها أيضاً أن تحسن من المعنويات؛إذ يصبح الموظفون أكثر فعالية وأكثر رضا عن طريقة استخدام وقتهم.وتركز إدارة الوقت على المساءلة.فكثير من الإداريين يعتقدون أن مهامهم كثيرة التنوع بحيث لا تنفع فيها مبادئ إدارة الوقت،والافتراض هو أن إدارة الوقت بممارساتها تناسب كثيراً المهمات التنفيذية المتكررة.بالطبع فإن المهام المطلوبة من الإداري غير متجانسة في المحتوى،لكن العملية الإدارية حقيقة كلها تكرار.وفي بيئة اليوم المليئة بالتنافس يخسر المديرون الذين يسيئون استخدام وقتهم كثيراً.

يبدو واضحاً وجود علاقة وثيقة وترابط قوي بين مفهوم الوقت،من خلال تركيز الإدارة على استغلال الموارد الاقتصادية والبشرية بشكل عام،وكذلك من خلال كون الوقت مورداً نادراً لا يمكن إحلاله أو تراكمه أو إيقافه،وبالتالي يفترض أن يستغل بشكل فعال،لتحقيق الأهداف المحددة في الفترة الزمنية المعينة لذلك.ويؤيد بيتردركر هذه العلاقة بقوله:إن الشخص الذي لا يستطيع إدارة وقته لا يستطيع إدارة شيء آخر.

لذلك يعتبر مفهوم إدارة الوقت من المفاهيم المتكاملة والشاملة لأي زمان. وإن أهم هدف في إدارة الوقت بالنسبة للإداري هو أن يجد لنفسه وقتاً أكبر تحت تصرفه،وهو الجزء الوحيد من اليوم الذي يمكن للإداري أن يتحكم فيه ويدعى ملكيته فعلاً.فالوقت ضروري للتفكير والتخطيط وحل المشكلات بأسلوب مبدع.لا تقدم إدارة الوقت حلولاً للمشكلات الإدارية،ولكنها توجد الوقت الخاص الذي يمكن خلاله للمدير أن يجد الحلول،ويخطط للمستقبل،ويقيم مدى التقدم العام.

 - أهمية الوقت Importance Of Time 

1- تكمن اهمية الوقت في انه المصدر الانفس والاندر بين المصادر المتاحة الاخرى ولكنه يختلف عنها بانه لا يمكن تخزينه ولا شراؤه او بيعه او ايقافه او احلاله وكل ما بوسعنا عمله حيال الوقت هو التصرف به حال توفره فاما ان نستثمـــره او نضــــــيعه( Philip E. Atkinson, 1990:P4) ، والوقت يملكه الجميع بالتساوي ويندموا لفقدانه وبدون الوقت لا يمكن عمل شيء فهو  وعاء لكل عمل(Merril and Dona Douglass 1994:P1) كما ويعتبر الوقت مقياساً للعمل كما هو المال مقياساً للسلع. (Roy Alexander,  1992:p69).

2- وبما ان الوقت عنصر نادر وثمين فأن عدم استخدامه الاستخدام الامثل سيؤدي الى تخفيض الانتاج وهدر المال ولذلك وصفه دركر(Drucker) بالمصدر الاندر ، ووصفه ماكينزي (Mackenzie) بالمصدر الحرج ووصفه لاكين (Lakien) بأنه هو الحياة وان تضييع الوقت يعني تضييع الحياة .(Kleiner. Brein M.1988.P:66) .

3- وتكمن اهمية الوقت ايضاً في انه محدد بـ(24) ساعة في اليوم الواحد، وبـ(168) ساعة في الاسبوع وبـ(8760) ساعة في السنة الواحدة وان أي جزء منه اذا مضى فقد مضى الى الابد ولا يمكن استرجاعه . (حمامي،1993:ص2).

4- والوقت بعد من بعدي وجود الإنسان وهما المكان والزمان ويتغلغل مفهومه في كل مناحي الحياة المختلفة ومجالاتها وهي :- المجال المهني(مجال العمل) ، والمجال الاجتماعي، والمجال الروحي،والمجال الفكري والعقلي، والمجال الترويحي، ومجال الأسرة ، ومجال الجسم، والمجال الاقتصادي(المالي)، (دره، 1991:ص46)، وتختلف اهمية الوقت باختلاف العناصر التالية :- (حمامي، 1994:ص7).

الظروف الاجتماعية:- وتشمل الاختلافات الرئيسية في العادات والتقاليد والمعتقدات والأعراف ومستوى الخدمات الصحية والاجتماعية المتوفرة وما يترتب عليها من ارتفاع متوسط عمر الفرد ونظرته للحياة.

الظروف الاقتصادية:- وتشمل المستوى الاقتصادي لأي مجتمع ومعدل دخل الفرد وسبل إنفاقه والسلوك الاقتصادي للفرد والمجتمع،والمجتمعات التي تتمتع بمستوى اقتصادي مرتفع يلقى فيها الوقت اهتماماً اكبر من غيرها.

المستوى التعليمي:- ويشمل درجة التطور التعليمي في المجتمع كنسبة الأمية، والأعداد في مراحل الدراسة المختلفة ، ونسبة حملة الشهادات العليا وعليه فالمجتمعات التي تتمتع بمستويات تعليمية مرتفعة تعطى اهتماماً اكبر بالوقت.

التطور التكنولوجي:- ويتناول درجة التكنولوجيا المستخدمة من قبل الفرد والمجتمع وعليه فارتفاع كلفة التكنولوجيا وضرورة زيادة كفاءة استخدامها يقودا الى الاهتمام بعامل الوقت.

5ـ ونظراً لاختلاف الأفراد والمجتمعات والشعوب في نظرتها لقيمة الوقت وخطورته وأهميته ومفهومه نجد ان المجتمعات المتقدمة تعطي اهتماماً كبيراً وعناية وحرصاً على توزيع الوقت في سبيل تحقيق الأهداف العامة والخاصة، ونلاحظ أيضا اهتمام الفرد الغربي بالوقت وقيمته اكثر من اهتمام الفرد الشرقي، ويقل هذا الاهتمام والحرص في المجتمعات النامية او الأقل تقدماً ، (الكايد،1997:ص2).

6 - وتكمن أهمية الوقت في كونه ذى علاقة وطيدة بإنتاجية الأفراد والمؤسسات والشركات في القطاع العام او الخاص إذ يعتبر أحد أهم وابرز العناصر بالإضافة إلى التكلفة والجهد.

7- وكما يقول دركر(Drucker ,1967:P25) ان الشخص الذي لا يستطيع إدارة وقته لا يستطيع إدارة شيء آخر ،وإدارة الوقت لا تقتصر على الإداريين دون غيرهم او على العمل الإداري دون غيره فالجميع مطالبون بإدارة وقتهم بشكل فعال بحيث يحقق الشخص اقصى فائدة ممكنة في نشاطاته او أعماله المطروحة.

8 - وقد اكد فيرنر(Ferner) على اهمية ادارة الوقت، وكيفية تنظيمه من خلال (8) ثمانية خطوات هي حلقات ادارة الوقت الناجحة حسب ترجمة الباحث والشكل رقم (2) يوضح ذلك.

حلقات ادارة الوقت الناجح

المصدر :(فيرنر,1995:ص214)

أولاً:طبيعة الوقت 

كلنا يدرك أن الوقت يمضي سريعاً،ولكننا لا نشعر به،إنه يمر دون أن نشعر .....تُرى كم نقضي من عمرنا في أنشطتنا الروتينية اليومية؟!إذا كان متوسط عمر الإنسان ستين عاماً؟

فلننظر كيف نقضي بعضها:

الإيضاح:           

                  الوقت أغلى ما يملك الإنسان؟

لذلك أقسم الله في سورة العصر((وَالْعَصْرِ*إِنَّ الإِنسَانَ لَفِي خُسْرٍ))     {العصر:1_2}

جاء في التفسير:أقسم الله بالعصر الذي هو الزمن لما فيه من الأعاجيب...ولأن العمر لا يقوم بشيء نفاسه وغلاء.وقد جاء في الحديث(نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ) فالكثير من الناس لا يحسن استغلال وقته ولا يقدر حق قدره؟!

قال الشاعر:

الوقت أنفس ما عنيت بحفظه                       وأراه سهل ما عليك يضيع

قال ابن القيم:( وقت الإنسان هو عمره في الحقيقة وهو مادة حياته الأبدية في النعيم المقيم أو مادة معيشة الضنك في العذاب الأليم وهو يمرمر السحاب)

كما جاء في الحديث: (لا تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع منها عن عمره فيما أفناه...)

الوقت أغلى من الذهب وهو أنفاسنا التي لا تعود... قال الإمام الحسن البصري:(أدركت أقواماً كان أحدهم أشح على عمره منه على درهمه).

الوقت مورد محدود؟

أن كل واحد منا لديه من الوقت مثل ما لدى الآخرين الناس سواسية في امتلاك الوقت رجالاً ونساءً وشباباً وشيباً.هل تعلم أحداً من الناس يملك 25ساعة في اليوم أو أكثر؟! أم هل سمعت بأن أحداً من الناس في القديم أو الحديث من يملك أكثر من 168ساعة في الأسبوع؟! هذه حقيقة لا يختلف فيها اثنان.كل واحد منا لديه 24في اليوم فقط لا غير.

الوقت لا نمكن تعويضه أو ادخاره؟

قال الحسن البصري:(ابن آدم إنما أنت أيام إذا ذهب يوم ذهب بعضك)وروي عن ابن مسعود رضي الله عنه أنه قال:ما ندمت على شيء ندمي على يوم غربت شمسه نقص فيه أجلي ولم يزد فيه عملي).إنه المورد الوحيد الذي يتحتم إنفاقه_استثماره إهداره _في الوقت الذي يتحتم فيه.

يقول الإمام الغزالي:( الساعات ثلاث:ساعة ماضية لاتعب فيها على العبد كيفما انقضت في مشقة أورفاهية.وساعة راهنة ينبغي أن يجاهد فيها ربه وساعة آتية لا يدري ماذا هو عامل فيها فليستعد لها) أو كما قال:أنت تستطيع فقط أن تسيطر على نفسك في علاقتك بالزمن لا تستطيع أن تختار أن تنفقه أو لا تنفقه تستطيع أن تختار فقط كيف تنفقه؟!وعندما تهدر الوقت فإنه يذهب إنه لا يدخر في البنك ؟! وأنت الرابح أو الخاسر الوحيد تجاه وقتك. 

الوقت يمضي سريعاً؟

دقات قلب المرء قائلة له                  إن الحياة دقائق وثواني

قيل لنوح عليه السلام:يا طول الأنبياء عمراً كيف وجدت الدنيا؟فقال:كدار لها بابان دخلت من باب وخرجت من الآخر.

وإذا كان آخر العمر موتاً              فسواء قصيرة والطويل

قال تعالى:(كَأَنَّهُمْ يَوْمَ يَرَوْنَهَا لَمْ يَلْبَثواْ إِلّا عَشيِةً أوْ ضُحَاهَا)              (النازعات:46)  

فهلا اعتبرنا و تأملنا وأعددنا؟

واعجباً من سرعة انقضاء العمر وأعجب منه غفلة الناس عنه!قال الحسن البصري:(يا ابن آدم نهارك ضيفك فأحسن إليه،فإنه إن أحسنت إليه....ارتحل بحمدك وإن أسأت إليه ارتحل بذمك وكذلك ليلتك.......)

ثانياً:استغلال الوقت يزيد من قيمته:

ما رأيكم في وقت العالم الذي يقضيه في طلب العلم ونشره والدعوة وغيره من الأعمال الصالحة....أليس ثميناً؟لماذا؟

وما رأيكم في أوقات العاطلين من الشباب والكبار وغيرهم أليست رخيصة وتافهة؟ 

الأول ملء وقته وشغله بالأعمال والمهمات الجسام.هو به ضنين.والأمثلة على ذلك كثيرة منها ما يلي:

قال الخطيب البغدادي في إسماعيل بن إسحاق القاضي:(ما دخلت عليه قط إلا ورأيته وفي يده كتاب ينظر فيه،أو يقلب الكتب لطلب كتاب ينظر فيه،أو ينفض الكتب).

وهذا أبو نعيم الأصفهاني يقرأ عليه في الطريق،وهذا الخطيب البغدادي يقرأ في طريقه الجزء من الحديث.

قال ابن عقيل:(إني لا يحل لي أن أضيع ساعة من عمري،حتى إذا تعطل لساني عن مذاكرة أو مناظرة،وبصري عن مطالعة أعملت فكري في حال راحتي وأنا منطرح،فلا أنهض إلا وقد خطر لي ما أسطره،وإني لأجد من حرصي على العلم وأنا في عشر الثمانين أشد مما كنت أجده وأنا ابن عشرين سنة).

وقد حدث حماد بن سلمه فقال:ما أتينا سليمان التيمي في ساعة يطاع الله عز وجل فيها إلا وجدناه مطيعاً..إن كان في دقيقة من وقتك شيئاً ثميناً مقدساً،أعط كل دقيقة معنى ووضوحاً ووعياً.                                               ((ثوماس مان))

ثالثاً:خصائص الوقت:

1-الوقت والموج لا ينتظران أحداً.

2-الوقت هو الأساس.

3-الوقت مال.

هذا غيض من فبض مما قيل في الوقت.وهو في مجمله،يعكس طبيعة الوقت وخصائصه التي يمكن بلورتها على النحو التالي:

(1)لا شيء أطول من الوقت لأنه مقياس الخلود،ولا أقصر منه لأنه ليس كافياً لتحقيق جميع ما يريده المرء.ولا شيء(في شعورنا)أطول منه لمن ينتظر. ولا أسرع منه لمن هو في سرور ومتعة.ولا شيء أعظم منه لأنه يمتد بلا نهاية.ولا أصغر منه لأنه قابل للقسمة من غير حدود.ولا شيء يمكن عمله بدون الوقت.الكثير من الناس يتجاهلونه ولكن جميعهم يأسفون على ضياعه.

(2)الوقت لا يحترم أحداً،فلا يمكن لأحد(كائناً من كان)تغيره أو تحويله،بغض النظر عما يريد تحقيقه.إنه يسير بنفس السرعة والوتيرة سواء أكان زمن مسرة وفرح أم زمن اكتئاب وترح،وإن كان يبدو غير ذلك فهو في الشعور لا في الحقيقة.

(3)الوقت سريع الانقضاء،فهو يمر مر السحاب،ويجري جريان الريح،واستعادته محض تمن(ألا ليت الشباب يعود يوماً،فأخبره بما فعل المشيب).

(4)الوقت مورد نادر،لا يمكن تجميعه.ولما كان سريع الانقضاء وما مضى منه لن يرجع ولن يعوض بشيء،فهو أنفس ما يملك الإنسان.وهذا ما عبر عنه (الحسن البصري)بقوله:(ما من يوم ينشق فجره،إلا وينادي:يا ابن آدم،أنا خلق جديد،وعلى عملك شهيد فتزودا بي،فإني إذا مضيت لا أعود إلى يوم القيامة).

وترجع نفاسة الوقت إلى أنه وعاء لكل عمل وكل إنتاج،فهو رأس المال الحقيقي للإنسان فرداً أو مجتمعاً.إنه ليس من ذهب،كما يقول المثل الشائع،بل أغلى منه ومن كل جوهر نفيس.

(5)الوقت يختلف عن الموارد الأخرى الرئيسة،كالقوى العاملة والأموال والأجهزة والمعدات،لأنه:

-لا يمكن تخزينه it cannot be stored.

-لا يمكن إحلالهit cannot be replaced.

-يتخلل كل جزء من أجزاء العملية الإدارية.

-لا يمكن شراؤه،أو بيعه،أو تأجيره،أوسرقته،أو استعارته،أو اقتراضه،أو توفيره،أو مضاعفته،أو تصنيعه،أو تغيره.وكل ما يمكن أن يفعله المرء هو أن يقضيه(سواء اختار ذلك أم لا)وفق معدل ثابت،مقداره ستون ثانية لكل دقيقة.

-إنه مورد محدد يملكه جميع الناس بالتساوي، ولا يستطيع أحد زيادته،فكل إنسان يملك(24)ساعة في اليوم،و(168)ساعة في الأسبوع،و(8766)ساعة في السنة.

لقد ازداد في الأعوام الأخيرة اهتمام الناس بالوقت،إذا لم يكن هناك قبل عقدين من الزمن كتب مرجعية حول هذا الموضوع،وكل ما كان متاحاً هو القليل من المقالات والدراسات.أما الآن فقد تغير الوضع وأصبح هناك كثير من المؤلفات حول إدارة الوقت.

رابعاً:أنواع الوقت:

يقسم الوقت بشكل عام إلى أربعة أنواع رئيسية هي :

a)الوقت الإبداعي:(Creation time)

يخصص هذا النوع من الوقت لعملية التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلي،علاوة على تنظيم العمل وتقويم مستوى الإنجاز.ويلاحظ أن كثيراً من النشاطات الإدارية يمارس فيها هذا النوع من الوقت.فهي بحاجة إلى تفكير عميق علمي وتوجيه وتقويم.كما تواجه في هذا النوع من الوقت المشكلات الإدارية من كافة جوانبها بأسلوب علمي منطقي،بهدف تقويم حلول منطقية وموضوعية تضمن فاعلية ونتائج القرارات التي تصدر بشأنها.

b)الوقت التحضيري:Preparatory Time))

يمثل هذا النوع من الوقت الفترة الزمنية التحضيرية التي تسبق البدء في العمل.وقد يستغرق هذا الوقت في جمع معلومات أو حقائق معينة أو تجهيز معدات أو قاعات أو آلات أو مستلزمات مكتبية هامة قبل البدء في تنفيذ العمل.ويفترض أن يعطي الإداري هذا النوع من النشاط ما يتطلبه من وقت،نظرا للخسارة الاقتصادية التي قد تنجم عن عدم توفر المداخلات الأساسية للعمل.

C)الوقت الإنتاجي:(Productive Time).

يمثل هذا النوع من الوقت،الفترة الزمنية التي تستغرق في تنفيذ العمل الذي تم التخطيط له في الوقت الإبداعي والتحضير له في الوقت التحضيري.ولزيادة فاعلية استغلال الوقت،يجب على الإداري أن يوازن بين الوقت الذي يستغرق في الإنتاج أو تنفيذ العمل وبين الوقت الذي يقضي في التحضير والإبداع،فالمعروف أن الوقت المتاح للجميع محدود بحد معين.فإذا تبين أن كثيراً من الوقت يخصص لتنفيذ أعمال روتينية في المنظمة،فإن ذلك يعني أن هناك قليلاً من الوقت المخصص للإبداع أو التحضير أو كليهما معاً من هنا كانت عملية التوازن ضرورية،لضمان استغلال أمثل لكافة الموارد المتاحة،بما فيها عنصر الوقت.

ويقسم الوقت الإنتاجي بشكل عام إلى قسمين رئيسيين،وهما

1-وقت الإنتاج العادي،أو غير الطارئ،أو المبرمج.

2-وقت الإنتاج غير العادي،أو الطارئ،أو غير المبرمج.

وما دامت المنظمة تسير ضمن خطة الإنتاج العادي،مع التحكم في الإنتاج غير العادي،فهي في وضع جيد وقد يحدث أن يظهر إنتاج غير عادي أو طارئ في المنظمة،ويفترض أن يكون الإنتاج في مثل هذه الحالة قليلاً ومحدود التأثير،وإلا فمعنى ذلك ضرورة حدوث تغير جذري طارئ على مستوى المنظمة،لمواجهة هذا الإنتاج الطارئ.ولنجاح الإداري في ذلك،يفترض أن يخصص جزءاً قليلاً من وقته المخصص للإنتاج العادي،لمواجهة الإنتاج غير العادي،وبذلك يستطيع أن يتمتع بمرونة كافية تسمح له بإنجاز الإنتاج العادي.

d)الوقت غير المباشر أو العام:Overhead Time)).

يخصص عادة هذا الوقت للقيام بنشاطات فرعية عامة،لها تأثيرها الواضح على مستقبل المنظمة وعلى علاقتها بالغير،كمسؤولية المنظمة الاجتماعية وارتباط المسؤولين فيها بمؤسسات وجمعيات وهيئات كثيرة في المجتمع،وحضور الإداري لندوات أوتلبية لدعوات أو افتتاح مؤسسات معينة.إن هذه النشاطات المختلفة تحتاج إلى وقت كبير من قبل الإداري،ولذلك عليه أن يحدد كم من الوقت يمكن أن يخصص لمثل هذه النشاطات،أو يفوض شخصاً معينا للقيام بها بدلاً منه،مع الأخذ بعين الاعتبار التوازن بين النشاطات الداخلية والخارجية في إنجاز الأعمال الرسمية الموكلة له،وإبقاء جسور العلاقة والتعاون مع الآخرين في الخارج قائمة ووثيقة.

اما تقسيم الوقت من وجهة نظر الفكر الاسلامي وهي  كيفية تنظيم المسلم لوقته خلال اليوم من طلوع الفجر وحتى صلاة العشاء وما هي الاعمال التي ينبغي ان يقوم بها في كل وقت فقد قسم اليوم الى الاوقات التالية :-

الاول ما بين طلوع الفجر الثاني الى طلوع الشمس . وهو وقت شريف اقسم الله عز وجل فيه فقال تعالى ) والصبح اذا تنفس ( (سورة التكوير: الاية 12) فإذا صلى الانسان الفجر فليكن وقته مشغولاً بالدعاء والذكر والقراءة والفكر حتى طلوع الشمس.

الثاني من طلوع الشمس حتى الضحى وهذا الوقت فيه وظيفتان هما صلاة الفجر وما يتعلق بالناس من عيادة للمريض او تشييع جنازة او حضور مجلس علم او قضاء حاجة مسلم.

الثالث من وقت الضحى حتى وقت الزوال وهذا الوقت فيه وظيفتان هما الاشتغال بالكسب والمعاش وحضور السوق فاذا كان تاجراً فليتجر بصدق وامانة وان كان صاحب صنعه فليصنع بإتقان ويقنع بالقليل والوظيفة الاخرى القيلولة فانها تعين على قيام الليل.

الرابع ما بين الزوال وحتى الانتهاء من صلاة الظهر وفيه يؤدي المسلم صلاة الظهر ويتطوع بما يشاء ان استطاع.

الخامس ما بعد ذلك الى صلاة العصر ويستحب في ذلك الاشتغال بالذكر والصلاة .

السادس من دخول وقت العصر وحتى اصفرار الشمس وفيه يصلي العصر ثم يتشاغل بالذكر والدعاء وقراءة القرآن.

السابع من اصفرار الشمس الى ان تغرب وهذا وقت شريف يستحب فيه التسبيح والاستغفار. (القدسي،1986:ص ص 48،52- ذكر في غرايبه،1995:ص 31-32).

3- بالاضافة الى ما ذكر  اعلاه هناك نوعان آخران من الوقت ذكرهما بعض الكتاب ومنهم تونثان كوتس (Tonathan Coats – 1999: P 8):-

الوقت المسيطر عليه . وهذا يعني ممارسة العمل بدون معوقات او مقاطعات من قبل الاخرين .

وقت الاستجابة. وهذا يعني الوقت الغير  مسيطر عليه ويستغرق في الرد على مقاطعات الاخرين التي تعيق العمل وتؤخر الانجاز (ذكر في القضاه،1999:ص23 ).

4- كما قسم فيردربير(Ferderber) الوقت الى قسمين هما:- 

أ- الوقت الذي يمكن التحكم به. وهو الذي يتحكم به الاداري شخصياً .

ب- الوقت غير القابل للتحكم به . وهو الذي يخضع لمطالب المدير المباشر، ونادراً ما يمكن تنظيمه ( تيمب،1991:ص74).

وبناء على ذلك،يعد مفهوم إدارة الوقت من المفاهيم المتكاملة،والشاملة لأي زمان أو مكان أو إنسان.فإدارة الوقت لا تقتصر على إداري دون غيره،ولا يقتصر تطبيقها على مكان دون آخر،أو على زمان دون غيره.

وقد ارتبط مفهوم الوقت بشكل كبير بالعمل الإداري من خلال وجود عملية مستمرة من التخطيط والتحليل والتقويم لجميع النشاطات التي يقوم بها الإداري خلال ساعات عمله اليومي،بهدف تحقيق فعالية مرتفعة في استثمار الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المنشودة

                          

إدارة الوقت 

وهناك أكثر من تعريف لإدارة الوقت إذ يعرفها هلمر(helmer )بأنها تحديد وضع أولويات لأهدافنا بحيث يمكننا تخصيص وقت أكبر للمهام الهامة ووقت أقل للمهام التافهة.ويرى سهيل سلامة إدارة الوقت أنها استثمار الوقت بشكل فعال لتحقيق الأهداف المحددة في الفترة الزمنية المعينة لذلك.أما ملائكة فيعرف إدارة الوقت تعريفاً حاول فيه الجمع بين كل من المنظورين الإسلامي والإداري معاً فيقول:ِِِ(هي تخطيط استخدام الوقت وأسلوب استغلاله بفاعلية،لجعل حياتنا منتجة وذات منفعة أخروية ودنيوية لنا ولمن أمكن من حولنا وبالذات من هم تحت رعايتنا).

فإدارة الوقت هي الاستخدام الأفضل للوقت،وللإمكانيات المتاحة بالطريقة التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف.ولن يكون ذلك إلا من خلال الالتزام والتحليل والتخطيط والمتابعة،للاستفادة من الوقت بشكل أفضل في المستقبل.

لماذا نحن بحاجة إلى إدارة الوقت؟لماذا إدارة الوقت؟

1_لتنفيذ المهام والأعمال الهامة...ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل...وللراحة والاستجمام أيضاً.

2_لتحديد الأولويات وإنجاز أهم الأعمال في حياتنا.

3_للاستفادة من الوقت الضائع واستغلاله جيداً.

4_للتغلب على الوقت الضائع واستغلاله جيداً.

5_لكي نتخلص من الفوضوية التي يعاني منها المجتمع والفرد؟

6_إنجاز الأعمال في وقتها على أكمل وجه. 

7_يحمي الإنسان نفسه من الملهيات ويستعد لاستغلال الأوقات القادمة واستثمارها.

8_لتحديد الأولويات في الأهداف والأنشطة.

إن الحل في هذا كله ..هو إدارة صحيحة للوقت.

                    تلميح:هل تعلم؟

*إن الإدارة الصحيحة لوقتك تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة في حياتك؟!

*إن إضافة 15دقيقة كل يوم تعني إضافة 13يوم عمل كل عام.

*وإذا أضفت 30دقيقة كل يوم فأنت تضيف 26يوم عمل كل عام إن هذا يعادل شهرا جديداً من العمل كل عام.

تلميح:

قال الشاعر:

ما مضى فات والمؤهل غيب                 ولك الساعة التي أنت فيها

إنما هذه الحياة متاع                           فالجهول المغرور من يصطفيها

أ-إدارة الوقت الخاص:

من هنا تبدو أهمية إدارة الوقت الخاص وأهمية استغلاله.استغلالاً أمثل،وبالتالي إن سؤ استغلال هذا الوقت سيؤثر سلبياً على جوانب عديدة في حياة الفرد.ونخص بالذكر الجوانب الهامة التالية:

1-على مستوى العمل الرسمي:تتأثر إنجازات الإداري في العمل الرسمي بعوامل عديدة،منها ما يتعلق بالعمل وظروفه،ومنها ما هو خارج نطاق العمل.وتمثل كيفية إدارة واستغلال الوقت الخاص،جزءاً من العوامل الخارجية التي تؤثر على إنتاجية ونفسية وعلاقات الإداري في العمل الرسمي.فعلى سبيل المثال لا الحصر،تتأثر كفاءة وفعالية الإداري بمدى تخصيصه جزءاً من وقته الخاص للتنمية والتطوير الذاتي،أو الاستجمام والراحة الجسدية والنفسية.

2-على المستوى الشخصي أو الذاتي:إن سوء استغلال الوقت الخاص،يترتب عليه سلبيات ومشكلات عديدة على المستوى الشخصي،وخاصة من الناحية الصحية والفكرية أو الذهنية والنفسية،الأمر الذي يؤدي إلى صعوبة تحقيق الغايات والاحتياجات والأهداف الشخصية التي يسعى الفرد لتحقيقها مستقبلاً.

3-على المستوى الجماعي: يؤثر سوء استغلال الوقت الخاص،على العلاقات الاجتماعية التي تربط الشخص بعائلته أو أسرته،فضلا عن علاقاته بالأفراد والجماعات الأخرى المحيطة به في المجتمع.

4-على المستوى العام أو مستوى المجتمع:يولد سوء استغلال الوقت الخاص لدى معظم أفراد المجتمع،دون شك سلبيات عديدة،تؤدي إلى إساءة استغلال موارد المجتمع بشكل فعال،علاوة على انتشار بعض العادات والظواهر السلبية،التي أصبحت تلازم بعض المجتمعات،والتي من أهمها:ظاهرة الكسل،عدم الالتزام أو تحمل المسؤولية،عدم القراءة أو التثقيف الذاتي.

لإدارة الوقت ثلاثة مناهج أو أجيال وهي:

الجيل الأول:

يقوم الجيل الأول من مناهج إدارة الوقت على المذكرات أي التقاويم التي تحمل المواعيد.وهذا يعتمد على مبدأ السباحة من التيار،مع الاحتفاظ بسجل للأعمال التي تريد أن تقوم بها،مثال ذلك كتابة تقرير،أو حضور اجتماع،أو إصلاح السيارة،أو تنظيف (الكراج).وهذا الجيل يتميز بالمذكرات البسيطة وقوائم المهام.وإذا كنت من هذا الجيل فأنت تحمل هذه المذكرات والقوائم حتى لا يفوتك القيام بالمهام المطلوبة. في نهاية اليوم،وبشيء من التوفيق تكون قد أنجزت المهام التي تريد إتمامها،وتقوم بشطبها من القائمة،أما المهام التي لم تنجز بعد فغالباً ما تقوم بتأجيلها إلى قائمة اليوم التالي.

الجيل الثاني:

هو جيل خاص بالتخطيط والاستعداد.وهو محكوم بالتقاويم ودفاتر المواعيد.وهو يقوم على الكفاءة،والمسؤولية الشخصية،وإنجاز الأهداف الموضوعة،والتخطيط للمستقبل،وجدولة المهام والأحداث المقبلة.فإذا كنت من هذا الجيل فأنت تحدد مواعيد الاجتماعات.وعادة ما يكون لديك حاسب أو شبكة معلومات تحفظ لك كل هذا.

الجيل الثالث:

هو جيل التخطيط وتحديد الأولويات والرقابة فإذا كنت من هذا الجيل فأنت تقضي الكثير من وقتك في تحديد الأهداف والأولويات.وغالباً ما سألت نفسك ماذا أريد؟ وغالباً ما وضعت لنفسك أهدافاً طويلة ومتوسطة وقصيرة الأجل،لكي تحقق ما تطمح إليه.وأنت أيضاً تحدد نشاطك اليومي في ضوء أولويات معينة.يميز هذا الجيل العديد من أدوات التخطيط والتنظيم مثل السجلات أو قاعدة بيانات إلكترونية تحتوي نماذج تفصيلية للتخطيط اليومي.

لقد ساهمت هذه الأجيال الثلاثة إلى حد كبير في جعل حياتنا أكثر فاعلية.ولعل عناصر مثل الكفاءة والتخطيط،وتحديد الأولويات،تحديد القيم،ووضع الأهداف قد ساهمت إيجابياً في هذا الاتجاه إلى حد بعيد.

ولكن على الرغم من زيادة الاهتمام والكتابة في هذا المجال،إن بقيت الفجوة قائمة بالنسبة لأغلبية الناس بين ما يعتبرونه هاماً في حياتهم وبين الأسلوب في إنفاق الوقت.ففي كثير من الأحيان تصبح الوقت الجيد.فالوقت شيء لابد من أن نختبره ونعيشه،فهو مصدر للمعنى ومصدر للوجود.إن جوهر هذا الفهم للوقت يقوم على مقدار القيمة التي تحصل من الوقت،وليس على مجرد تحديد الأحداث والسعي وراءها.إن اللغة تعبر عن المفهوم الجديد عندما نسأل شخصاً ما.((هل استمتعت بوقتك؟)).وهنا نحن لا نسأله عن المدة التي قضاها،ولكن عن الجودة والقيمة التي استخرجها من هذه المدة.

القدرة:

إدارة الوقت هي بطبيعتها مجموعة من القدرات.والمفروض أنك عندما تملك بعض القدرات تصبح متمكنا من تحسين جودة الحياة،لأن الفاعلية الشخصية تتحقق بالقدرات والشخصية.تشير معظم الكتابات إلى أن الوقت هو الحياة،ولكن بعض الكتابات التي تتحدث عن النجاح تفرق بين ما نفعل وبين ذواتنا.أما الكتابات الحكيمة عبر السنين فتؤكد الأهمية القصوى لتطوير الشخصية إلى جانب القدرة لتحقيق حياة أفضل.

الإدارة:

إدارة الوقت وفق هذا المنهج تتحقق بمنظور إداري وليس بمنظور قيادي.ويمكن القول:إن الإدارة تعمل عادة من خلال نموذج ما،أما القيادة فتوجد النموذج الذي يجب إتباعه.الإدارة عادة تعمل ضمن النظام،أما القيادة فهي تعمل فوق النظام.أنت تدير الأشياء ولكنك تقود الناس.ومن الضروري لمبدأ وضع الأهم أولاً في حياتنا هو أن تأتي القيادة قبل الإدارة.أي أن تسأل السؤال الأساسي وهو:هل أنا أقوم بالأشياء الصحيحة؟قبل أن تسأل:هل أنا أقوم بالأشياء بطريقة صحيحة؟ويوضح الجدول (1)نقاط القوة والضعف في مناهج إدارة الوقت التي تمثل أجيالاً متتالية.

جدول (1)نقاط القوة والضعف في الأجيال الفكرية لإدارة الوقت

يقول Albert Einstein: ((إن المشكلات الكبيرة التي تواجهنا لا يمكن حلها بنفس مستوى التفكير الذي أدى إلى إيجاد هذه المشكلات نفسها)).

إن الأهم من مجرد التفكير في أنماط الاتجاه والسلوك هو التعمق في فهم المنهج الذي ينبع منه هذا الاتجاه والسلوك.يقول Plato:((إن الحياة التي لا تخضع للدراسة لا تستحق أن تعيشها)).أما أولئك الذين تدربوا لدينا في برامج تطوير القيادة فيقولون:(نحن لم نفكر بهذا العمق منذ سنوات!).نحن كبشر نحاول إدارة أعمالنا،أو تربية أولادنا،أو ندرس لتلاميذنا،أو الدخول في علاقات مع غيرنا دون أن ننظر بعمق في الجذور التي منها تنبع النتائج التي تشكل حياتنا.إن إدارة الوقت هي شيء ميكانيكي يعتمد على جزئيات الأمور الهامة التي نقضي وقتنا في معالجتها.

الحاجة إلى جيل رابع:

من المؤكد أننا لو ظللنا نفعل ما تعودنا فعله ،فأننا سنظل نحصد نفس النتائج.إن أحد تعاريف الجنون أنه الاستمرار في نفس الشيء مع توقع نتائج مختلفة.لو كانت إدارة الوقت هي الحل لكان الالتزام بها كافياً لتحقيق النتائج،ولكننا نجد أن الاهتمام بجودة الحياة مسألة تأتي من أولئك الذين يملكون إدارة جيدة للوقت،ومن أولئك الذين لا يملكون تلك الإدارة.

إن إدارة الوقت،تبدو شيئاً جديداً خاصة لدى الجيل الثالث.إنها تمنح الإحساس بالإنجاز،كما تبعث الأمل،ولكنها لا تحقق جودة في الحياة.كما ان أبناء هذا الجيل يشعرون بالجمود،والهيكلة،والاصطناع.لذلك فإن الكثيرين عندما يذهبون إلى إجازاتهم يتركون دفتر المواعيد وراءهم،وهو شعار هذا الجيل.

من الواضح أننا بالنسبة لإدارة لوقت بحاجة إلى جيل فكري رابع.وهو جيل يحمل كل مزايا الأجيال الثلاثة السابقة،ويتخلص من عيوبها،ويذهب إلى أبعد من هذه الأجيال.إن هذا يحتاج إلى مبدأ ومنهج لا يختلف فقط في درجته بل في طبيعته أساساً.نحتاج إلى تغير رئيسي أكبر من مجرد تطوير،بل يصل إلى حد الثورة.علينا أن نتخطى إدارة الوقت إلى قيادة الحياة،أي جيل فكري رابع يقوم على مبادئ تساهم في إيجاد نتائج لحياة أفضل.

                       {أساليب الناس في إدارة أوقاتهم}

عندما حاولنا دراسة أدبيات إدارة الوقت،قرأنا واستوعبنا واستخلصنا من المعلومات ما يفيد أن هناك في الميدان 8مناهج مختلفة.وسنحاول تحليل هذه المناهج من كل جوانبها،موضحين نقاط القوة والضعف في كل منها،والأهم من ذلك:ما أثر كل منها على جودة الحياة؟

تقوم هذه المناهج على افتراضات ومبادئ تحكم المنطق من ورائها.كل منهج منها له قيمته وإضافته،ولكن إذا كانت المبادئ التي تحكم منهجاً ما غير صحيحة،أو غير كاملة،فلن يحقق استخدامه النتائج المرغوبة.فوضع الجهد والوقت مع استخدام هذه المناهج ثم الوصول إلى نتائج غير مرغوبة ،يشير إلى مشكلة في المبادئ التي قامت عليها هذه المناهج أصلاً.

(1):منهج{نظم نفسك}:

هذا المنهج يفترض أن معظم مشكلات الإدارة تأتي من الفوضى،أو من غياب النظام في حياتنا.فنحن لا نجد ما نريده عندما نريده،تضيع منا الأمور،ويصبح الحل المنطقي في بناء النظم،أي نظام ملفات،وبريد وارد وصادر وأرشيف،وقواعد بيانات.وتركز هذه النظم على التنظيم في ثلاثة مجالات:

تنظيم الأشياء:أي ضبط كل شيء،بدءاً بمفاتيح الأبواب،إلى الحاسبات،إلى دواليب الملفات،إلى الأرفف،إلى المساحات في المكاتب والمنازل.

تنظيم المهام:أي إعطاء الأوامر،وتحديد خطوات التنفيذ،مستخدمين في ذلك إما قوائم بسيطة،أو خرائط تخطيط معقدة،أو حتى برامج كمبيوتر معقدة 

تنظيم الأفراد:أي تحديد ما يمكن أن تقوم به أنت ومن يعملون معك،ثم تفويض الأعمال إليهم،ثم بناء نظام لمتابعة أدائهم حتى تتمكن من التحكم فيما يجري.

هذا النظام القائم على الضبط يذهب إلى أبعد من الدلالات الشخصية في الممارسة التنظيمية،وعندما ترتبك أية شركة يصبح الحل هو إعادة التنظيم،وإعادة الهيكلة،والتعديلات.

:Dنقاط القوة:من أهم نقاط القوة في هذا المنهج أن التنظيم يوفر الوقت ويرفع الكفاءة.فالوقت لا يضيع في البحث عن المفاتيح أو الملابس أو التقارير.هناك وفر في الكلفة والجهد فالتنظيم يعطي المرء الذهن الصافي وحياةً أكثر انضباطاً.

E:نقاط الضعف:يصبح التنظيم هدفاً في حد ذاته بدلاً من وسيلة لأهداف أهم.فقد يضيع الوقت في التنظيم أكثر مما يضيع في الإنتاج،فالبعض قد لا يجد الوقت للعمل؛لأنه مشغول بترتيب الأمور.الإسراف في التنظيم يتحول إلى معوق ونقطة ضعف.ومضى الوقت يتحول الجميع إلى عدم المرونة،والميكانيكية في ممارسة العمل،وسواء كان ذلك فرداً أم تنظيمات.

(2):منهج المحارب {البقاء والاستقلالية}:

الفلسفة وراء هذا المنهج هي حماية الوقت الشخصي من الضياع حتى يتحقق التركيز والإنتاج.كلنا محاصر بطلبات ضاغطة من بيئة مزدحمة. ففي مواقع العمل هناك أعمال فوق طاقة العاملين.إذا نظرنا إلى خطة الوقت المبرمجة على الحاسب،فسنجد أنفسنا مشغولين لمدة ستة أشهر كاملة.هناك رسائل مسجلة على الهاتف تحتاج الرد،هناك من يطرق الباب كل حين.نشعر بعدم وجود الفرصة للعطاء؛لأننا في حاجة إلى التفرغ،والذهن الصافي،لوضع خطة للعمل المستقل.

منهج المحارب يرى أنه إذا لم نتصرف بحزم حيال هذا الهجوم على وقتنا سينهار النظام كله،وسنموت تحت أنقاض هذا النظام.فهذا النظام نظام دفاعي يحمي وقتك،حتى تستطيع القيام بفعل إيجابي مستقل،ومن الأساليب المفيدة في هذا الأسلوب ما يلي

*الغزل:أي إيجاد نظام حماية من خلال سكرتارية،وأبواب مغلقة،وأجهزة رد على الهاتف،ومربية للأطفال،وإلغاء كل الأحاديث غير المجدية.

*الانعزال:وهو الانتقال إلى بيئة بعيدة تضمن العزلة،حيث يمكن العمل باستقلالية،ودون مقاطعة.

*التفويض:ترحيل الأعمال إلى الغير،حتى يتاح المزيد من وقتك للأعمال الأهم.

على الرغم من أن هناك عدداً قليل من الكتابات حول هذا المنهج،إلا أن كل ما كتب حول هذا المنهج هو مجموعة من الحيل والأساليب الذكية ليس إلا.

نقاط القوة:

قوة هذا المنهج تنبع من أن وقتك هو مسؤوليتك الشخصية.نحن سننتج ونبدع متى أتيح لنا وقت هادئ دون مقاطعة.نحن في حاجة إلى هذا النوع من التحكم بين حين وآخر،خاصة عند التركيز في عمل خلاق.

نقاط الضعف: 

الافتراض الأساسي في هذا المنهج هو أن الآخرين هم العدو.أوقف هؤلاء قبل أن يوقفوا جدول أعمالك.فهو منهج المحافظة على البقاء في مواجهة الجميع قائم على العزل،والاعتزال،وإرهاب الآخرين.ضع الحواجز،أدر الاجتماعات بانضباط،ارفض،أخرجهم من مكتبك،اختصر المكالمات التليفونية حتى أثناء الحديث.

كل ذلك قد يزيح الآخرين من الطريق حتى نتمكن من أداء أعمالنا.ولكن المشكلة أن ما تود إنجازه يتوقف على وجودهم،وبالتالي يصبح من الصعب الحصول على تعاونهم وأنت تعتزلهم.بالإضافة إلى ذلك،هذا المنهج السلبي الدفاعي يقود إلى سلوك انطوائي قائم على الاعتماد الكامل على الذات،وتحقيق الإشباع من خلال ذلك.عند هذا الحد يشعر الباقون أنهم معزولون ويبدؤون في الهجوم.سيحاولون،بوعي أو بدون وعي، الحصول على الاهتمام،إما بإيجاد المشكلات،أو العمل بدونك،أو بالتفاف من حولك،وهنا تحتاج إلى وقت أكثر لحل مشكلاتهم.إن المنهج الانعزالي الوقائي يتجاهل حقيقة الاعتماد المتبادلة بين جميع الأطراف،وأثرها على جودة الحياة،مما يعقد الأمور أكثر فأكثر.

المسؤولية الشخصية هي مبدأ قوي وصحيح.ولكن المشكلة تظهر عندما ترتبط هذه المسؤولية بالاعتقاد بأن الغير هو العدو.وعلى الرغم من أن هذه المسؤولية.والحرص على حمايتها من الغير،قد تحقق بعض المكاسب قصيرة الأجل،إلا أن هذا المنهج غير فعال،وغير منتج،في مواجهة الحقيقة الواقعة من وجود اعتمادية متبادلة بين أطراف أي عملية.

(3)منهج الهدف(الإنجاز): 

يقول هذا المنهج:((اعرف ما تريده ثم ركز جهدك لتحقيقه)).يشمل ذلك المنهج أساليب مثل التخطيط القصير والمتوسط وطويل الأجل،ووضع الأهداف،ووضع السيناريوهات،وحفز الذات،وإنهاض الهمة والحماس من خلال حالة ذهنية إيجابية.

نقاط القوة:

هذا منهج أبطال العالم ، ومن بينهم أبطال رياضات الاولمبياد . انه القوة التي من خلالها يتمكن البطل الموهوب من التفوق على بطل أخر صاحب موهبة أفضل ، لان الأول يستطيع ان يضحي ويدفع الثمن الباهظ لذلك التفوق . سيجمع هذا لبطل كل القوى ، ويركز الطاقة ، ويرفض التشتت ، ويزيح كل عقبة في الطريق لكي يحقق التنمية الذاتية .ويمكن القول بان الواقع اثبت ان الأفراد والمنــظمات التي تضع أهدافا واضحة للوصول إليها تحقق نتائج أفضل . ان الواقع يثبت أيضا ان القادرين على وضع الأهداف ، والقادرين على الوصول إليها ، يحققون ما يحلمون بالوصول اليه .

نقاط الضعف:

هناك عدد لا نهائي من الناس يعتمد على هذا المنهج لصعود سلم النجاح،ولكن سريعاً ما يكتشفون أن السلم يستند إلى الحائط الخطأ.منهم من يضعون الأهداف ويركزون الجهود لتحقيقها،ويصلون إلى ما يرغبون،ولكن ليكتشفوا أن الثمار التي يحلمون بها.وهنا تبدو الحياة خاوية،وغير مريحة،وفي انحدار.((هل هذا كل ما هنالك؟))

فعندما لا تستند الأهداف إلى مبادئ،وحاجات أساسية،يصبح الهدف والتركيز،والإنجاز،مسببات للعمى عن تحقيق حياة متوازنة.قد يكسب البعض الملايين،ولكنهم يعيشون مآسي الطلاق،وتشرد الأبناء،وعدم الارتباط بهم.قد تتحقق الشهرة والنجومية ولكن إلى جانب حياة خاصة بائسة.البعض لديهم مقتنيات ثمينة،لكنهم ليسوا أغنياء في العلاقات،والعواطف،والإحساس العميق الداخلي بالكرامة،والتماسك.

ثم ماذا يحدث عندما يأتي قوة خارجية وتعيقنا عن الوصول إلى الهدف.مثل إصابة البطل الرياضي مثلاً إصابة تعوقه عن تحقيق البطولة،أو قد يفقد الرسام نظره،أو يفقد الموسيقار سمعه؟ماذا يحدث لهؤلاء عندما لا يبقى في حياتهم ما يحققوه؟

هناك الكثير من الكتابة حول هذا المنهج حول((دفع الثمن الغالي))للوصول إلى الأهداف،ولكن نادراً ما يوجد ما هو مكتوب عن الواقع،وصورته المتوازنة العملية،وعن هذا الثمن الباهظ،وما عساه أن يكون.

(4)منهج التسلسل(الأولويات وتحديد القيم): 

يقول هذا المنهج(يمكنك أن تفعل ما تريد،ولكن ليس كل ما تريد).هذا التسلسل والأولويات.بمعنى التركيز على أهم المهام لديك.ويستخدم في سبيل ذلك عدة أساليب،منها أسلوب تحديد القيمة وترتيب المهام.والافتراضي الأساسي هنا هو إذا كنت تعرف ما تريده،وتركز على إنجاز المهم أولاً،فإنك ستصبح سعيداً.

نقاط القوة:

هذا هو المنهج التقليدي((الأهم أولاً)).إنه يعطي الترتيب والتسلسل للأمور المطلوبة.يوماً بيوم تستطيع تحديد الأهم فالأقل أهمية،وتنتهي إلى قائمة مهام مبنية على أولويات عليك بالتركيز عليها حسب ترتيبها في القائمة.بعض الكتابات الحديثة في هذا الموضوع تذهب في هذا الاتجاه إلى توسيع مفهوم الأولويات،ليشمل أولويات أهدافك في الحياة،فالأمور الأهم لابد وأن ترتبط بمجموع القيم والمعتقدات،التي تحملها عن الحياة.وهذه القيم والمعتقدات ستضع لك الأهم فالمهم.وهذا الاتجاه يعمق أهمية تحليل القيم الذاتية بعمق،وما سيترتب على ذلك من فاعلية وإنتاجية.

نقاط الضعف:

من أهم عيوب هذا المنهج هو أن تحليل القيم لابد يؤدي بالضرورة إلى البحث عن المبادئ الطبيعية التي تحكم حياتنا وجودتها.وهذا النقص يقود البعض إلى البحث عن قيم غامضة وغير منسجمة مع تلك القوانين الطبيعية.وبالتالي فالبحث عن القيم فقط يقود إلى الإحباط والفشل.

هناك الكثيرون الذين يجلسون الآن عند نهاية سلم النجاح،ولكنهم يقولون لنا:إن ما وصلوا إليه لا يحقق لهم بالضرورة يلك الحياة السعيدة المنشودة.بوعي،أو بدون وعي،كان هؤلاء يعملون طبقاً لقيم معينة ظهرت لهم لحظة التقيد بها،أنها صحيحة وهامة.لقد وضعوا الأهداف،وركزوا عليها،وحددوا الأولويات، ولكن عندما وصلوا إلى الهدف لم يجدوا النتائج التي توقعوها.

إن وضع قيمة على أمور ما في مرحلة من الحياة باعتبارها هامة لا يعني أن تحقيقها سيضمن السعادة الدائمة. والتاريخ يزخر بالأمثلة من الأفراد والمجتمعات التي وصلت إلى ما تصبوا إليه وتعتبره هاماً،ولكن ذلك لم يحقق النجاح،ولم يحقق السعادة.بل أحياناً ما كان سبباً في تحطيم هؤلاء.

بالإضافة للوعي بالذات،أي معرفة ما نعتبره هاماً وذا قيمة،وهي ملكة من ضمن ملكاتنا،يجب الاهتمام بالملكات الأخرى مثل الضمير،والخيال،والإدارة المستقلة.فمن خلال تفعيل باقي الملكات يمكننا التأكد من أن قيمنا في حالة انسجام مع القوانين الطبيعية والشمال الحقيقي.

*والخلاصة:إن أهدافك إن لم تكن نابعة من المبادئ الحقة،فلن تصل إلى الإنجاز الحقيقي،والعميق،لنتائج تضمن جودة الحياة.

5-منهج الأدوات السحرية(التكنولوجيا):

يقوم هذا المنهج على فرض أن الأدوات المناسبة(مثل الجدول الزمني،والمفكرة اليومية،والخطة،وبرنامج الحاسب)ستعطي المرء قدرة على أن هذه الأدوات تضمن لنا معرفة الأولويات،وتنظيم المهام،والوصول إلى المعلومات بسهولة.والغرض الأساسي أن النظم والهياكل تساعد على جعل الأداء أكثر فاعلية.وهنا تظهر(الأجندات)بالغلاف من الجلد الطبيعي،كرمز للطبقة الأكثر تنظيماً،والأكثر تحكماً في حياتهم.

نقاط القوة:

هناك ميزة كبيرة في الاستخدام الفعال لتلك الأدوات،سواء بنيت بيتاً أو بنيت حياة فاستخدام الأدوات المناسبة يحقق الفارق الكبير.فاستخدام أدوات التخطيط الصحيح يحقق:

1-تحديد الأولويات.

2-وضع الأهداف أمامك

3-تنظيم المهام.

4-استخداماً منظماً وسريعاً للمعلومات.

ووجود هذا العدد الكبير والمتزايد من أدوات التخطيط الورقية،والإلكترونية،يشير إلى شيوع هذا المنهج يوماً بعد يوم.فالأدوات رمز للأمل،ودليل عملي على التنظيم،وتعطي الشعور بالرضا من تسجيل المهام المطلوبة،ومتابعة تنفيذها،أثناء مسيرة الحياة.

نقاط الضعف:

كل مناهج إدارة الوقت تعاني من ضعف رئيسي،وهو تجاهل حقيقة أن هناك عوامل خارجية تتحكم في جودة حياتنا.ولذلك يصبح الاعتقاد بأن التكنولوجيا هي الإجابة،يعاني هو أيضاً من نفس نقطة الضعف.فأحسن الوسائل لا تحل محل الرؤية الصادقة،والحكمة،والإبداع،والشخصية،والكفاءة.

فآلة التصوير المتقدمة لا تُنشئ مصوراً ناجحاً،والآلة الكاتبة لا تُنشئ الشاعر أو الكاتب،وبالتالي (فالأجندة)التي تحكم الأحداث،لا تقود الحياة،ولا تجعل جودتها أفضل.كل ما هنالك أنها تعطي الأمل،وتعطي بعض القدرة على تحسين جودة الحياة، ولكنها لا تعطينا هذه الجودة. 

6-منهج المهارة في إدارة الوقت(المهارات)

*تنظيم

*وضع أولويات.

وهذه النظرية تقول:إن هذه الأساسيات تصنع فهماً اجتماعياً للبقاء.وهذا المنهج التنظيمي شائع،وقائم على أن غياب مهارة التخطيط،ووضع الأهداف،والتفويض سيؤثر على التنظيم.ولذلك تلجأ كثير من الشركات إلى وسائل تعليمية كالكتيبات،والنشرات،والشرائط المسجلة،لتعليم العاملين هذه الأساسيات.

نقاط القوة:

هنا حدث تطوير بالمهارات المتعلقة بالعمل،والتي تؤثر في التنظيم ككل.

نقاط الضعف:

أهم نقاط الضعف هي أن عمق وجودة التدريب هو العنصر الأول.ولكن ما هي النماذج الأساسية التي يتم تعليمها؟هل تقوم على مبادئ صحيحة؟ أم أنها تدعو لفروض غير صحيحة عن الحياة والفاعلية؟

من المثير حقاً أن بعض الناس غير المنظمين تماماً،والذين لا يستخدمون أحدث أدوات التخطيط،يتمتعون بأمن ذاتي،وعلاقات غنية،وسعادة أكثر في الحياة من أولئك الذين يتقنون هذه الفنون.وفي النهاية يحقق هذا الفريق الأول نتائج أفضل للمنظمات وللآخرين عن أولئك الذين يتقنون فن إدارة الوقت وأدواته.

الأهم من الأدوات والتنظيم هو ربط الشخصية والكفاءة بالمبادئ الحقة للحياة.فأدوات توفير الوقت تحجب وراءها مبادئ محدودة عن التنظيم والأولويات،دون أن تكون قائمة على مبادئ تشحن البشر لأداء المهام وفق مبادئ حقه.فمهارة إدارة الوقت لا تقدم وحدها الإجابة عن السؤال.

7-منهج التدفق الطبيعي(الانسجام والنغمة الطبيعية):

هذا المنهج يقوم على فروض مختلفة عن الحياة والوقت،تختلف عن الفروض التي تقوم عليها باقي مناهج إدارة الوقت.والأساس وراء هذا المنهج هو الانطلاق مع التدفق الطبيعي بحياة منفتحة متدفقة وتلقائية.

يقوم هذا المنهج على فلسفة مستمدة من الحضارات الشرقية ؛حيث التركيز على السلام،والتوافق الداخلي للذات،وتواؤم المرء مع نغمة الطبيعية خارجنا.وهو مبني أيضاً على البحث البيولوجي أن الكائنات الحية لها ذبذبات خاصة،وأن حياتنا الميكانيكية المسرعة المضبوطة بساعات،وحاسبات،وهواتف محمولة،تضعنا في وضع متعارض مع نغمة الطبيعة،وهنا نسقط ضحية للمرض وغيره من المشكلات.وهذا المنهج يعد بمثابة حركة مضادة لتلك الأساليب التقليدية لإدارة الوقت.أو أقل إنه انسحاب لأولئك الذين يشعرون بالهزيمة،وبالذنب من استخدام تلك النظم،والنماذج التي تقوم عليها المناهج الأخرى.

نقاط القوة: 

قد يقال:إن الباحثين في آثار الحضارات الإنسانية سيكشفون أن المجتمعات المختلفة عبر التاريخ كانت تعبد الساعة.فلدينا ساعات في البيوت،والمدارس،وأماكن العمل،وحتى معاصمنا.

وسواء عبدناها أم لا فالساعات تدق،والهواتف تدق،والحاسبات تصدر أصواتاً،وكل ما حولنا يصدر الضجيج.ولكن وسط كل ذلك الطرق السريع تأتي لحظات منفردة تخرس كل هذه الأصوات لتجذبنا إلى هدوء ممتع.إنها هناك في الطبيعة،بعيدة عن الساعات،والمعدات،والحاسبات،و الهواتف حيث نشعر أننا في انسجام مع الطبيعة خارج وداخل أنفسنا.قد يحدث ذلك عندما نفعل شيئاً نحبه كالموسيقى،والفن،والأدب،أو زراعة الزهور،أو عند لقاء صديق.هنا نجد أن وقع الحياة قد اختلف تماماً،و نشعر بسعادة اللحظة التي تجعلنا راضين.وهنا ندرك الفارق،ونبدأ بطلب المزيد من تلك اللحظات خارج الزمن المحسوب.

هذا المنهج يربطنا بتلك اللحظات،ويساعدنا أن تجعلها أساساً لحياتنا. لحظات تبعدنا عن إلحاح الطوارئ التي تضغط علينا،وتساعدنا على تحقيق الانسجام الداخلي في حياتنا.

نقاط الضعف:  

هذا المنهج هو رد فعل لمنهج الطوارئ وإدمانها،وهو هنا قد يكون مجرد وسيلة هروب،أكثر منه وسيلة توجد حياة أفضل.فالعناصر الهامة مثل الرؤية،والهدف،والتوازن قد تكون مفقودة في هذا المنهج.بالإضافة إلى ذلك،هناك مرات كثيرة يصبح فيه إنجاز المهم يعني ممارسة الإدارة،و السباحة ضد التيار،بدلاً من مجرد الذهاب مع الطوفان على أساس أن ذلك ينسجم مع الطبيعة.

8-منهج الشفاء(إدراك الذات):

جاءت أهم الكتابات الحديثة في إدارة الوقت حول ما يعرف بمنهج الشفاء.المبدأ الأساسي وراء هذا المنهج هو أن معظم الأمراض النفسية  تأتي من البيئة والمورثات،وغير ذلك من المؤثرات التي تفرض نفسها مسببة سلوكيات الهزيمة،والإحباط،وغياب الإنجاز،في إدارتنا للوقت. ونعرض هنا بعض نماذج السلوك التي تتأثر بتلك العوامل.

عندما يتأثر بنموذج سلوكي،او مناخ عائلي معين،في بداية حياته،قد يتحول إلى ما يسمى بالشخص((الكامل إلى حد الوسوسة))،فهو دائماً يخاف تفويض المهام لغيره،ويدخل في التفاصيل،ويضيع الكثير من الوقت في أعمال بسيطة،بشكل يتخطى الحد الاقتصادي المقبول لاستخدام الموارد.إن بيئة الطفولة قد تشكل وجدان المرء حتى يتحول إلى ما نسميه بنمط الشخصية (الطيبة)،وهذا النوع من الناس يكون ملتزماً بأكثر مما يجب،ويعمل بأكثر من المطلوب منه بدافع الخوف من (رفض)الآخرين له.وقد تشكل تلك البيئة شخصية أخرى تعرف بما يسمى (المؤجل عمل اليوم إلى الغد)،وهذا النمط يؤجل بسبب خوفه من نتائج أي عمل سواء بالنجاح،أو بالفشل.خاصة لو كان النجاح في الماضي قد سبب ألماً لشخص آخر،أو ترتب عليه مشكلات عائلية.والحل قد يراه البعض في علاج هذه العيوب النفسية،والاجتماعية التي تسبب مشكلات إدارة الوقت.

نقاط القوة:

هذا المنهج له قيمته حيث أنه يركز على المبادئ،التي تشكل سلوكنا، وهي أسباب حقيقية للمشكلات.إنه يقود إلى إدراك عالي بالذات،ويهيئ 

نقاط الضعف:

الطرق المقترحة للعلاج لها درجة عالية من التنوع،وعلى الرغم من أن هذا المنهج يقدم العديد من المقترحات،إلا أن هذه المقترحات تتعلق بالتشخيص وليس العلاج.كما لا يوجد منهج واحد لحل المشكلات،وكثيراً ما تأتي الحلول تعارض بعضها بعضاً.والمنهج لا يعالج إلا جانباً واحداً من المشكلات إدارة الوقت،ويترك باقي المشكلات دون حل.بالإضافة إلى ذلك،إدراك الذات ليس كافياً في حد ذاته،ففهم ذاتك هو جزء فقط من أجزاء التغيير الفعال في حياتك.

يلخص الجدول التالي أهم الإضافات،ونقاط القوة والضعف في هذه المناهج الثمانية لإدارة الوقت:

            مناهج إدارة الوقت

وبالرغم من الإضافات الهامة التي تقدمها هذه المناهج إلا أنها جميعها تنبع من مبادئ التحكم والسيطرة،والاستقلالية الفردية،والفاعلية،ورؤية الوقت بمعناه العادي.ويوضح الجدول التالي علاقة هذه المناهج بالأجيال الثلاث لإدارة الوقت.

إن الرواد الذين قدموا كل جيل من أجيال إدارة الوقت قد أضافوا للمعرفة الكثير المفيد،ونحن نعترف ونقدر جهودهم،وجهود كل من ساعدوا على ظهور جيل جديد مبني على القوانين الطبيعية للحياة،بشكل يرفع من نوعيتها.إننا نثق بأن أفكار وتفاعل الكثيرين قد ساعدنا،وسيساعدنا جميعاً على الوصول إلى المزيد من الفهم،والمزيد من العطاء. 

              

مضيعات الوقت

-ما هو المقصود(بمضيعات)الوقت؟

ربما يغري منظر الغابة ذوي النظر القصير بالدخول إلى أعماقها،لكنها المغارة.وقد يبدو تعريف{(مضيعات)الوقتTime Wasters}،سهلاً للوهلة الأولى،فالهواتف،والعمل الورقي،وتوقف آلة النسخ،والحديث الاجتماعي تظهر بشكل واضح أنها(مضيعات)للوقت،ولكن إذا ما بذل جهد جدي لتوضيح التعريف فإن بعض الصعوبات تظهر بصورة جلية.

لمن يعتبر هذا النشاط مضيعاً للوقت،لك أو للشخص الآخر،ثم متى يكون (مضيعة)للوقت؟إن ما هو(مضيعة)للوقت بالنسبة لك يظهر كذلك بالنسبة للآخرين.كما أن ما كان ضياعاً للوقت في الشهر الماضي قد يصبح الآن توظيفاً جيداً للوقت،والعكس صحيح.الأمر الذي يدفع إلى القول،أن مفهوم(مضيعات)الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف والأزمان والأمكنة والأشخاص.وهو نشاط يأخذ وقتاً غير ضروري،أو يستخدم وقتاً بطريقة غير ملائمة،أو أنه نشاط لا يعطي عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجله.

إن النظرة الشاملة(لمضيعات)الوقت تقضي التفات إلى ما يلي.

1-يعتبر أي نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك.

فإذا أدركت أن الاجتماع الذي يعقد مثلاً كل صباح يوم اثنين مع الموظفين مضيعاً للوقت فإنه كذلك حتى لو لم ينظر إليه رئيسك على هذا النحو.ومثال آخر،إذا ما كان أمامك أشياء مهمة لا بد أن تعملها وأتاك زائر وأخذ من وقتك بضع دقائق في حديث شخصي فإن هذا قد يكون توظيفاً جيداً لوقت الزائر ولكنه ليس كذلك بالنسبة لك.

2-كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك.فالمدير يضيع وقته عندما ينفق على العمل الأقل أهمية وقتاً كان بإمكانه أن ينفقه على عمل أكثر أهمية.والأهمية مقاسة بأنشطة المدير تجاه أهدافه.

3-إن سبب جميع(مضيعات)الوقت هو أنت أو الآخرين أو أنت و الآخرين،فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعه.

4-بالرغم من أن جميع(مضيعات)الوقت من الممكن تبريرها كالقول،((إن الأمر ليس من مسؤوليتي))،أو((إن المجتمع يفرض هذا))، أو((إن زيداً هو السبب في ذلك))،وهكذا،فإن مما لا شك فيه أن جميع (مضيعات)الوقت يمكن ترشيدها ويمكن إحلالها بأنشطة منتجة.وبالتالي،فأنت المسؤول عنها،ويبقى الحل في يدك،فإدارة الوقت مفتاحها إدارة الذات.إن عدم إدراك الحقائق لا يعني أنها غير موجودة.

العوامل التي تؤدي إلى ضياع الوقت:

أ)العوامل بشكل عام،كما أوضحها((دركرDrucker)):

1-سوء الإدارة وعدم كفاية التنظيم:

الإدارة السيئة تؤدي إلى ضياع وقت العديد من العاملين وبخاصة وقت المدير.ومن مظاهرها تكرار حدوث الأزمات سنة بعد أخرى.

2-تضخم عدد العاملين:

تؤدي زيادة عدد العاملين عن الحد المناسب إلى ضياع الوقت،لأن الناس يحبون أن يجتمعوا بعضهم مع بعض ويتبادلوا الزيارات والأحاديث. ويقول((دركر))إن المدير الذي يقضي أكثر من(10./.)من وقته في حل مشكلات العلاقات الإنسانية والنزاعات بين العاملين يكون لديه عدد فائض منهم.فالعدد الزائد عن الحاجة لا يكون عاطلاً عن العمل فحسب،بل يؤدي إلى إعاقة الآخرين عن أداء أعمالهم وإضاعة أوقاتهم،وذلك بسبب زيادة فرص الاحتكاك والتفاعل الاجتماعي بينهم.

3-زيادة عدد الاجتماعات عن الحد المعقول:

إن الاجتماعات مكلفة من حيث الوقت والجهد والمال.وبالتالي،يجب على المدير أن يحرص على تقليل عدد الاجتماعات إلى الحد الأدنى.كما عليه أن يدعو للمشاركة فيها إلا الأشخاص المعنيين فقط،فضلاً من أن عليه أن يتعلم فن إدارة الاجتماعات.

4-عدم كفاية المعلومات وأنظمة الاتصال:

تشكل المعلومات حجر الزاوية في عمل المدير.وبالتالي،فقد يضيع وقت كبير نتيجة لتأخر وصول المعلومات أو نتيجة لوصول معلومات غير دقيقة.

5-الزيارات المفاجئة،والاجتماعات غير الناجحة،والتردد في اتخاذ القرارات،والخوف من ارتكابا لأخطاء،والتفويض غير الصحيح،وسوء ترتيب الأولويات،و(المقاطعات)أثناء العمل،والمجاملات والتفاعل الاجتماعي داخل المنظمة.

6-المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد،وقراءة الصحف والمجلات.

7-البدء في تنفيذ أية مهمة قبل التفكير فيها والتخطيط لها،والانتقال إلى مهمة جديدة قبل انجاز المهمة السابقة،والاهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية.

ب)العوامل والعمليات الإدارية،كما أوضحها((ماكنزيMackenzie)) تتخلل مضيعات الوقت مختلف العمليات الإدارية،وذلك على النحو التالي:

a-التخطيط:

-عدم وجود أهداف أو أولويات أو خطط يومية.

-اختلال الأولويات.

-إتباع فلسفة إطفاء الحريق أو((الادارة بالأزمات)).

-عدم وجود مواعيد محددة لإنهاء المهام.

-أحلام اليقظة.

-القيام بأعمال كثيرة في وقت واحد.

b-التنظيم:

-الفوضى وانعدام الانضباط الذاتي.

-كثرة الأعمال الورقية.

-القيام بالعمل أكثر من مرة(جهود متكررة).

-وجود أكثر من رئيس واحد للموظف.

-عدم وضوح المسؤوليات والسلطات.

c-التوظيف:

-وجود مرؤوسين غير مدربين أو غير مناسبين.

-كثرة عدد الموظفين(أو قلتهم).

-وجود موظفين يثيرون المشكلات والصعوبات.

d-التوجيه:

-النزعة التسلطية لدى المدير،والرغبة في إنجاز العمل بصورة منفردة.

-اهتمام المدير بالتفاصيل الصغيرة والروتينية.

-التفويض غير الفعال.

-ضعف روح الفريق بين الموظفين وضعف حافزيتهم للعمل.

-ضعف القدرة على حل الخلافات و إدارة النزاعات.

-ضعف القدرة على التكيف.

-الافتقار إلى التنسيق.

e-الرقابة:

-كثرة الزوار أو المكالمات الهاتفية.

-النقص في المعلومات.

-عدم وجود تقارير للمتابعة ومعايير للرقابة.

-التسلط والرقابة المفرطة.

-كثرة الأخطاء وتدني الأداء.

-عدم القدرة على معالجة الأداء الضعيف.

 

f-الاتصال:

-كثرة الاجتماعات واللجان.

-عدم وضوح نظام الاتصالات.

-سوء الفهم،والافتقار إلى الإصغاء الجيد .

-الرغبة في إقامة علاقات اجتماعية مع الآخرين بقصد التسلية.

g-اتخاذ القرارات:

-اتخاذ قرارات متسرعة.

-التردد في اتخاذ القرارات.

-التسويف والتأجيل والمماطلة في اتخاذ القرارات.

-الحرص الزائد على المعلومات عند اتخاذ القرارات.

-إتباع أسلوب اتخاذ القرارات من خلال اللجان.

ج)العوامل ومسح معهد هاملتون:

في مسح أجراه معهد الكسندر هاملتونA. Hamiltonتبين أن 

 (المقاطعات)تحتل المرتبة الأولى في الأهمية،تليها الاجتماعات غير الفعالة،والمكالمات الهاتفية الكثيرة،فالبحث عن المعلومات.

(مضيعات)الوقت في بيئة الإدارة العربية:

أجريت العديد من الدراسات الميدانية في الدول العربية،وكانت مضيعات الوقت من بين الموضوعات التي تمت مناقشتها.وإذا كان المجال لا يتسع لتبيان خلاصة ما توصلت إليه هذه الدراسات في هذا المجال،فإننا نكتفي بالإشارة إلى إحداها،ففيها ما يمكن اعتباره قاسماً مشتركاً لما توصلت إليه تلك الدراسات.

أوضحت الدراسة التي أجراها(محمد شاكر عصفور)على مستوى الأجهزة الحكومية في المملكة العربية السعودية أن أهم مضيعات الوقت كانت على النحو التالي:

أهم مضيعات الوقت                     معدل الوقت الضائع أسبوعياً

-تأخر في الصباح عن العمل الرسمي.     (61,8)دقيقة

-مكالمات هاتفية لأغراض خاصة.         (35,4)دقيقة

-قراءة المجلات المتعلقة بالعمل.           (49,4)دقيقة

-تناول الشاي والقهوة.                      (46,6)دقيقة

-مراجعة المستشفى.                        (75,5)دقيقة

-مغادرة المكتب قبل نهاية الدوام.         (42,5)دقيقة

-مضيعات أخرى.                         (132,5)دقيقة

-بينت الدراسة أهم مضيعات الوقت،والنسبة المئوية للمديرين الذين 

تتوفر لديهم هذه المضيعات،ومعدل الوقت الضائع أسبوعياً،وهي كمايلي:

أهم مضيعات الوقت       النسبة المئوية           معدل الوقت

                             من عينة                 الضائع أسبوعياً

                             الدراسة  

-تأخر في الصباح عن العمل الرسمي.     64 %             61,8دقيقة

-مكالمات هاتفية لأغراض خاصة.         46%               35,4

-قراءة المجلات المتعلقة بالعمل.           60%               49,4

-شرب الشاي والقهوة.                      76%                46,6

-مراجعة المستشفى له أو لعائلته.          38%                75,5

-مغادرة المكتب قبل نهاية الدوام.          32%                42,5

-مضيعات أخرى.                          32%                132,5

وفي دراسة ميدانية أخرى للباحث نفسه تتعلق بإدارة الوقت في الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية.فقد كانت النتائج مشابهة تقريباً لنتائج الدراسة السابقة،رغم اختلاف عينة الدراسة واختلاف الفترة الزمنية التي أعدت فيها كل منهما.وفي الدراسة كانت نسبة الوقت الموزعة على النشاطات المختلفة كما يلي:

-48,83% لإنجاز معاملات رسمية.

-8,15%لحضور اللجان والإعداد لها.

-5,76%للأعمال المساعدة (مكالمات هاتفية،تعقيب على الموظفين على معاملات رسمية).

-7,57%مقابلات لمراجعين.

-3,67%تفكير في العمل والتخطيط له.

-21,31%الأعمال ذات طابع شخصي. 

وفي دراسة ميدانية محلية ثالثة،تتعلق بالانتظام في الدوام الرسمي للأجهزة الحكومية في المملكة العربية السعودية،تبين أن الوقت الضائع سنوياً بسبب عدم الانتظام في الدوام،وهو 54608200ساعة عمل،وأن ساعات الموظف الواحد الضائعة سنوياً،هي 470 ساعة تقريباً،وهي موزعة كالتالي:

الوقت الضائع سنوياً بسبب التأخر صباحاً            4816524ساعة عمل

الوقت الضائع سنوياً بسبب ترك المكاتب             19653136ساعة عمل

الوقت الضائع سنوياً بسبب مغادرة المكاتب          12340298ساعة عمل

الوقت الضائع سنوياً بسبب الغياب بدون عذر        17798242ساعة عمل

إجمالي الوقت الضائع سنوياً                           54608200ساعة عمل

وقد بلغت تكاليف هذا الوقت الضائع 1,436,829,115ريالاً،أي حوالي مليار ونصف ريال،وهي موزعة كالتالي:

الخسارة المالية الناجمة عن التأخر صباحاً           126728330ريالاً

الخسارة المالية الناجمة عن ترك المكاتب            516971115ريالاً

الخسارة المالية الناجمة عن مغادرة المكاتب         324723379ريالاً

الخسارة المالية الناجمة عن الغياب بدون عذر      468406291ريالاً

إجمالي الخسارة المالية السنوية                    1,436,829,115ريالاً

ومن النتائج اللافتة للنظر في هذه الدراسة،تدني نسبة الوقت الضائع بسبب عدم الانتظام بالدوام الرسمي لدى الإدارة العليا،وارتفاع هذه النسبة لدى المستويات الإدارية الأقل.ويوضح الجدول هذه النتائج:

نسبة الوقت الضائع بسبب عدم الانتظام في الدوام لدى الإدارة العليا والوسطى والتنفيذية

وهناك العديد من الدراسات الأخرى التي تبين كيفية توزيع الإداري لوقته،وتؤكد صعوبة تحقيق استغلال كامل للوقت،الأمر الذي يفرض ضرورة الاهتمام بموضوع إدارة الوقت على كافة المستويات،لتطوير مفاهيمها وأساليبها العلمية.

-*المعايير المستخدمة لتوزيع الوقت:

لقد تبين فيما سبق،أنه لا توجد قاعدة عامة متفق عليها لتوزيع وقت الإداري،لوجود عوامل عديدة تؤثر في أسلوب ونهج كيفية توزيع الإداري للوقت.وهناك بشكل عام عدد من المعايير المستخدمة لتوزيع وقت الإداري على النشاطات المختلفة في العمل.ومن هذه المعايير

-توزيع الوقت طبقاً للنشاطات المخططة.

ويمكن توضيح هذه النشاطات طبقاً لعدد الساعات المخصصة يومياً لكل نشاط في الشكل التالي رقم (2):

                 توزيع النشاطات اليومية للشخص العادي

             أولاً:مضيعات الوقت البيئية:

ثانيا: مضيعات الوقت الذاتية (الشخصية )

وقد اجمل الباحث ماكنزي هذه المضيعات في 35 مضيعة للوقت موزعة على النشاطات الإدارية الرئيسية كما هو موضح في التالي :

أ-التخطيط :

عدم وجود أهداف وأولويات.

تحويل في الأولويات.

ترك النشاط قبل الانتهاء منه.

 مشكلات إدارية طارئة.

 عدم وجود موعد نهائي للانجاز.

 محاولة انجاز الكثير في وقت واحد. 

ب-التنظيم :

عد التنظيم الشخصي. 

قيام بالعمل أكثر من مرة – جهود متكررة .

عدم وضوح السلطة والمسؤولية.

وجود أكثر من رئيس واحد للموظف.

ج-التوظيف:

1-المشكلات خاصة بالموظفين. 

2-موظفين غير مدربين أو غير مناسبين.

3-تأهيل أعلى أو أقل من المطلوب.

د-التنفيذ:

1-الرغبة في إنجاز العمل منفرداً.

2-الانخراط في الأعمال الروتينية.

3-تفويض غير فعال.

4-تدن في مستوى التحفيز.

5-الافتقار إلى التنسيق.

6-عدم القدرة على إدارة النزاع.

7-عدم ملاحقة التغيرات.

ن-الرقابة:

1-مقاطعات عديدة (زوار أو مكالمات).

2-عدم وجود معايير رقابية.

3-رقابة محكمة وجديدة.

4-عدم فاعلية في الإدارة.

5-عدم قدرة الإداري على الإجابة بالنفي.

و-الاتصالات:

1-الاجتماعات.

2-عدم وضوح الاتصالات.

3-الرأسية أو الأفقية.

4-سوء الفهم.

5-الرغبة في التسلية والسمر.

ك-اتخاذ القرارات:

1-التأجيل.

2-قرارات هزيلة.

3-الحاجة إلى حقائق.

4-قرارات بواسطة-مجموعة.

تحليل الوقت

تحليل الوقت:

التحليل هو:إعادة المادة إلى عناصرها الأولية.

ونعني بتحليل الوقت.هو محاولة التعرف على الوقت المتاح لنا في اليوم أو الأسبوع أو الشهر لاستغلاله واغتنامه ومن ثم متابعة مبادئ إدارة الوقت من تخطيط وتنظيم.

إن أول خطوة في إدارتك للوقت هي أن تحلل كيف تستخدم وقتك الآن..الوقت على ماذا يحتوي؟ 

تعريفات:

إن الوقت المتوافر هو:أية فترة من الزمن يوم،أسبوع،شهر،يمكن تنظيمه طبقاً للكيفية التي نستخدمه بها.

-الشخصي:هو الوقت الذي نحتاجه للعناية بمتطلبات بقائنا على قيد الحياة.

-وقت الإنتاج:هو الذي ينقضي في إنجاز بعض الأعمال التي نحن ملتزمون بتحقيقها.

-الوقت الضائع:هو الذي ينقضي دون أي إسهام في إنجاز الغرض الذي تعهدنا بتحقيقه.

لتحليل وقتك بشكل فعال اتبع الخطوات التالية:

أولاً:جمع المعلومات.(عن طريق استخدام جدول يومي للنشاطات لمدة أسبوع)طبقاً لما يلي:

1)تحديد النشاط -2)كم استغرق-3)هل تم الانتهاء منه أم لا.

ثانياً:اختبار النشاط:اختبر الخصوصية.اختبار الكفاءة. اختبار الأولوية.

ثالثاً:تحديد وقت الذروة.(النشاط والحيوية)بالنسبة لك.

ألم تسمع مراراً من يقول:"لا أعلم أين يذهب وقتي (يومي)؟

هذا السؤال يطرح عليك الآن!-هل تعلم أين يذهب يومك أنت؟

جدول الأعمال الأسبوعي(لأسبوع ماضي أو لاحق)اختبر وحلل؟

                       تحليل الوقت

طريقة أخرى للتحليل:لمعرفة كيف تقضي وقتك استخدم أي شكل يناسب من الشكلين التاليين:

9        21         

10       22

11       23  

                                 12     24  

                                                          

قم بتلوين ساعات الفراغ وساعات العمل(الإنتاج فقط)واترك الباقي

قسمنا الوقت إلى قسمين:فراغ/عمل.

1-وقت الفراغ:موزعاً على(النوم-والصحة الشخصية-والأكل)الوقت الشخصي فقط.

2-وقت العمل:(وقت الإنتاج فقط).

إن ما تبقى من وقت هو:إما وقت استرخاء،أو وقت ضائع؟!

  

                    

الأهداف والأولويات

                        تحديد الأهداف والأولويات 

                               "إذا أردت أن يحدث شيء فما عليك إلا أن تخصص له الوقت والمكان"  

دهش أحد المشاركين في أحد الاجتماعات عندما أدرك أنه ليس الوحيد الذي لا يعرف أهداف الاجتماع الذي يشارك فيه.بل كثيراً من المخططين في المنظمات ليست لديهم فكرة واضحة عن أهداف المنظمة التي يعملون فيها.ولعله من المدهش أن تجد كثيراً من المديرين يقضون الساعات الطويلة في اجتماعات لهم بهدف التخطيط دون أن يكونوا على وعي وإدراك بالأهداف التي يخططون للوصول إليها،فتكون النتيجة ضياعاً للوقت،لأنه ليس من الحكمة ان تسعى إلى الهيجا بغير سلاح، أو أن تدير دواليبك بلا هدف،أو أن تخطط دون أن تكون على دراية بالأهداف التي تخطط للوصول إليها،فعندما يغيب عن عينيك الهدف ستضطر إلى مضاعفة الجهود.

إذا أردنا للمدير أن يسيطر على وقته ويزيد من فعاليته فعليه أن يحدد أهدافه تماماً وأن يعمل على تحديثها باستمرار،فالأهداف تحول بينه وبين القفز في المجهول أو بينه وبين العمل غير الهادف،وتضعه في الاتجاه الإيجابي،وبدونها ربما يجد نفسه مسربلاً بالقلق ومؤتزراً بالتوتر ومحاطاً بكل أنواع الضغوط الخارجية،بعضها يدفعه في اتجاه ما والآخر يدفعه في الاتجاه المعاكس.إن السؤال الذي يطرحه المدير على نفسه هو،كيف له أن يحقق الاستخدام الأفضل للوقت المتاح؟لا شك أن الإجابة عن ذلك تبدأ من الأهداف والنتائج المرغوبة.

أهمية وضع الأهداف:       

1-إن وضع أهداف واضح هي المقدمة الأولى لحسن توظيف الوقت المتاح.ومن خلال الأهداف يمكن للمرء أن يقيم ما إذا كان نشاط بعينه يمثل توظيفاً أحسن للوقت من غيره من الأنشطة.ومن خلال الأهداف كذلك يمكن وضع سلم للأولويات.وقديماً قيل،((عندما لا تعرف إلى أين تتجه فإن كل الطرق توصلك)).

2-الأهداف عنصر أساسي لتحقيق الاستقرار الشخصي والاستمتاع بقيمة الحياة.إذ دلت بعض الدراسات الغربية عن موت المديرين التنفيذيين  الذين يتقاعدون في سن الخامسة والستين بعد ثمانية عشر شهراً من تقاعدهم،ذلك لأنهم ربما يفقدون أهدافهم التي يعيشون لتحقيقها،وبالتالي قد يفقدون الأمل والاتجاه والقرار،فالحياة عندهم تصبح بلا قيمة ولا تستحق العيش.

وسواء أكان الأمر متعلقاً بإدارة الوقت الشخصي أو بإدارة الوقت الوظيفي

       

 3-فإن الأهداف تظل المفتاح الرئيسي لأي جهد رشيد،وهي المحور الأساسي للعملية التخطيطية،وبدونها تؤدي الجهود إلى لا شيء.فبالأهداف تصبح إدارة الوقت ممكنة،وبإدارة الوقت يصبح تحقيق الأهداف ممكناً كذلك.

 هرم الأهداف:

إن شرط الهرمية والانسجامية بين الأهداف أمر لا يجوز التضحية به.فالأهداف طويلة المدى تبنى على الأهداف قصيرة المدى هيئة سلم. قاعدته الأهداف طويلة المدى،ومنتصفه الأهداف السنوية فالربعية،وقمته الأهداف الشهرية فالأسبوعية فاليومية.وإن تحقيق الأهداف اليومية يؤدي إلى تحقيق الأهداف الأسبوعية،وهكذا.

والسؤال الآن،ما هو المدى الزمني للأهداف؟إنه ينبغي أن يكون بعيداً قدر الاستطاعة،وكلما كانت الأهداف ذات مدى زمني طويل كان من السهل معرفة ما يمكن فعله في الوقت الحاضر.فالأهداف الشخصية مثلاً يجب أن تغطي الحياة بأكملها.وعلى الصعيد الوظيفي فإن بعض الأهداف يجب أن تغطي عدة سنوات على الأقل.

وإذا ما أدرك المدير ضرورة الأخذ بفكرة الأهداف،أمكنه تجزئة الأهداف السنوية إلى ربعيه فأهداف شهرية فأسبوعية.

أوضح((جورج أوديورن GeorgeOdiorne ))في كتابه((الادارة ومصيدة الأنشطة Management and the Activity Trap))،أننا عادة ما نقع في مصيدة كريهة،عندما يحظى النشاط غير الهادف بالاهتمام الرئيسي ويغدو أمراً طبيعياً،لأننا كما يبدو نحب التركيز على شيء ما.

ولعله من الجدير بالذكر أن مثل هذه المصيدة يمكن لها أن تحدث حتى في المنظمات التي تدار بمنطق الأهداف،ذلك لأن تحقيق الأهداف لا يتم بكتابتها فحسب.فالناس بشكل عام يميلون إلى تحقيق ما رسموه قبل أن يأتي الموعد النهائيDeadline بقليل،وتتأجج فورة الحماسة لتحقيق الأهداف قبيل هذا الموعد،فالمدير يكون أكثر اهتماماً في آخر السنة بتحقيق الأهداف عنه في أولها أو في أثنائها.ومثل ذلك يقال إذا ما غدت الأهداف شهرية،وإذا ما غدت كذلك أسبوعية.وبالتالي فإن تجزئة الأهداف إلى سنوية وشهرية وأسبوعية تعمل على جعل مثل هذه العادة(عادة الإرجاء حتى الموعد النهائي)تعمل مع المدير لا ضده.فكلما زاد الاقتراب من الموعد النهائي المحدد لإتمام العمل زاد احتمال القيام به،بغض النظر عن مدى أهميته،وذلك لمقابلة هذا الموعد.

تدوين الأهداف((الجيدة))Writing((Good))Objectives              :

إن وضع أهداف محددة ليس أمراً سهلاً،فتدوينها مهارة شأنها شأن أية مهارة أخرى يمكن تطويرها.والهدف الجيد يحمل في طياته بذور تنفيذه وإمكانات تحقيقه.

ثمة عدد من المعايير يمكن استخدامها لوضع أهداف جيدة،وبمقدار اقتراب الأهداف من هذه المعايير يزداد الاقتراب من قاعدة الاستخدام الأفضل للوقت.وأهم هذه المعايير ما يلي:

a)أن يتم وضع الأهداف من قبل الفرد المعني: 

فالفرد يميل عادة إلى تحقيق أهداف قام بوضعها بنفسه ويكون التزامه بتحقيقها أكبر.قد يقبل الفرد أهدافاً وضعها رئيسه أو زميله في العمل ولكن تبقى حافز يته لتحقيقها ضعيفة.

b)أن تكون الأهداف مكتوبة:

فمن يظن بعدم ضرورة كتابة الأهداف اعتماداً على حفظها بالذاكرة مخطئ

لا شك.ذلك لأن كتابة الأهداف تجعل الفرد مهتماً بها،ومع تنامي اهتمامه بها يزداد التزامه بتحقيقها.كما أن في كتابه الأهداف ما يضمن عدم نسيانها،بالإضافة إلى تدوينها يساعد في التغلب على صور التناقص التي قد تكون قائمة فيما بينها.

c)أن تكون الأهداف واقعية وممكنة التحقيق:

إن وضع الأهداف يمثل الخطوة الأولى لتحقيقها،والهدف غير القابل للتحقيق ليس هدفاً على الإطلاق،بل إنه نوع من أحلام اليقظة أو الشعارات أو(( الينبغيات))أو الطموح أو التمني.إنه لا بد أن يركز على تقييم أمين للذات ومعرفة نقاط القوة ونقاط الضعف،وأن يبنى على بعض عوامل الحياة الحقيقية مثل الأداء الماضي والقدرة.

على أنه يجب أن لا يغيب عن البال أن الأهداف ينبغي أن تتصف بالتحدي،وأن تكون ذات معنى وقيمة للمعنيين بتنفيذها،وأن تسمح كذلك بالنمو،فالأهداف المتواضعة تضعف من حافزيه تحقيقيها.

وبالرغم من أن ما هو ممكن تحقيقه شيء يصعب تحديده،فإن كل منظمة تستطيع ويستطيع كل فرد أن يحدد ما هو ممكن وما هو غير ممكن.والتاريخ العربي مملوء بأُناس قد حققوا أهدافاً كانت غداة وضعها غير ممكنة التحقيق،ذلك بسبب كونها إلى جانب أسباب أخرى ذات معنى وقيمة.

على أية حال إن الخطر الذي يجب الابتعاد عنه أن يتم وضع أهداف متفائلة وكبيرة وتوهيمية ليتم تحقيقها في وقت قصير.صحيح أن ارتفاع سقف الأهداف يحفز على تحقيقها ولكن الارتفاع الشاهق يغري بعدم البدء فيها على الإطلاق بل إنها على هذا النحو تضحى مباريات لفظية وشعارات جوفاء رأسها هائم فوق الغمام وأقدامها كسيحة على الأرض.وإذا كان الشيء بالشيء يذكر فقد يكون مناسباً أن نستذكر متسائلين ألم تكون الشعارات الكبيرة واحدة من أسباب نكبتنا في حزيران1967؟ثم ألم يكن سوق عكاظ سبباً للحروب والصراعات في الجاهلية؟!  

D)أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس:

إن وضع الأهداف في عبارات غامضة وفضفاضة وهلامية يكون سبباً رئيساً في عدم معرفة نقطة البدء والاتجاه لتحقيقها.فالمدير الذي لا يخفي انزعاجه من ارتفاع معدلات الدوران الوظيفي ليكن هدفه مثيراً للاهتمام،كأن يكون((تخفيض معدل الدوران الوظيفي من(65%)إلى(35%)،خلال ستة أشهر))،كما أن الهدف يجب ان يكون كمياً،ما أمكن.

e)أن تتضمن الأهداف جداول زمنية لتحقيقها:

إذ بدون هذه الجداول تظل الأهداف حبراً على ورق تحت وطأة ضغط العمل اليومي.

f)أن تكون الأهداف منسجمة:

وفي غير ذلك فأن تحقيق بعضها قد يحول دون تحقيق بعضها الآخر.

وما زالت أهمية وضع الأهداف تحتاج إلى مزيد من التأكيد.ونضرب على ذلك مثلاً،قامت إحدى الشركات الأمريكية بإدخال نظام معالجة الكلماتWpU،لتخليص وظائف السكرتيرات التنفيذيات في الشركة من مهمة الطباعة التي كانت تستحوذ على ساعتين يومياً من أوقاتهن.ولكن اتضح من خلال الدراسة أن هذا النظام قد أخفق في توفير هاتين الساعتين،إذ وجد قانون((باركنسونParkinson))المعروف طريقة للعمل.وهذا القانون يقضي بأن العمل يتمدد ليملأ الوقت المتاح لإنجازه،مما يدل على أن السكرتيرات قد سمحن لأنفسهن بالقيام بالمهام المتبقية من وظائفهن خلال وقت العمل الرسمي بأكمله.وقد اتضح من الدراسة كذلك،أن هذه المنظمات قد أخفقت في توفير الساعتين بسبب إخفاقها في توضيح الأهداف التي ترغب في تحقيقها من ذلك.مرة أخرى إذا لم تعرف أهدافك فإنك من المحتمل أن تقفز إلى أي مكان آخر.

وضع الأولويات:                           Priorities

 إن أولئك الناس الذين لا يملكون إلا هدفاً واحداً يمكنهم أن يخلدوا إلى الراحة،لأن العمل الشاق الذي يتضمنه وضع الأولويات لا وجود له في ظل وحدانية الهدف. ولكن ما كشفه الواقع العملي يؤكد أن معظم المنظمات والناس لديهم أكثر من هدف واحد في حياتهم وفي أعمالهم،الأمر الذي يفرض استكمال الخطوة التالية لخطوة وضع الأهداف وتدوينها وهي خطوة وضع الأولويات فأهم وظيفة لتحديد الأهداف هي المساعدة في وضع الأولويات وتغدو الأولوية على هذا النحو بحكم ارتباطها العضوي بالأهداف

ولتوضيح الأهداف بشكل عام يمكن وضعها بالشكل الهرمي التالي:

  

ولزيادة فعالية الإداري في وضع الأهداف الجيدة نورد المقترحات التالية:

*1-أن يضع الإداري الأهداف بنفسه:يرتبط هذا الأمر بدرجة المشاركة التي قد يسمح بها الرئيس المباشر عند وضع الأهداف وتؤثر درجة المشاركة مباشرة على مستوى الالتزام والانضباط في تحقيق الأهداف الموضوعة فكلما زادت درجة المشاركة زادت درجة التزام الإداري بتحقيق الأهداف.

ولا يقتصر ذلك على مستوى إداري دون آخر أو على نوع من الأهداف دون غيرها وإنما تولد المشاركة في كافة المستويات وعلى اختلاف أنواع الأهداف هذا الالتزام.

*2-أم تكون الأهداف مكتوبة:تعمل كتابة الأهداف على توضيحها قدر الإمكان لكافة المعنيين بها.وعدم كتابتها أو وضعها باستمرار على مرأى من الإداري،قد يعرضها للنسيان أو يجعل تحديد أولويات إنجازها أمراً صعباً،فضلاً عن أن كتابة الأهداف تساعد في تقييم الإداري لها باستمرار،وبالتالي تتيح له إمكانية دمج بعض الأهداف معاً وتحقيقها بصورة مشتركة،أو  تعديلها أو حذفها إذا استلزم الأمر ذلك.

*3-أن تتميز الأهداف بواقعيتها وإمكانية تحقيقها:لا يقصد بذلك أن تكون الأهداف سهلة وبسيطة من ناحية،أو مستحيلة التحقق من ناحية أخرى.ولا يمنع ذلك من وضع أهداف صعبة تحتاج إلى جد واجتهاد ومثابرة مستمرة،من أجل تحقيقها بالإمكانيات والموارد المتاحة.

*4-أن تكون الأهداف محددة ويمكن قياسها:يقصد  بذلك أن تكون الأهداف محددة وغير غامضة،بحيث يسهل وضع نقطتي بداية ونهاية لها.وتزداد الأهداف وضوحاً إذا أمكن وضعها في صيغة رقمية أو كمية،بحيث يسهل على الإداري في النهاية، قياس مدى فعالية تحقيقها مقارنة بالإنجاز الفعلي.

*5-وضع جدول زمني للأهداف:إن وضع هذا الجدول الزمني يساعد كثيراً في قياس مدى الكفاءة والفعالية في تحقيق هذه الأهداف خلال الفترة المحددة.ويفترض توزيع النشاطات خلال هذه الفترة المتاحة،تبعاً لأولويات الأهداف أو جزئياتها،وذلك ليتسنى للإداري العمل على تحقيق الأهداف وفق الجدول الزمني المعد لذلك.

*6-انسجام الأهداف:يقصد بذلك أن تكون الأهداف،سواء الرئيسية أو الفرعية، منسجمة بعضها مع بعض،بحيث لا يؤثر أو يعيق أو يعرقل تحقيق الأهداف الأخرى،علاوة على أهمية مراعاة الانسجام في توزيع الوقت المخصص لتحقيق كل منها.ويحصل التعارض أو التناقص في الأهداف غالباً،في حالة عمل الإدارات بشكل منفصل،وعدم التنسيق بينها،فضلاً عن تدني مستوى المشاركة في صياغة وتحديد الأهداف.

التوازن التفاعل بين الحاجات الأربع

هذه الحاجات هي حاجات حقيقية وعميقة ومتداخلة . بعضنا يعرف ان هذه الحاجات موجودة ، ولكنه يميل الى اعتبارها منفصلة . وقد تتصور أن التوازن يعني البقاء في كل منطقة  منها لبعض الوقت ثم العودة بسرعة الى غيرها وبشكل منتظم . كما يوضح الشكل التالي :

وكن هذا الفهم يتجاهل حقيقة هامة هي ان هذه الحاجات متداخلة وتتفاعل بقوة وايجابية . ان المناطق التي  تشعرنا بالتوازن الداخلي ، وبالإشباع العميق والسعادة  . وذلك على:

انظر إلى الفرق طبقاً للمنظور الأول فإن نشاطاً مثل السعي للحصول على دخل قد نراه شيئاً منفصلاً عن الحاجات الروحية أو العقلية أو الاجتماعية.في هذه الحالة قد نختار عملاً مملاً،أو غير مبهج،أو غير مشبع،أو حتى قد يكون ضاراً برفاهية المجتمع.

لو أننا رأينا الحاجة النفسية للتعلم والتطور منفصلة عن حاجاتنا الاجتماعية للانتماء والحب فقد لا نتعلم كيف نحب الآخرين بعمق؟فعندما نزيد من معرفتنا الأكاديمية قد يعني ذلك فقدنا القدرة على الاتصال بالآخرين بأسلوب طيب.

الأهمية:"تحديد الأولويات"

الكثير من الأمور الهامة،التي تساهم في تحقيق الأهداف الرئيسة والتي تعطي جودة ومعنى لحياتنا،لا يبدو أنها تسيطر أو تضغط على حياتنا.ولأن هذه الأمور ليست مستعجلة فيجب ان يحظى القيام بها بالأولوية.

لكي نفرق بين الأمور الملحة والأمور المهمة،وبطريقة أكثر فاعلية فلننظر إلى مصفوفة إدارة الوقت الموضحة في الجدول.وكما ترى فهذه المصفوفة تقسم أنشطتنا إلى أربع مجموعات حسب بعدي الأهمية والطوارئ،فنحن نمضي وقتنا في هذه المربعات.

يمثل المربع الأول من هذا الجدول الامور الهامة التي تعتبر عاجلة وهامة في نفس الوقت . مثال ذلك ترضية عميل غير راض عن علاقته معنا ، او الانتهاء من عمل له وقت محدد ، او بالصلاح عطل آلة مهمة ، او بأجراء عملية جراحية ، أو إسعاف طفل يتألم . وبالتالي فهذا المربع من حياتنا يحتاج منا الى الوقت . فهذا الميدان هو الميدان المنتج  في حياتنا ،و لذلك علينا ان نتولى أدارته بنجاح ، من خلال استخدام خبراتنا مع الاستجابة السريعة للتحديات التي يفرضها هذا الميدان . وإذا ما تجاهلنا هذا الميدان فنحن ميتون في صورة إحياء. بل يجب ان نعرف ان الامور الهامة ق أصبحت أمورا ملحة ومستعجلة بسبب تأجيلها أو أهملها أو بسبب أننا لم نعد لها ما يكفي من التخطيط الوقائي .

المربع الثاني يحتوي أموراً هامة،ولكنها ليست ملحة أو طارئة.وهذا ما نسميه مربع الجودة.ها هو مجال التخطيط طويل الأجل،حيث نتوقع المشكلات ونحاول منع حدوثها،وحيث نحفز الآخرين ونسندهم،وحيث نوسع من نطاق قدراتنا الذهنية، ونطور مهاراتنا من خلال القراءة والتدريب في مجال المهنة،وحيث يمكننا مساعدة  المربع أيضاً نجد الاستعداد للقاءات هامة،أو التحضير لها،وحيث نستثمر الوقت والجهد في بناء علاقات عميقة مع الغير،وحيث نصغي بأمانة إليهم.إن إنفاق الوقت في هذا المربع يبني قدراتنا على الفعل في الحاضر والمستقبل.أما عدم إنفاق الوقت في هذا المربع فيؤدي إلى اتساع مساحة المربع الأول،مما يؤدي بالتالي إلى ظهور ضغط العمل، والإرهاق، والقلق، والمزيد من الأزمات. وإنفاق الوقت في هذا المربع يؤدي إلى تقليل مساحة المربع الأول تلقائياً.فالتخطيط والاستعداد، ومنع المشكلات قبل حدوثها،يجعل الكثير من الأمور غير ملحة أو عاجلة.وميزة المربع الثاني أنه لا يتحكم فينا،بل نحن الذين نتحكم فيه على عكس المربع الأول الذي يتسم بالطوارئ، ولذلك يمكن تسمية المربع الثاني مربع القيادة الذاتية.

المربع الثالث هو شبح المربع الأول فهو يشمل أموراً عاجلة ولكنها

ليست هامة.ولذلك يمكن تسمية مربع الخداع.فنغمة الطوارئ والعجلة في هذا المربع توجد إحساساً كاذباً بالأهمية لهذه الأمور،في حين أنها في الحقيقة غير ذلك.ولكن الأنشطة الموجودة في هذا المربع،لو كانت لها أهمية فإن هذه الأهمية تخص شخصاً آخر.فالكثير من المكالمات الهاتفية،والزيارات غير المجدية،تدخل في هذا المربع. فنحن ننفق الكثير من الوقت في هذا المربع لكي نستجيب لأولويات الآخرين،وليس بالضرورة لأولوياتنا.ومع ذلك يوجد لدينا شعوراً كاذباً وكأننا نعمل في المربع الأول وليس الثالث.

المربع الرابع فهو يحتوي الأنشطة التي لا تتمتع لا بالأهمية ولا بالإلحاح.ولذلك يسمى بمربع الضياع.وبالطبع لا يجب أن نضيع أي وقت في هذا المربع.ولكن ما يحدث أحياناً هو أننا نشعر بالخوف من كثرة الركض بين المربعين الأول والثالث، فنهرب سريعاً إلى المربع الرابع للنجاة بأنفسنا رغبة في التجديد.فما هي الأنشطة الموجودة في المربع الرابع؟ليست بالضرورة أعمالاً مجددة للحيوية،فالتجديد بالمعنى الحقيقي موجود في المربع الثاني.أما قراءة الروايات الخفيفة،أو إدمان مشاهدة برامج التلفزيون التافهة،أو الثرثرة في أماكن العمل كلها تدخل في هذا المربع الرابع المضيع للوقت.والمربع الرابع لا ينتشلك لترتاح من الأعمال الجادة، بل هو يساعد على تآكلك.إنه في البداية يعطيك شعوراً بالراحة والسعادة ولكنك سريعاً ما ستكتشف أنه غير مجدٍ.

إنا نقترح عليك الآن أن تنظر إلى مصفوفة إدارة الوقت،مرة أخرى وتسترجع بالذاكرة ما قمت به من أعمال خلال الأسبوع الماضي. لو كان لك أن تضع أنشطتك داخل هذه المربعات،لترى في أي من هذه المربعات قد أمضيت وقتك؟

فكر بإمعان في المربعين الأول والثالث،وهما من السهل التفكير فيهما،لأنهما كانا مربعي الطوارئ،فكل أمر طارئ نشعر به أنه أمر هام.فمن أساليب التفرقة بين هذين المربعين هو أن تسأل نفسك:ما هي الأمور الطارئة التي ساهمت في تحقيق هدف هام؟فإن لم يكن الوضع كذلك فغالباً ما سيكون هذا الأمر الطارئ منتمياً إلى المربع الثالث.

لو كنت مثل معظم الناس الذين عملنا معهم،فإنك تمضي معظم وقتك في المربعين الأول والثالث.ولكن ما هي تكلفة ذلك؟ثم لو كانت الطوارئ هي التي تقودك،فما هي الأشياء الهامة أو ذات الأولوية التي تستحوذ على وقتك واهتمامك؟

فكر مرة أخرى في الأسئلة التي أجبت عنها في الفصل الأول:

ما هو النشاط الوحيد الذي تعرف أنك لو أديته كما يجب،وبانتظام،كان سيحقق لك نتائج إيجابية هامة في حياتك الشخصية؟

ما هو النشاط الوحيد الذي تعرف أنك لو أديته كما يجب،وبانتظام،سيحقق لك نتائج إيجابية هامة في حياتك المهنية؟

حدد في أي المربعات تقع إجابتك هذه.نحن نخمن أنها تقع في المربع الثاني.فلقد سألنا هذه الأسئلة آلاف الناس،ووجدنا أن الأعمال التي لها هذه الأهمية عندهم تقع في 7نشاطات رئيسية:

1-تطوير الاتصالات مع الغير.

2-الاستعداد الأفضل للأعمال.

3-التخطيط والتنظيم الأفضل.

4-الاهتمام بالنفس.

5-اغتنام فرص جديدة.

6-التطوير الذاتي.

7-التعبئة النفسية.

كل هذه الأعمال تقع في المربع الثاني.إنها هامة.

ولكن،لم لا يقوم الناس بهذه الأعمال الهامة بالنسبة لهم؟لم لا تقوم أنت بالأعمال الهامة المحددة في السؤالين السابقين؟لأنها ليست غالباً عاجلة أو ملحة.إن هذه الأعمال لا تضغط عليك بما فيه الكفاية لكي تقوم بها.إن دورك الآن أن تقوم بها حتى في غياب هذا الضغط.

أهمية النموذج:

من الواضح أننا في حياتنا اليومية نتعامل مع الناحيتين الطوارئ والأهمية.ولكن في قراراتنا اليومية يبدو أن إحدى هاتين الناحيتين تسيطر على تلك القرارات.والمشكلة في حياتنا تحدث عندما نتصرف من منطلق الطوارئ وليس من منطلق الأهمية.

فعندما نتصرف من منظور الأهمية نعيش في المربعين الأول والثاني.أما الهروب من المربعين الثالث والرابع فيتحقق من خلال إنفاق المزيد من الوقت في الاستعدادات،والاحتياط،والتخطيط،والتعبئة.فنحن بذلك سنقلل من الجهد المبذول في حل المشكلات التي تظهر في المربع الأول.حتى طبيعة المربع الأول ستغير حينئذ،فنحن لن نمكث في هذا المربع مرغمين وتلقائياً،بل سنمكث فيه حسب رغبتنا واختيارنا.بل يمكن أن نعطي أحد الأمور صفة الإلحاح ونسرع في  تنفيذه ونضعه في مربع الطوارئ لسبب واحد فقط،هو أنه أمر هام بالفعل.

تقول إحدى العاملات معنا:

لقد تعرضت صديقة لي لمشكلة في علاقة ما،ومع مشاغلي الكثيرة في المنزل والعمل إلا أني كنت قد قررت أن أضع أولوية للعلاقات الشخصية مع من أعرفهم.في يوم من الأيام اتصلت بي هذه الصديقة، وكان جدولي الزمني يشتمل على أعمال هي:الذهاب لإصلاح السيارة وللتسوق ولموعد هام على الغداء.ومن لهجتها عندما اتصلت بي هذه الصديقة عرفت أنها في مشكلة حقيقية.لحظتها عدلت كل خططي،وقدت سيارتي لمدة ساعة إلى منزلها.كان معنى ذلك أن اليوم التالي سيكون مزدحماً بالأعمال في المربع الأول،لأن هناك الكثير من الأعمال التي لم أعد لها الإعداد الكافي اليوم.ولكن زيارة صديقي كان أمراً هاماً وهاماً جداً.لقد قررت أن أضع نفسي في موقف أعيش فيه مع الطوارئ في اليوم التالي،ولكنه قرار كنت سعيدة به.

الأسئلة التي يسألها الناس عن مصفوفة إدارة الوقت:

نحن نعرف أن الحياة في الواقع ليست بالترتيب وبالأحكام والمنطقية،كما تظهر هذه المربعات الأربعة.فهنالك تداخل بين هذه المربعات.فهذه التقسيمات للأعمال هي تقسيمات في النوع والدرجة في نفس الوقت.

وفيما يلي بعض الأسئلة التي قد يسألها البعض حول هذه المصفوفة:

*في مواجهة الأمور الهامة والعاجلة،كيف يمكننا أن نعرف ما يجب عمله؟

هذه هي المشكلة التي تملأ حياتنا،وهذا ما يدفعنا كأشخاص إلى الشعور بأن من الواجب علينا أن نشد العزم،ونعمل أكثر وأسرع.ولكن يجب أن ننتبه إلى أن هناك أمراً من الأمور بين كل ما يعرض عليك من أعمال يجب تقديمه على سواه.بمعنى آخر هناك أمور أهم داخل المربع الأول أو الثاني.ولكن كيف نقرر ما هو الأكثر أهمية في لحظة معينة؟

*هل من السيئ أن يكون المرء في المربع الأول؟

لا،الأمر ليس كذلك.في الحقيقة الكثير من الناس يقضون جانباً هاماً من وقتهم في المربع الأول.والسؤال الهام هو لم أنت في هذا المربع؟لو كانت حالة الطوارئ هي المسيطرة فسوف تضيع الأهمية.وهنا ستجد نفسك في المربع الثالث،وهي حالة إدمان الطوارئ.ولكن إذا كنت في المربع الأول بسبب الأهمية،فعندما تختفي حالة الطوارئ ستجد نفسك قد تحركت إلى المربع الثاني.فالمربعان الأول والثاني يشرحان ما هو المهم؛ولكن عنصر الوقت وحده هو الذي يتغير.والمشكلة الحقيقية التي تواجهك هي عندما تنفق كل الوقت في المربعين الثالث والرابع.

*من أين يأتيني الوقت الذي يجب أن أنفقه في المربع الثاني؟

إذا كنت تبحث عن الوقت الذي يجب توفيره لكي تنفقه في المربع الثاني،فالمربع الثالث هو المكان الأول الذي ستجد فيه هذا الوقت.فالوقت الذي تنفقه في المربع الأول في أمور هامة عاجلة،ونحن نعرف أنه يجب أن نكون في هذا المربع،كما نعرف أننا لا يجب أن نكون في المربع الرابع.والمشكلة أن المربع الثالث هو الذي يخدعنا.والسر هنا هو أن نكون قادرين على رؤية أعمالنا الطارئة من منظور الأهمية،وعندها سنكون قادرين على استرداد الوقت الضائع بسبب وهم الطوارئ الموجود في هذا المربع،وننفقه في المربع الثاني.

*ماذا لو كنت أنا من الأشخاص الذين يعيشون باستمرار في بيئة تفرض عليّ أن أكون دوماً في المربع الأول؟

بعض المهن بطبيعتها موجودة في هذا المربع.فعلى سبيل المثال،العاملون في المطافئ،والبوليس،والأطباء،ومراسلو الصحف والإذاعة،ورؤساء التحرير،هؤلاء عليهم دائماً الاستجابة باستمرار للهام والطارئ.فمثل هؤلاء يصبح من الضروري عليهم أن يجدوا بعض الوقت لينفقوه في المربع الثاني،لأنه يساعدهم على التعامل الصحيح مع المربع الأول.فالوقت الذي تنفقه في المربع الثاني يزيد من قدراتنا وطاقاتنا ويقلل من ظهور الطوارئ في حياتنا.

*هل هناك بعض الأمور في المربع الأول التي لا تلفت انتباهنا،وهي في حاجة إلى فعلنا المباشر؟

بعض الأمور تعتبر مشكلات أو أزمات في طور التكوين إذا لم نعالجها في الحال.وهذه الأمور يمكن إعطاؤها الأولوية الخاصة بالطوارئ.بالإضافة لذلك،نجد أن مايعتبر من أمور المربع الثاني في منظمة ما،كموضوع التخطيط طويل الأجل،أو بناء العلاقات،قد يعتبر من أمور المربع الأول بالنسبة للمدير العام لهذه المنظمة. هذه المهام بالنسبة لذلك المدير ذات أهمية والقيام بها له آثار هامة،ولذلك فعلى هذا المدير أن يقوم بها حالاً لأنها مهام عاجلة.

إن قيمة المصفوفة في أنها تبصرنا بأن أهمية ودرجة إلحاح الأمور المطروحة علينا هي التي تحدد اختياراتنا في كيفية استغلال الوقت المتاح لنا.إنها تظهر لنا أين يضيع معظم وقتنا؟ولماذا ننفق كل هذا الوقت في أمور معينة؟إنها تبصرنا أيضاً بأنه كلما زادت درجة الإلحاح والطوارئ كلما قلت درجة الأهمية.

منتهى التعقيد:

إدمان الطوارئ مثله كمثل إدمان المخدرات،فهو علاج يحقق الراحة المؤقتة،ولكنه يستخدم بما يزيد عن الحاجة.فهو يحقق بعض الراحة من الألم الشديد الذي تسببه الفجوة بين الساعة والبوصلة.ولكنه نوع من الراحة الزائفة غير الحقيقية التي سريعاً ما تتبخر ويبقى الألم مستمراً،فمنهج العمل بطريقة أسرع يفشل في الوصول إلى الأسباب المستعصية أو أصل الداء.إنه أسلوب لعمل الأشياء ذات الأهمية الثانوية بطريقة أسرع....ولكنه لا يحقق شيئاً يذكر للأمور ذات العلاقة بالأسباب الحقيقية للألم الناجم عن عدم وضع الأشياء الأهم في مقدمة الأولويات.

فالوصول إلى الأسباب الحقيقية يحتاج إلى تفكير مختلف.إنه مثل الفرق بين أسلوب الوقاية وأسلوب العلاج في الطب.فالعلاج يتعامل مع الألم الشديد أو المزمن،أما الوقاية فهي تتعامل مع نمط الحياة وكيفية الحفاظ على الصحة.وهذان منهجان مختلفان.وبالرغم من ذلك فقد يتعامل طبيب ما مع كليهما في وقت وحد، مع ملاحظة أن أحد المنهجين سيطر على الآخر. 

            

            

تخطيط الوقت

ثانياً:تخطيط الوقت

إن كلمة التخطيط:كلمة محدثة جاءت من مادة "خط"والتي تعني رسم علامة او سطر.

والتخطيط في جوهره:لا يخرج عن كونه عملية منظمة واعية لاختيار أحسن الحلول الممكنة للوصول إلى أهداف معينة،في ضوء الإمكانات المتوفرة.

ويعرف التخطيط:بأنه رسم صورة واضحة للمستقبل،وتحديد الخطوات الفعالة للوصول إلى هذه الصورة كل ذلك في ضوء الفرص والإمكانات المتاحة.

وهو بإيجاز:وضع أهدافك في برنامج عمل قابل للتنفيذ.

                                                                                                     

                                                                                                   

                                                                                                              

                                                                                                      

 

                                                                                                            

                                                                                                                    

                                                                                                       

                

أهمية التخطيط:

1*يساعد على تحديد الاتجاه وذلك لأن التخطيط مبني على أهداف سبق لك أن حددتها.

2*يكتسب أهميته من كونه عملية تهدف إلى تحديد مسارات الحياة في مجالاتها المختلفة.

3*بالتخطيط يتمكن الإنسان من رؤية طريقة في الحياة بوضوح وهو يعرف لماذا يقوم بهذا العمل أو ذاك.

4*كما أنه بالتخطيط يعرف ما يترتب على هذا العمل من تحقيق لأهدافه التي يسعى إليها.

5*التخطيط يقدم لك الحوافز والتعزيز ويجعلك مستعداً للخطوة القادمة.

6*كما أنه يمكن المعني به استغلال الوقت بحيث لا يكون لديه وقت ضائع خلال يومه أو أسبوعه أو شهره أو حتى سنته.

                  [عوائق التخطيط]

الأسباب التي لا تجعلنا نخطط:يقول أحدهم:

1-أنا لا أفقه شيئاً في التخطيط؟!(الجهل بالتخطيط).

2-يستغرق التخطيط وقتاً طويلاً وأمامي أشياء أفضل لإنجازها؟

(عدم معرفة كيفية التخطيط).

3-يتضمن التخطيط أعمالاً كثيرة في حين أنه لا يستحق ذلك المجهود؟

(عدم الطموح وتطلع للأفضل...والقناعة بالدون وعدم القناعة بالتخطيط).

4-المستقبل شديد الإغلاق في وجه التخطيط ولا يمكن التنبؤ بما سيحدث فيه فليس للتخطيط قيمة فلماذا نخطط له؟(الخوف من المجهول)

5-ينبغي أن نعيش اللحظة ولا نفكر في المستقبل فما يحدث الآن أكثر أهمية مما يحدث غداً؟(الاستسلام للأمور العاجلة)

6-ينبغي أن يعيش الناس على الحدس والظن والتخمين لا عن طريق التخطيط؟!(الشعور بالضياع..وعدم وضوح الهدف).       

العلاج:

-المعرفة السليمة للتخطيط الناجح وكيفية وضع الخطط.

-الطموح والتطلع للأفضل وعدم القناعة بالدون والراضي بالدون دنيء.

-عدم الاستسلام للأمور العاجلة والحرص على ترتيب الأولويات.فالأهداف كثيرة وينبغي أن تكون الأمور العاجلة في سياق معقول ومتوازن مع الأهداف المهمة فالأهم.

-عدم العناد في وجه الدليل الواضح فغالباً ما يكون سبب الفشل الدائم.والعناد هو أحد نقاط الضعف الرئيسية لدى كثير من الناس.

-التجربة خير من البرهان.

                     مراحل بناء الخطة-كيف تخطط؟

أولاً:استطلاع الواقع:

*راجع عملية تحليل الوقت (واستفد منها)

*قم بدراسة سريعة للظروف الخارجية المحيطة بك.

*حدد موطن قوتك وضعفك...والفرص المتاحة لك.

ثانياً:وضع الأهداف وتحديد الأولويات:

في ضوء ما سبق قم بتحديد أهدافك وأولوياتك فوراً.

*إن عملية  تحديد الأهداف هي مفتاح التخطيط السليم.

*ابدأ بتحديد الأهداف السنوية،اكتب قائمة بالأهداف السنوية راجعها مراراً ثم بإلغاء غير الضروري.ركز على عدد قليل من الأهداف.رتبها حسب الأولوية والأهمية.

*وزع أهدافك السنوية على الأشهر ثم الأسابيع لتخرج بقائمة أهداف شهرية ثم أسبوعية.راعي ترتيب الأولوية أيضاً.

-شمولية الأهداف وصياغتها:

ينبغي أن تشمل أهدافك على الجوانب المختلفة في حياتك

أ-أهداف عبادة.      ب-أهداف عمل.      ج-أهداف أسرية.

د-أهداف شخصية.   ق-أهداف اجتماعية.      ك-أهداف مالية.

أمور يجب مراعاتها عند وضع الأهداف وصياغته هي:

-أن يكون مكتوباً        -واضحاً        -قابلة للقياس       -محددة بموعد لإنجازها.

-واقعية مثيرة للتحدي لكن يمكن بلوغها.

لا تحاول تحقيق أهدافك مرة واحدة إن هذا ربما يؤدي إلى الإحباط..إن كان كبيراً ليكن على مراحل..كما أنك إذا اضطرت إلى عدم تحقيق هدف ما فليكن الأقل أهمية.

ثالثاً:تحديد الأنشطة وبرنامجها الزمني:

خطوتك التالية مهمة للغاية وهي جدولة الأعمال والأنشطة زمنياً.أبدأ بتحديد الأنشطة للأهداف السنوية..ثم الشهرية..ثم الأسبوعية..ثم يتم إسقاطها على الأيام بطريقة متناسقة تضمن التعامل اليومي مع الإجراءات والأعمال التفصيلية اليومية التي تحقق أهداف الأسبوع والذي بدوره يحقق أهداف الشهر ثم أهداف السنة.يهدف هذا النظام إلى موازنة عاملي الزمن والجهد للوصول إلى أقصى درجة من الفاعلية والإنتاجية الشخصية.

                    تلميحات هامة :

*أنت أفضل من يحكم على ما يجب أن يفعل؟

*عند مقارنة المهام يجب أن يكون واضحاً أن بعضها أولى من بعض.

*إن الموعد النهائي للمهام وانجازها له أهمية كبيرة.

*ابدأ بالمهام ذات الأولوية(أ) ثم ذات الألوية(ب)ولا تقم بالمهام ذات الأولوية(ج)إلا في وقت فراغك.أو فوضها لغيرك..

*المهام المفتوحة لن تنتهي أبداً..لا شيء يغري بالانتهاء قدر الابتداء.

*راجع أنشطتك وبادر بإلغاء الأنشطة غير الضرورية..وربما الأقل أهمية.

ماذا عن ترتيب الأولويات؟ 

                            ترتيب الأولويات

عملية ترتيب الأهداف والمهام والأعمال الأول فالأول،والأهم فالأهم بحيث يتمكن الإنسان من تحقيق أهدافه في الوقت المتاح.تذكر أن الوقت مادة ثمينة وهو يجري بسرعة هائلة،فماذا تفعل إذا كانت الموارد(الوقت)قليلة والأمور المطلوب تحقيقها(الأهداف)كثيرة؟ليس الإنسان المنتج أو الذي ينجز الأمور فقط،بل هو الإنسان الذي يحقق النتائج المطلوبة في الوقت المتاح.وبجهد أقل.

انظر الشكل وتعرف على طريقة ترتيب الأهمية والأولوية في الأهداف والمهام.

                         حدد أهدافك في الحياة

والآن حدد أهدافك خذ الوقت المناسب في هذا التدريب،لا تستعجل الكتابة وفكر بعمق في كل هدف ترغب في تحقيقه.قد يتحول هذا التدريب إلى أهم تدريب في حياتك،وقد يمثل نقطة انطلاق لا تنسى.استعمل قلم الرصاص،ويمكن الرجوع إلى هذه الأهداف مرات احذف أو أضف حتى تعتقد أنك استوعبت أهدافك.

                       تدرب على وضع خطتك.

والآن بعد أن درست عادة التخطيط ماذا أنت فاعل هل تستطيع أن تخطط أم أنك بحاجة إلى زيادة بيان وتوضيح؟

إن كنت حققت العنصرين الأوليين من عناصر العادة وهما المعرفة والرغبة.فما عليك إلا أن تبدأ في عملية التخطيط.

فالمهارة هنا تأتي بالعمل والتعود قد تخطئ مرة وثانية لا يهم المهم أن تبدأ بالتخطيط وتتعود عليه.استبدل/احذف/أضف حسب الحاجة وإن كنت تحتاج إلى زيادة في المعرفة لهذه الأساسية والعادة فما عليك إلا إعادة القراءة والتركيز أو الرجوع إلى بعض الكتب التي تتحدث عن التخطيط.

ضع خطتك السنوية والأهداف التي ترغب في تحقيقها هذا العام ثم قسمها على الأشهر الاثنى عشر ثم قسم الخطة الشهرية على الأسابيع الأربعة والخطة الأسبوعية قسمها على الأيام السبعة.

لابد أن تكون هذه الخطة جزءاً من حياتك حافظ عليها وراجعها بصفة مستمرة.

                                 1:((إذا لم تستخدم عقلك فستضطر إلى استخدام أقدامك))

                         2:((إذا أردت إنجاز عمل ما،أعطه لشخص مشغول لينجزه))

إن قليلاً منا يخصص وقتاً كافياً للتخطيط.وتزداد أهمية التخطيط كلما صعدنا في السلم الإداري.والمدير،في أي مستوى إداري كان،لا يستطيع تحقيق الأهداف بدون تخطيط.ولأننا نخفق في التخطيط فنحن نعتقد بأنه ليس هناك عمل سهل،وأن كل عمل يأخذ وقتاً أطول مما يجب.وعلى أية حال،فالناس الذين يخططون يواجهون مشكلات أقل من الذين لا يخططون.

يميل بعض المديرين إلى إتباع أسلوب الإدارة يوم بيوم ((day to day Management _))،حتى يكاد يتلاشى الوقت المخصص للتفكير،ويتعاظم على حسابه الوقت المخصص للتنفيذ،فيلجأون إلى القيام بالمهام الروتينية مما يؤدي إلى أن كثيراً من الأولويات لا تعطي الأهمية اللازمة،ويحول ذلك بين المدير والفعالية،لأن الفعالية،كما ذكرنا،تعني عمل الأشياء الصحيحة بصورة صحيحة. 

أهمية التخطيط:                         {the importance of planning}

تأتي أهمية التخطيط من اعتبار أساسي مفاده أن العمل الأساسي للمدير هو التفكير، بهدف اتقاء الأزمات والحيلولة دون الاستسلام لتدفق المهام من الخارج دون فرز لأهميتها،وصولاً إلى الفعالية المطلوبة.أما إذا تحققت نتائج جيدة بدون تخطيط فهذا وليد صدفة وليس نتيجة للإدارة الجيدة.

بالرغم من أن معظمنا يؤمن بأهمية التخطيط،فإننا لا نخصص وقتاً كافياً لهذا النشاط المهم.وكثير منا لا يجدون الوقت الكافي للتخطيط.إن عدداً كبيراً من الأنشطة يجب أن تؤدي على الفور،أما التخطيط فبإمكانه الانتظار إلى وقت لاحق.وما من شيء أبعد عن الحقيقة والممارسة العلمية من ذلك،فالتخطيط وإن كان يحتاج إلى وقت إنما يوفر الوقت الذي يمكن تخصيصه للقيام بأنشطة مهمة لتحقيق الأهداف.إن كل دقيقة تنفق في التخطيط توفر ثلاث أو أربع دقائق في التنفيذ.وإن قضاء سبع ساعات في التخطيط بأفكار وأهداف واضحة لهو أحسن وأفضل من قضاء سبعة أيام عمل بدون أهداف.

صحيح أن بعض المديرين ربما يكون قد حقق بعض النجاح من غير تخطيط،ولكن ذلك هو محض صدفة أيضاً.إن بيئة العمل المعقدة هي واحدة من العوامل الأساسية التي تفرض التخطيط.

في مسح أجراه((دانيال هواردDaniel Howard))على مجموعة من المديرين التنفيذيين،اتضح أن(72%)من مجتمع الدراسة ما برحوا يشكون من قلة الوقت للتفكير في التخطيط بالرغم من اعترافهم بأن التخطيط للمستقبل من أهم واجبات وظائفهم.

يقول((نورمان بيلNorman Beel))أحد علماء النفس المعروفين في كتابه((دليل لحياة مطمئنة))نحن في حاجة إلى البحث عن أساليب عملية لتفكيرنا،لأن ملكة التفكير،هي واحدة من أعظم القدرات التي يتمتع بها الإنسان.ولقد قيل يوماً:((إن الإنسان هو ما يأكل))،ولكن قبل الأكل يأتي الفكر،فالإنسان يفكر فيما يأكل قبل أن يأكل،وإذن ((فالإنسان هو ما يفكر)).

لسنا نقف عادة وقفة إيجابية تجاه التخطيط.فالناس يميلون،كما ذكرنا،إلى إشغال أنفسهم بما هو عاجل من المهام على حساب ما هو مهم،أو ما يسميه ((ماكنزي Mackenzie))((طغيان المستعجلUrgent terrany of the)).والتخطيط واحد من الأنشطة المهمة التي غالباً ما تنتظر لتعمل بعد ما هو عاجل.بل إن معظمنا ذو توجه عملي،يفضل أن يعمل على أن يفكر،ونتيجة لذلك فنحن نراوح مكاننا في دائرة رد الفعل لما هو حولنا مع قليل من التفكير المسبق.أما أسلوب المبادرة او المواجهة فهو يتطلب شيئاً من التخطيط والتفكير وهو مالا نحبذه في الغالب.

يسعى الناس إلى إشباع حاجاتهم،ومنها حاجة الشعور بالإنجاز أو الانتهاء من المهام.ولسوء الحظ فإن التخطيط لا يشبع مثل هذه الحاجة في التو واللحظة،فنتائج التخطيط لا نلمسها إلا بعد فترة زمنية وربما لانلمسها أبداً.وبالتالي فإننا نتردد في القيام بأي عمل لا يدلف بنا إلى نتائج سريعة.

يعمل التخطيط على تجسير الفجوة بين ما هو قائم فعلاً أو ما نحن عليه الآن وبين ما نستهدف تحقيقه.إنه أسلوب يصل المستقبل بالحاضر،ومع ذلك فنحن لا نحبذه لأنه نشاط معقد يتطلب تفكيراً في المستقبل بطريقة منظمة،وتنبؤاً بالأحداث المتوقعة، واستشرافاً للمستقبل.

وإذا كان التخطيط كنشاط على هذا النحو،فإن تخطيط الوقت فيه قدر أكبر من الصعوبة،لأنه يعني وضع إطار مسبق للوقت ووضع حدود له.ويستمد تخطيط الوقت أهميته من حقيقة أساسيه،هي ان المهام أو الأنشطة كثيرة، وأن هناك أشياء لابد من القيام بها دائماً.وبالتالي يأتي الوقت ليكون المحدد الأساسي والعنصر الحرج لما يعمل وما لا يعمل،إذ لا توجد ساعات كافية في اليوم لعمل كل الأشياء التي يمكن ان تعمل.

المنهج المنظم لتخطيط الوقت to Time Planning A Systematic Approach

إن نقطة البدء في تخطيط الوقت هي تحديد الأهداف بدقة ووضوح للأسبوع التالي،وأن يتم ذلك في نهاية الأسبوع الذي سبقه.وكما يتم وضع الأهداف للأسبوع التالي لابد من وضع الأهداف لشهر ولثلاثة أشهر ولسنة.وعند وضع الأهداف للأسبوع التالي لابد من أن يسأل المدير نفسه الأسئلة التالية:

أ)ماذا يجب أن يعمل؟                       What has to be done)))) 

على المدير أن يتذكر أنه لا يستطيع أن يقوم بهدف ما،فالهدف هو نتيجة لنشاط يتحقق من خلال الوقت،بل إنه يستطيع أن يقوم بنشاط ما.وإذا ما تم القيام بالنشاط على وجه سليم فإن الفرصة للوصول إلى الهدف تظل قائمة.ليتذكر المدير ماذا يجب أن يفعله ليحقق الهدف.ليفترض أن واحداً من أهدافه أن يصل في الأسبوع التالي إلى سياسة أجور مقبولة،فما هي الأنشطة إذن لتحقيق ذلك الهدف؟إن المدير إذا ما عكف على القيام بالأنشطة بدرجة مهارة معقولة فإنه سيصل إلى هدفه،وإذا لم يفعل ذلك فإنه لن يصل،وستكون النتيجة ترحيل وتأجيل بعض الأنشطة التي كان من الواجب أن تؤدي خلال هذا الأسبوع إلى الأسبوع الذي يليه.

ب)متى يجب أن يعمل؟     ((When should it be done)) 

إذا ما أثرنا السؤال المتعلق ب((متى))يتم القيام بالأنشطة،لابد من إدراك أن هناك ترتيباً للقيام بها،وإذا ما نفذت هذه الأنشطة بالترتيب المناسب فإن الوقت المنصرف عليها سيكون أقل وستكون النتائج أفضل.وفي غير ذلك فإن التنفيذ لا يخلو من الصور المختلفة لضياع الوقت.

ج)أين يجب أن يعمل؟  ((Where should it be done))

وعند السؤال((أين))يجب أن تنفذ الأنشطة،لابد من التأكيد أن لذلك تأثيراً مباشراً على تحقيق الهدف،فالمناقشة التي في المكتب مثلاً لاتخاذ قرار ما قد تتعرض (لمقاطعات)على عكس ما تكون عليه في قاعة الاجتماعات.

د)من الذي يجب أن يفعل؟   ((Who should do it))

وعندما يثار سؤال((من الذي))يجب أن يقوم بالمهام،فإن التفويض الفعال سيساعد المدير في أن يكون تخطيطه ناجحاً،ولابد من أن يجيب المدير في إطار سؤال مفاده،ما الذي يقوم به بنفسه،وما الذي يقوم به الآخرون؟

ه)ما هي الأولويات؟    ((What priority should it have)) 

إن وضع الأولويات أمر مهم،فالخطط لن تنفذ لن أحياناً كما تم تدوينها بسبب عوامل البيئة المتسمة بالتعقيد والتغير.وعندئذ فإن التغير يجب أن يتم على أساس الأولوية الأولى،وإذا ما أحاق الفشل في وضع الأولويات،فإن نسيان الأنشطة المهمة يصبح أمراً ممكناً لدى أية محاولة لتعديل الخطة.

و)ما هو مقدار الوقت المستغرق؟How Much Time Will it Require))))

إن معظم الناس لا يمتلكون حكماً دقيقاً للوقت الذي يستغرقه إتمام النشاط،ويضعون في غالب الأحيان وقتاً أقل لتنفيذ الأنشطة.

إن المدخل المناسب لتخطيط الوقت هو أن تجزأ الأهداف الأسبوعية إلى أنشطة،وأن يحدد الوقت اللازم لإتمام كل نشاط وفق خطط أسبوعية ويومية.

ولدى بناء الخطة الأسبوعية،لابد من التذكير بما كشفت عنه بعض الدراسات حول الوقت الخاضع للسيطرة،إذ أوضحت أن هذا الوقت يتراوح بين (25%)و(50%) من إجمالي وقت المدير.وهذا يعني أن المدير الذي يعمل (36)ساعة في الأسبوع، يتراوح الوقت الخاضع لسيطرته بين (9)و(18)ساعة في الأسبوع،فإذا ما احتاج المدير إلى (25)ساعة لتحقيق الأهداف الأسبوعية فإن الخطة الأسبوعية تصبح في خطر،فهي لم تأخذ بعين الاعتبار الوقت الخاضع للسيطرة،أي إنها لم تأخذ وقتاً للمقاطعات والأحداث غير المتوقعة والأزمات والزوار والهواتف وطلبات الرئيس العاجلة وغياب بعض الموظفين ونحوها.

إن المدير الذي يضع خطته على هذا النحو،يحاول أن يعمل ما هو مطلوب منه في الوقت المتاح الخاضع للسيطرة،لكنه بدون شك لن يستطيع أن ينتهي من أي نشاط بأقل من الوقت الذي يحتاج إليه.

ويمكن للمدير أن يواجه هذه المشكلة بإعادة مراجعة الخطة وتأجيل تنفيذ بعض الأنشطة للأسبوع التالي،أو بتفويض بعض المهام،أو العمل لساعات أطول،أو باستخدام قوة عمل أكبر،أو إضافة قوة عمل مؤقتة.

نعود فتؤكد،أن الهدف من وجود خطة يكمن في أن يتم التعرف على المشكلات مقدماً،وأن يعمل المدير على مواجهتها،وأن الخطة الأسبوعية هي حجر الأساس لأية إستراتيجية للسيطرة على الوقت.وأن المديرين الذين يعدون خططاً أسبوعية يحققون نتائج وإنجازات أفضل من المديرين الذين  لا يعدون مثل هذه الخطط،وهذا ما يدفع باتجاه التخطيط.

ولدى الانتهاء من إعداد الخطة الأسبوعية لابد من وضع خطة يومية Daily Planتمثل قائمة بالأشياء التي تعملThings-to-do list.

إن السبب في إخفاق كثير من القوائم في بلوغ الأهداف هو سوء الإعداد.فكثير من المديرين يعدونها بشكل فيه قدر كبير من الارتجالية،بحيث تطول حتى تضم عدة صفحات فيها من الأنشطة ما هو رئيسي ويتصل بالأهداف،وفيها ما هو فرعي وغير مهم ولا يتصل بالأهداف،أو أنها أي القوائم لا تتضمن أولويات وتقديرات عن الوقت الذي تستغرقه هذه الأنشطة.وتكون محصلة ذلك إخفاق الخطة في بلوغ الهدف،وترحيل كثير من الأنشطة إلى الأسبوع التالي.وعندئذ يجنح المدير إلى القول إن إعداد مثل هذه الخطة اليومية لم يفد في تحقيق النتائج المتوقعة،مما يقوي الاقتناع لديه بأن تدوين الأنشطة والمهام ضرب من ضياع الوقت،و لا يشكل إسهاماً مباشراً في تحقيق الأهداف.بل إن الأمر يغدو بالنسبة للمدير مدعاةً لخيبة الأمل والإحباط، فكل ما كان يستهدفه أصبح حبراً على ورق ولم يتم تحقيقه،بل يجد المدير نفسه مضطراً إلى النكوص عن هذه العادة التي لا فائدة منها.

وأفضل المداخل لإعداد خطة عمل يومية تتمثل في أن يضعها المدير على أساس أسبوعي، بمعنى أن يقرر أي جزء من الخطة الأسبوعية يستهدف تحقيقه اليوم،وذلك بوضع أهداف يومية،وتدوين الأنشطة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف وترتيبها وفقاً لمعيار الأولوية في التنفيذ،وتقدير الوقت اللازم لكل منها،مع إضافة أية أحداث أو أنشطة أخرى يمكن أن تحدث إلى القائمة.ولابد من إعداد خطة العمل اليومية مسبقاً وقبل دخول المدير إلى المكتب،وذلك للأسباب التالية:

أ)إن تحضير الخطة لليوم التالي يتيح للمدير مراجعة أدائه اليومي من خلال معرفة ما تم إنجازه بشكل ملائم وما لم يتم إنجازه،ومن خلال معرفة الأشياء القابلة للسيطرة وغير القابلة لها.ولاشك أن هذه المراجعة السريعة مع نهاية اليوم تساعد المدير في تحضير خطة أفضل لليوم التالي.

ب)إن الخطة المعدة مسبقاً تشجع المدير على البدء في التنفيذ،إذ بمجرد النظر إليها ومطالعتها سيجد المدير نفسه جاهزاً للبدء في العمل.

جـ)إن الخطة المعدة مسبقاً تحول بين المدير وبين((مصائد الأنشطة))التي تقتحم عليه مكتبه بمجرد دخوله إليه،وتفرض نفسها عليه،حتى يجد المدير نفسه غارقاً فيها مستسلماً لها.في حين أن وجود هذه الخطة يضع المدير أمام نفسه في تساؤل:هل النشاط المفروض أكثر أهمية من الأنشطة التي تضمنتها الخطة؟فإذا ما كانت الإجابة بالإثبات فلا بأس عليه من القيام به،وإذا كانت بالنفي فلا بأس عليه أيضاً من تجاهله أو تجنبه،ولا تثريب عليه إن قام بإعادة الجدولة بما يضمن تنفيذه لذلك النشاط لاحقاً.

د)وأخيراً فإن الخطة المعدة مسبقاً تحمي المدير من القفز كالفراشة من نشاط إلى آخر.

وفي كلمة إن التخطيط للوقت عامل أساسي في نجاح إدارة الوقت،إنه يقود إلى النتائج المتوقعة،ومن خلال يمكن السيطرة على أكثر الموارد أهمية ألا وهو الوقت.

جدولة الأنشطة:   Scheduling Activities                       

تأتي جدولة الأنشطة لتجيب عن سؤال((متى.....))وعند الجدولة لا يستطيع المدير أن يتجاهل قانونين أساسيين في المجال:الأول،قانون باركنسون ((Parkinson الذي يقضي بأن العمل يتمدد ليملأ الوقت المتاح لإنجازه.وهذا يعني أن المدير إذا سمح بوقت كثير للمهمة فأنها ستأخذ كل الوقت المسموح به.أما القانون الثاني فهو قانون ((مورفي Murphy))الذي يقضي بأن كل مهمة تحتاج إلى وقت أكثر مما نظن. وهذا يعني أن المدير إذا لم يحدد وقتاً مناسباً للمهمة فإنها ستأخذ وقتاً أطول مما تحتاج إليه.وبالتالي فإن التحدي أمام جدولة الأنشطة يتمثل في أن يسمح المدير بوقت كاف(ولكن ليس بوقت كبير)للتنفيذ.

تقوم الجدولة على اعتقاد أساسي مفاده أن هناك وقتاً ومكاناً لكل شيء وأنها(أي جدولة)تسمح باختيار الوقت والمكان المناسبين للقيام بالأنشطة.إنها تتيح للمدير أن يعمل بصورة هادفة وليس بصورة عشوائية،ويتيح بالتالي تحقيق إنجازات أكبر في وقت أقل مما يعمل على توفير جزء من الوقت يمكن استثماره للقيام بأنشطة أخرى مهمة أيضاً.

أ):بناء الجدول الزمني:    ((Constructing A Schedule

مع أن كثيراً من المديرين يعتقدون ان الجدول الزمني مرادف لقائمة الأشياء التي يجب أن تعمل things-to-do list،التي أتينا على ذكرها في موضع سابق فإنهما ليسا كذلك فالقائمة تتضمن بنود الأنشطة التي يجب أن تنفذ في يوم محدد مع أولويات مناسبة ووقتاً محدداً لإنجاز العمل،أي أنها لم تعرض لتدفق الأنشطة وتوقيتها،وهنا يأتي دور الجدولة.

ب):المرونة:            (flexibility)

إن أهم ما يجب أن تتصف به الجدولة عامل المرونة.وبالرغم من أهمية هذا العامل،

فإن كثيراً من المديرين لا يراعونه ويقومون بتخصيص كل دقيقة في اليوم ،بمعنى توزيع وقت العمل الرسمي بكامله على الأنشطة.ومثل هذا الضرب من الجدولة فشله مؤكد لأن المدير لا يستطيع أن يسيطر على كل وقته وحتى لو أمكنه ذلك في يوم من الأيام فإنه لن يستطيع ذلك دواماً،إذ كثيراً ما يقابل المدير(بقاطعات)وبطلبات غير متوقعة على وقته.وبالرغم من أن(المقاطعات)هي جزء من وظيفة أي مدير فإن كثيراً من المديرين لا يخططون لها.

وهناك سؤال لابد من طرحه ما هي المرونة المطلوبة عند بناء الجدول الزمني؟

بالرغم من أنه ليست هناك إجابة محددة لهذا السؤال،فإنه يمكن القول إن معظم الوظائف الإدارية تتطلب مرونة تتراوح بين(25)و(50%)من إجمالي وقت العمل اليومي وهذا يعني أنه إذا كان عدد ساعات العمل اليومي ثماني ساعات فإنه لابد أن تترك بدون جدولة مساحة من الزمن تتراوح بين ساعتين وأربع ساعات لامتصاص الأحداث غير متوقعة.على أية حال فإن سجل الوقت يساعد المدير ليقرر نسبة المرونة المطلوبة للقيام بوظيفته.

تعتمد المرونة المطلوبة للوظيفة على عدة عوامل فكلما زاد عدد زملاء العمل وزاد تفاعل المدير معهم كانت نسبة المرونة المطلوبة أكثر.ويمثل الانضباط الذاتي عاملاً آخر فإذا ما كان المدير منضبطاً في عاداته فإنه يحتاج إلى مرونة أقل من نظير له غير منضبط ثم إن مناخ العمل المادي من ضوضاء ونحوها يؤثر في نسبة المرونة المطلوبة وكلما كان مكتب عمل المدير منعزلاً عن مكاتب الآخرين كانت نسبة المرونة المطلوبة أقل،لأن(المقاطعات)ستكون أقل.ويوضح الشكل التالي عدة نماذج للجدولة:                                 الصباح                          المساء

النموذج:

(1)فترات ذات أربع ساعات

(2)فترات ذات ساعتين

(3)فترات ذات ساعة واحدة

(4)فترات ذات نصف ساعة

(5)جدولة عشوائية

مجدول                                           غير مجدول

ج):الجدولة الناجحة:  (Successful Scheduling)

إذا أردت أن تعمل شيئاً فلا بد أن تجد له حيزاً من الوقت.وإيجاد الحيز يتم من خلال الجدولة الواقعية.

على أنه من المفيد أن نؤكد هنا مرة أخرى أن المدير لا يستطيع أن يسيطر على كل شيء ولو حرص،فهناك كثير من الأشياء لا تقع تحت سيطرته وبالتالي إذا استطاع المدير أن يسيطر على ربع وقته أو نصفه فهو مدير جيد،أما إذا لم يستطع أن يسيطر على ذلك فهو مضيع لوقته.وتبقى القاعدة الأساسية العامة في هذا الشأن صحيحة وهي أن يسيطر المدير على الوقت الذي يستطيع أن يسيطر عليه وتمثل الاقتراحات التالية أدوات مساعدة لكي يعمل المدير في هذا الاتجاه:

1-وضع الجدول مدوناً لأن تدوينه يزيد من التزام المدير تجاهه ويساعده على تذكره كما أن الكتابة تساعد على توضيح أبعاد البرنامج وتكسب المدير التركيز على ما يريد أن يحققه.

2-جمع العناصر ذات العلاقة معاً من ذلك كتابة المذكرات والرسائل دفعة واحدة وإجراء الاتصالات الهاتفية دفعة واحدة أيضاً وهكذا.

3-تخصيص وقت للتفكير في الجدول فالتفكير لا يؤذي أحداً ولا بد من أن يعمل المدير على تنمية عادة التفكير لديه.

4-التركيز على الأهداف فإذا ما واجه المدير شيئاً غير متوقع عليه أن يقف لحظة ويفكر في مدى أهميتها المهام التي تواجهه بشكل غير متوقع في تحقيق الأهداف فإن كانت أي الأهداف ذات أهمية كبيرة فليقم بها وإلا فليتجاهلها أو ليقم بجدولتها لإنجازها في وقت لاحق.

5-تكليف أحد الموظفين المتاحين بجدولة الأنشطة إذ أن ذلك فيه تدعيم للموضوعية وإفساح المجال للمدير ليقول((لا)).

6-تضمين الجدول((ساعة هدوء))بحيث لا يتم فيها اتصال ولا حديث غير ضروري ولا(مقاطعات)ولا زوار وأن تتم في مكان ووقت ملائمين وذلك بهدف التركيز على الأنشطة المهمة.

7-تحضير الجدول قبل الوصول إلى المكتب في الصباح.وهذا يفرض إعداده في مساء اليوم السابق الأمر الذي يقلل من احتمالات الوقوع في مجال رد الفعل.

8-ترتيب بنود الجدول وفق الأهمية فالهدف الرئيسي يتقدم على غيره. 

المسلم والوقت

{مسؤولية المسلم عن الوقت} 

عقيدة النابعة من القرآن الكريم والسنة المطهرة تدفعه إلى الاهتمام بالوقت والحرص على اغتنامه والحذر من إضاعته،وقد استشعر السلف هذه المسؤولية وعملوا بمقتضاها فيصف الحسن البصري رحمه الله تعالى بقوله:أدركت أقواماً كان أحدهم أشح على عمره منه على دراهمه ودنانيره.

فالاهتمام بالوقت وإعمال العقل في استثماره والاستفادة منه مطلب هام في حياة المسلم وفي ذلك يقول ابن القيم رحمه الله تعالى:"أعلى الفكر وأجلها وأنفعها ما كان لله والدار الآخرة فما كان لله أنواع.وذكر منها الفكرة في واجب الوقت ووظيفته وجمع الهمّ كله عليه فالعارف ابن وقته،فإن أضاعه ضاعت عليه مصالحه كلها فجميع المصالح إنما تنشأ من الوقت،وإن ضيعه لم يستدركه أبداً."كذلك قال الإمام الشافعي رحمه الله تعالى:"صبحت الصوفية فلم أستفد منهم سوى حرفين،أحدهما قولهم:الوقت سيف فإن قطعته وإلا قطعك...."أي اقطع الوقت بالعمل لئلا يقطعك بالتسويف.

والوقت هو الحياة كما أثر ذلك عن الإمام حسن البنا رحمه الله الذي استفادة من قول ابن القيم:"وقت الإنسان هو عمره في الحقيقة،وهو مادة حياته الأبدية في النعيم المقيم، ومادة معيشته الضنك في العذاب الأليم،وهو يمرّ أسرع من مرّ السحاب،فما كان من وقته لله وبالله فهو حياته وعمره،وغير ذلك ليس محسوباً في حياته وإن عاش فيه عاش عيش البهائم،فإذا قطع وقته في الغفلة والشهوة والأماني الباطلة وكان خير ما قطعه به النوم والبطالة فموت هذا خير له من حياته.

والوقت وعاء العمل،يقول ابن القيم في ذلك:"السنة شجرة والشهور فروعها والأيام أغصانها والساعات أوراقها والأنفاس ثمرها فمن كانت أنفاسه في طاعة فثمرة شجرته طيبة حنظل،وإنما يكون الجذاذ يوم المعاد فعند الجذاذ يتبين حلو الثمار من مرها".

تلك هي نظرة الإسلام للوقت،وهذه هي حال سلفنا الصالح معه،ولعل أهم واجبات المسلم نحو الوقت تتمثل فيما يلي:

أولاً:الحرص على الاستفادة من الوقت

إن الحفاظ على الوقت من أوجب الواجبات وأهمها في حياة المؤمن الذي ينبغي له تسخير الوقت واستثماره في كل ما يعود عليه بالفائدة في دينه ودنياه،متأسياً في ذلك بسلفنا الصالح الذين كانوا يعرفون للوقت حقه،مما خولهم في أقل من قرن من الزمان أن يحدثوا انقلاباً جذرياً في كثير من المجتمعات التي حملوا الإسلام إليها.

كان سلفنا الصالح حريصين كل الحرص على ألا يمر بأحدهم يوم أو بعض يوم أو برهة من الوقت وإن قصرت،دون التزود منها بعلم نافع أو عمل صالح أو إسداء خير ونفع إلى أحد من المسلمين،أو تقديم نصيحة إلى الأمة فقد كانوا رحمهم الله يسابقون الساعات،ويبادرون اللحظات ضناً منهم بالوقت وحرصاً على ألا يذهب منهم هدراً وفي ذلك قال موسى بن إسماعيل في الإمام المحدث حمادة بن سلمه البصري:"لو قلت لكم:إني ما رأيت حماد بن سلمه ضاحكاً قط صدقتكم كان مشغولاً بنفسه إما أن يحدث وإما أن يصلي،وإما أن يقرأ وإما أن يسبح كان قد قسّم النهار على هذه الأعمال.وقال عبد الرحمن بن مهدي:لو قيل لحمّاد بن سلمه:إنك تموت غداً ما قدر أن يزيد في العمل شيئاً". 

وقال شميط بن عجلان:"والله إن أبغض ساعاتي إليّ الساعة التي آكل فيها".فهو رحمه الله يتحسر على الوقت الذي يمضيه في تناول الطعام فيالها من عناية بالوقت وحرص عليه.

وقال أحد الحكماء:"من أمضى يوماً من عمره في غير حق قضاه،أو فرض أداه أو مجد أثله أو حمد حصله أو خير أسسه أو علم اقتبسه فقد عق يومه وظلم نفسه. ثانياً:اغتنام أوقات الفراغ 

إن فراغ القلب من الهموم والأكدار وفراغ الجسم من الأسقام نعمة عظيمة من نعم الله عز وجل على عباده،إلا أن الناس فيها مغبونون كما جاء ذلك عن النبي صلى الله عليه وسلم((نعمتان مغبونٌ فيهما كثيرٌ من الناس:الصحة والفراغ)).وهو صلى الله عليه وسلم يشير في الحديث إلى حال الناس أمام هاتين النعمتين وأنهم لا يقدرونهما حق قدرهما فتضيع أوقات الفراغ لديهم دون استثمارها فيما ينفعهم في أي من الأمور دينهم أو دنياهم وهذا هو الخسران المبين.

وحثاً للمسلم على اغتنام أوقات الفراغ والاستفادة من جميع أوقات العمر وعدم تضييعه،فقد جاء عن النبي صلى الله عليه وسلم قوله:((لا تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع خصال:عن عمره فيم أفناه وعن شبابه فين أبلاه وعن ماله من أين اكتسبه وفيم أنفقه وعن علمه ماذا عمل فيه)).

أما قوله صلى الله عليه وسلم:((اغتنم خمساً قبل خمس:شبابك قبل هرمك وصحتك قبل سقمك وغناءك قبل فقرك وفراغك قبل شغلك وحياتك قبل شغلك)).فهو إشارة واضحة للمسلم في الحرص على استثماره الأوقات حال القدرة والاستطاعة من الشباب والصحة والغنى والفراغ وذلك قبل أن تدهمه المعوقات من الهرم والسقم والفقر والانشغال.

وقد كان السلف رضي الله عنهم حريصين على إشغال أوقاتهم بالصالح المفيد من الأعمال،وكانوا يكرهون الكسل والبطالة،فقد أثر عن الفاروق عمر بن الخطاب رضي الله عنه قال:"إني لأكره أن أرى أحدكم فارغاً متهللاً لا في عمل دنيا ولا في عمل آخرة.

كما روي كذلك عن عبد الله بن مسعود رضي الله عنه أنه قال"إني لأكره أن أرى الرجل فارغاً لا في دنيا ولا في آخرة".

وقال الشيخ يوسف القرضاوي:"الفراغ لا يبقى فراغاً أبداً فلا بد له أن يملأ بخير أو شر ومن لم يشغل نفسه بالحق شغلته نفسه بالباطل فطوبى لمن ملأه بالخير والصلاح وويل لمن ملأه بالشر والفساد".

ثالثاً:المسارعة في الخيرات 

مما ندب الله عز وجل للمسلم اكتساب الأوقات والمسارعة في الخيرات،إذ يقول في كتابه العزيز:{وسارعوا إلى مغفرة من ربكم}ويقول:{ولكلٍ وجهةُ هو موليها فاستبقوا الخيرات}.

فهذه الدنيا دار العمل؛وهي تشبه مضمار السباق الذي علا فيه الغبار،فمن الناس من يسارع في مضمار الشهوات والملذات،ومنهم من جمع بين الحسنين فهو يسابق في أعمال البر ولا ينسى نصيبه من الدنيا،وعند انجلاء الغبار يعض الظالم على يديه من الندم.وصدق أبو العتاهية إذ يقول:

إذا أنت لم تزرع وأبصرت حاصداً           ندمت على التفريط في زمن البذر

وقد أدرك سلفنا رضي الله عنهم ذلك فأثر عن علي بن أبي طالب رضي الله عنه قوله:"ارتحلت الآخرة مقبلة،ولكل واحدة منهما بنون،فكونوا من أبناء الدنيا فإن اليوم عمل ولا حساب ولا عمل".

وليحذر المسلم أعظم المثبطات عن المسارعة في الخيرات وهما العجز والكسل اللذان يثمران التأجيل والتسويف وقد حذر منهما النبي صلى الله عليه وسلم وعلّم المؤمنين أن يعوذوا بالله منهما تأسياً به صلى الله عليه وسلم إذ كان من دعائه:(اللهم إني أعوذ بك من العجز والكسل).

فعلى المسلم أن يسارع في كل ما فيه صلاح دينه ودنياه ولا يكون كلاً على من سواه وعالة على المجتمع،فقد شبه بعض الصالحين الفقير الذي لا حرفة له بالبومة الساكنة في  الخراب ليس فيها نفع لأحد.

رابعاً:الاعتبار بمرور الأيام

ما من يوم يبزغ فجره وتطلع شمسه إلا وفيه الكثير من العبر للمسلم الذي يتفكر في خلق السموات والأرض واختلاف الليل والنهار،كما قال الله عز وجل عنهم:(إنَّ في خلقِ السّمواتِ والأرض واختلفِ الليل والنّهار لآيات لأولي الألباب).

والأيام شهيدة على الإنسان،لأنها الظرف الذي يمارس فيه أعماله فيراها شاخصة أمامه يوم القيامة،ومن ذلك ما جاء عن النبي صلى الله عليه وسلم أنه قال:(ليس من يوم يأتي على ابن آدم إلا ينادي فيه:يا ابن آدم .أنا خلق جديد، وأنا فيما تعمل عليك غداً شهيد،فاعمل في خيراً أشهد لك غداً،فإني لو قد مضيت لم ترني أبداً.قال:ويقول الليل مثل ذلك).

والأيام صحائف الأعمال،كما جاء عن ابن الجوزي قوله:"الأيام صحائف الأعمال،فخلدوها بأحسن الأعمال،الفرص تمر مرّ السحاب والتواني من أخلاق الخوالف من استو طأ مركب العجز عثر به،تزوج التواني الكسل فولد بينهما الخسران".

وحياة الإنسان التي يعيشها في الدنيا هي في الحقيقة أيامٌ وساعاتٌ كما قال الحسن البصري:"يا ابن آدم إنما أنت أيام،كلما ذهب يوم ذهب بعضك".

وقد صوَّر أحمد شوقي كلام البصري هذا في قوله:

دقات قلب المرء قائله له            إن الحياة دقائق وثوانِ

ومن عجيب الأمر أن الإنسان يعظم فرحه بتصرم الشهور والأيام ليدرك راتباً شهرياً أو إجازة سنوية،أو شهادة جامعية،ونحو ذلك ولا يعلم المسكين أنها محسوبة من عمره وأن ما مضى منها قد قربه من الآخرة وصدق أبو العتاهية إذ يقول:

نظل نفرح بالأيام نقطعها                   وكل يوم مضى يدني من الأجل

وهذا صالح بن جناح اللخمي يوصي ابنه فيقول:(يابني إذا مر بك يوم وليلة وقد سلم فيهما دينك وجسمك ومالك فأكثر الشكر لله تعالى،فكم من مسلوب دينه، ومنزوع ملكه ومهتوك ستره،ومقصوم ظهره في ذلك اليوم وأنت في عافية وفي ذلك أقول:

لو أنني أعطيت سؤلي لما                سألت إلا العفو والعافية

فكم فتىً قد بات في نعمة                  فسُلَّ منها الليلة الثانية

واعلم:

إنما الدنيا نهار                            ضوءه ضوء معار

بينما غصنك غض                        ناعم فيه اخضرار

إذ رماه الدهر يوماً                        فإذا فيه اصفرار

وكذلك الليل يأتي                          ثم يمحو النهار

خامساً:تحري الأوقات الفاضلة   

لا تفاضل بين الناس في نصيب كل أحد منهم من الوقت،لأنه موزع بينهم بالتساوي ولكنهم يتفاضلون في إدارته وكيفية استثماره والاستفادة منه.

وكذلك فإن الله عز وجل الذي قدر الوقت وقسمه بين عباده خص بعض أجزاء هذا الوقت بمزية يفضل بها غيره من الأجزاء.

فعلى صعيد الأعمال التعبدية جعل الله لعباده مواسم تضاعف فيها أجور الأعمال كرمضان وأيام العشر من ذي الحجة،وأخرى تكون إجابة الدعوة فيها أرجى من غيرها كثلث الليل الأخير من كل يوم،وعصر الجمعة من كل أسبوع،وعند الفطر بالنسبة للصائم وليلة القدر في رمضان.

يقول حسن البنا رحمه الله:"أمامك كل يوم لحظة بالغداة ولحظة بالعشي،ولحظة بالسحر،تستطيع أن تسمو بروحك الطهور إلى الملأ فتظفر بخير الدنيا والآخرة،وأمامك مواسم الطاعات،وأيام العبادات،وليالي القربات،التي وجَّهك إليها كتابك الكريم،ورسولك العظيم صلى الله عليه وسلم،فاحرص أن تكون فيها من الذاكرين لا من الغافلين،ومن العاملين لا من الخاملين،واغتنم الوقت،فالوقت كالسيف،ودع التسويف فلا أضر منه".

أما على الصعيد الدنيوي،وسعي الإنسان فيها لإصلاح معاشه،فقد جعل الله التبكير في أداء الأعمال من   

أسباب النجاح والفلاح فجاء عن النبي صلى الله عليه وسلم قوله:(اللهم بارك لأمتي في بكورها)،فعلى المسلم أن يحرص على التعرض لهذه المواسم والاستزادة منها بما يصلح له دينه ودنياه.

سادساً:تخطيط الوقت وتنظيمه

تخطيط الوقت وترتيب الأولويات من الأمور التي ينبغي أن يحرص عليها المسلم وذلك لأهميتها في القدرة على استثماره الوقت بشكل سليم،وقد عرف سلفنا حكمة ذلك،فهذا أبو بكر الصديق رضي الله عنه لما حضرته الوفاة استدعى عمر بن الخطاب رضي الله عنه الذي عهد له بالخلافة من بعده،فأوصاه بكلمات منها:(إن لله حقاً بالنهار لا يقبله بالليل،ولله في الليل حقٌ لا يقبله بالنهار،وأنها لا تقبل نافلة حتى تؤدى الفريضة).

هذه الكلمات همس بها الصديق في أذن الفاروق الذي سيحمل الأمانة من بعده فلا بد أن يكون على بصيرة بتخطيط وقته وتنظيمه،وأن يرتب أولوياته ويحدد أهدافه حسب أهميتها،وأن يقوم بكل عمل منوط به في وقته المخصص له،فالفريضة قبل النافلة وهكذا في سائر الأمور الأخرى,

إذاً فتخطيط المسلم لوقته وحسن استثماره من الأمور التي وصى بها أبو بكر الصديق رضي الله عنه وهو في سكرات الموت،وذلك لعلمه بأهميته وضرورة استثماره؛لذا كان حثه على حسن تنظيمه آخر ما تكلم به رضي الله عنه وأرضاه. وهو قاعدة ثمينة يمكن تلخيصها بأنه ليس المهم أن يعمل الإنسان أي شيء في أي زمن بل المهم أن يعمل العمل المناسب في الوقت المناسب.

سابعاً:الالتزام بالموعد

حث الإسلام المسلم على الالتزام بالموعد وإنجاز الوعد فامتدح الله سبحانه وتعالى المؤمنين بقوله:(والذين هم لأماناتهم وعهدهم راعون)،وفي قول الله عز وجل عن موسى:(ثمَّ جئت على قدر يا موسى)إشارة إلى أهمية فعل الأمر في موعده المناسب إذ المعنى حيث للوقت الذي أردنا إرسالك فيه إلى فرعون رسولاً.

كما حذّر النبي صلى الله عليه وسلم من التفريط في الوعد وعدّ ذلك من علامات النفاق فقال صلى الله عليه وسلم:(آية المنافق ثلاث:إذا حدّث كذب،وإذا وعد أخلف،وإذا اؤتمن خان)؛لما في إخلاف الوعد وعدم إنجازه من إلحاق الضرر بالآخرين وإضاعة أوقاتهم في الانتظار.

ثامناً:وجوب الحذر من مضيعات الوقت

حذر الإسلام من تضييع الوقت والتفريط فيه،ووضع الضوابط التي تكفل للمسلم حفظ وقته،ومن ذلك أن شرع الاستئذان فلا يحق لأحد أن يدخل على غيره إلا بعد أن يستأذن منه،فقد جاء عن النبي صلى الله عليه وسلم أنه قال:(الاستئذان ثلاثٌ فإن أذن لك وإلا فارجع).وقول الله عز وجل(يأيها الذين أمنوا لا تدخلوا بيوتاً غير بيوتكم حتَّى تستأنسوا وتسلموا على أهلها ذلكم خيرٌ لكم لعلكم تذكرون(1)فإن لَّم تجدوا فيها أحداً فلا تدخلوها حتَّى يؤذن لكم وإن قيل لكم ارجعوا هو أزكى لكم والله بما تعملون عليم).كل ذلك من أجل حفظ وقت المسلم من أن يضيع في الزيارات غير المخطط لها.

ومن أشد مضيعات الوقت التسويف وطول الأمل،يقول الحسن البصري:ما أطال عبدٌ الأمل إلا أساء العمل.قال القرطبي:وصدق رحمه الله!فالأمل يكسل عن العمل ويورث التراخي والتواني،ويعقب التشاغل والتقاعس ويخلد إلى الأرض ويميل إلى الهوى).

وقال أيضاً محذراً من التسويف:"ابن آدم إياك والتسويف،فإنك بيومك ولست بغد،فإن يكن غد لك فكن في غد كما كنت في اليوم وإلا يكن لك لم تندم على ما فرطت في اليوم".

وجاء عن بعض السلف قوله:"إن الليل والنهار يعملان فيك فاعمل فيهما".

وكان السلف يقولون:"من علامة المقت إضاعة الوقت".

ويقولون:"من كان يومه كأمسه فهو مغبون ومن كان يومه شراً من أمسه فهو ملعون". 

ويقول عبد الله بن مسعود رضي الله عنه:(ما ندمت على شيء ندمي على يوم غربت شمسه نقص فيه أجلي ولم يزد فيه عملي).

ولله در علي بن محمد ألبستي إذ يقول:

إذا ما مضى يوم ولم اصطنع يداً            ولم أقتبس علماً فما هو من عمري

وكتب محمد بن سمرة السائح إلى يوسف بن أسباط بهذه الرسالة:أي أخي،إياك وتأمير التسويف على نفسك،وإمكانه من قلبك،فإنه محل الكلال،وموئل التلف،وبه تقطع الآمال،وفيه تنقطع الآجال...وبادر ياأخي فإنك مبادر بك،وأسرع فأنك مشروع بك،وجدَّ فإن الأمر جد.

وقال الإمام ابن عقيل:إني لا يحل لي أن أضيع ساعة من عمري،فإذا تعطل لساني من مذاكرة ومناظرة،وبصري من مطالعة،عملت في حال فراشي وأنا مضطجع،فلا أنهض إلا وقد يحصل لي ما أسطره،وإني لأجد من حرصي على العلم في عشر الثمانين أشد مما كنت وأنا ابن العشرين.

ويحذر القرآن الكريم المفرطين في أوقاتهم،الذين يفوتهم العمل فيها،وينذرهم بالحسرة والندامة على ذلك التفريط يوم القيامة،يوم يقول قائلهم:(ياليتني قدمت لحياتي)ويوم يقولون في حسرة وندامة أيضاً:(ربنا أخرنا إلى أجل قريب نجب دعوتك ونتبع الرسل).فيأتيهم الجواب كلا.لقد مضى وقت العمل ولن يعود فالدنيا عمل ولا حساب ولا عمل.

تاسعا:كيف يعيش المسلم وقته

ينبغي للمسلم إذا أراد أن يبارك الله له في عمره أن يسير على نظام الحياة اليومي في الإسلام،ويقتضي هذا النظام أن يستيقظ المسلم مبكراً وينام مبكراً.

يبدأ يوم المسلم منذ مطلع الفجر،أو على الأقل قبل مشرق الشمس،وبهذا يتلقى الصباح طاهراً نقياً قبل أن تلوثه أنفاس العصاة الذين لا يفيقون من نومهم إلا في ضحى النهار وهنا يستقبل المسلم يومه من البكور الذي دعا الرسول صلى الله عليه وسلم لأمته بالبركة فيه حين قال:(اللهم بارك لأمتي في بكورها).

ومن الآفات التي ابتلى بها المسلمون التي ابتلي بها المسلمون أنهم غيروا نظام يومهم،فهم يسهرون طويلاً،ثم ينامون حتى تضيع عليهم صلاة الفجر،وقد قال بعض السلف:عجبت لمن يصلي الصبح بعد طلوع الفجر كيف يرزق؟.

وفي حديث أبي هريرة رضي الله عنه عن النبي صلى الله عليه وسلم قال:(يعقد الشيطان على قافية رأس أحدكم إذا هو نام ثلاث عقد،يضرب كل عقدة،عليك ليل طويل فارقد،فإن استيقظ فذكر الله انحلت عقدة،فإن توضأ عقدة،فإن صلى انحلت عقدة،فأصبح نشيطاً طيب النفس،وإلا أصبح خبيث النفس كسلان).

وما أعظم الفارق بين المسلم الذي انحلت عقد الشيطان كلها من نفسه،فاستقبل يومه من الصباح الباكر بالذكر والطهارة والصلاة،وانطلق إلى معترك الحياة نشيط الجسم طيب النفس منشرح الصدر،وبين من ظلت عقد الشيطان فوق رأسه فأصبح ينام للضحى،بطيء الخطى خبيث النفس ثقيل الجسم كسلان.

يفتتح المسلم يومه بطاعة الله مصلياً فرضه وسنته تالياً ماتيسر له من أذكار الصباح المأثورة عن رسول الله صلى الله عليه وسلم مثل:

(أصبحنا وأصبح الملك لله رب العالمين،اللهم إني أسألك خير هذا اليوم فتحه ونصره ونوره وبركته وهداه،وأعوذ بك من شر ما فيه وشر ما بعده).

(اللهم ما أصبح بي من نعمة فمنك وحدك لا شريك لك،فلك الحمد ولك الشكر).

ثم يقرأ ما تيسر له من القرآن الكريم بخشوع وتدبر وتفهم لمعانيه،كما قال الله تعالى:(كتاب أنزلناه إليك مبارك ليدبروا آياته وليتذكر أولو الألباب).

ويتناول فطوره باعتدال ثم يتوجه إلى عمله اليومي ساعياً في تدبير معاشه وطلب رزقه يجتهد أن يشغل نفسه بأي عمل حلال،مهما كان من ذوي الثراء والمال،                       

ولو كان للإشراف والرقابة فقط لأن المال السايب يعلم السرقة.

ومن هنا حرم الإسلام الربا لأنه نظام يلد المال فيه المال حتماً بغير عمل ولا مشاركة ولا مخاطرة،فهو يعقد متربعاً على أريكته،ضامناً أن تأتي له المائة بعشرة،

أو الألف بمائة دون أدنى تحمل للمسؤولية،وهذا ضد نظرة الإسلام إلى الإنسان،إنه خلق ليعمل ويعمر الأرض تحقيقاً لقوله تعالى:(هو أنشأكم من الأرض واستعمركم فيها).

والمرء كما يأخذ من الحياة يجب عليه أن يعطيها،وكما يستهلك منها ينبغي أن ينتج لها،ولا يعيش متعطلاً بطالاً،يأكل ولا يعمل،ولو كان ذلك بدعوى التفرغ لعبادة الله تعالى إذ لا رهبانية في الإسلام.

قال ابن الزبير:(أشر شيء في العالم البطالة).ومعنى ذلك أن الإنسان إذا تعطل عن عمل يشغل باطنه بمباح،يستعين به على دينه،كان ظاهره فارغاً،ولم يبق قلبه فارغاً بل يعشش الشيطان ويبيض ويفرخ،فيتوالد فيه نسله توالداً أسرع من توالد كل حيوان...،ومن لم ينفع الناس بحرفة يعملها يأخذ منافعهم ويضيق عليهم معايشهم،فلا فائدة في حياتهم لهم،إلا أن يكدر الماء،ويغلي الأسعار ولهذا كان عمر رضي الله عنه إذا نظر إلى ذي سيما،سأل:أله حرفة؟فإذا قيل: لا،سقط من عينه!).

والمسلم يعد عمله الدنيوي عبادة وجهاداً،إذا صحت فيه النية،ولم يشغل عن ذكر الله،وأدى عمله بإتقان وأمانة،فإن إتقان العمل فريضة على المسلم،كما قال الرسول صلى الله عليه وسلم:(إن الله كتب الإحسان على كل شيء).وفي الحديث الآخر(إن الله تبارك وتعالى إذا عمل أحدكم عملاً أن يتقنه).   

ومن الواجبات اليومية التي لا يجوز للمسلم أن ينساها أو يهملها:واجبه نحو خدمة المجتمع،ومساعدة أفراده على قضاء حوائجهم،وتسهيل أمورهم،ليكون له بذلك صدقة.

فعن أبي موسى رضي الله عنه عن النبي صلى الله عليه وسلم قال:(على كل مسلم صدقة.قالوا:فإن لم يجد؟قال:فيعمل بيديه،فينفع نفسه ويتصدق،قالوا:فإن لم يستطع،أو لم يفعل؟قال:فيعين ذا حاجة الملهوف.قالوا:فإن لم يفعل؟قال:فيمسك عن الشر،فإنه له صدقة).

هذه الصدقة أو الضريبة الاجتماعية مفروضة على المسلم في كل يوم.بل صح الحديث أنها واجبة على كل مفصل من مفاصله مع إشراقه كل شمس،وبهذا يصبح المسلم ينبوعاً يفيض بالخير والنفع والسلام لمن حوله وما حوله.

جاء عن أبو هريرة رضي الله عنه قال:قال رسول الله صلى الله عليه وسلم:(كل سلامي من الناس عليه صدقة،كل يوم تطلع فيه الشمس:يعدل بين اثنين صدقة، ويعين رجل على دابته،فيحمل عليها أو يرفع عليها متاعه صدقة،والكلمة الطيبة صدقة،وكل خطوة يخطوها إلى الصلاة صدقة،ويميط الأذى عن الطريق صدقة).

والمراد بالسلامي في الحديث:العظام والمفاصل والأعضاء،كما دلت على ذلك أحاديث أخرى،فهي نعمة على الإنسان ممن خلقه فسواه فعدله،وصوره في أحسن صورة،فعليه أن يشكر الله تعالى عليها،بأن يستخدمها في طاعته ونفع عباده،وإسداء الخير لهم بأي وجه من الوجوه ألمستطاعه.

وعند الزوال يؤذن للظهر،فيهرع المسلم إلى صلاته مجتهداً أن يؤديها في أول وقتها وفي جماعة ما استطاع،فأول الوقت رضوان الله،والله تعالى قد أمر باستباق الخيرات،والرسول صلى الله عليه وسلم قد همَّ أن يأمر بالصلاة فتقام ثم يذهب ليحرق على قوم بيوتهم لتخلفهم عن الجماعات،وقد جعل صلاة الجماعة أفضل من صلاة الفرد بسبع وعشرين درجة،ولا سيما إذا آكلا من طيبات ما رزق الله،غير مسرف إلى حد التخمة ولا متقشف إلى حد الحرمان،كما قال الله تعالى:(يابني آدم خذوا زينتكم عند كل مسجد وكلوا واشربوا ولا تسرفوا إنه لا يحب المسرفين*قل من حرم زينة الله التي أخرج لعباده والطيبات من الرزق).

وفي البلاد الحارة وفي فصل الصيف فيها بخاصة،قد يحتاج بعض الناس إلى قيلولة يخلدون فيها إلى شيء من الراحة،يستعينون بها على قيام الليل،ويقظة البكور،وإليها أشار القرآن بقوله:(وحين تضعون ثيابكم من الظهيرة).

فإذا جاء وقت العصر ونادى مناديها:أن حي على الصلاة،قام المسلم من قيلولته إن كان قائلاً أو من لجة عمله إن كان عاملاً،مسارعاً إلى هذه الصلاة التي تعد(الصلاة الوسطى)لليوم،ولا يجوز للمسلم أن يشغل عنها ببيع أو تجارة أو لهو،فالمؤمنون كما وصفهم الله في كتابه(رجالٌ لا تلهيهم تجارةٌ ولا بيعٌ عن ذكر الله وإقامة الصلاة وإيتاء الزكاة يخافون يوماً تتقلب فيه القلوب والأبصار).

ولا يليق بالمسلم أن يؤخر صلاة العصر،تهاوناً بها،حتى تصفر الشمس وتدنو من الغروب،فهذه صلاة المنافقين،كما قال النبي صلى الله عليه وسلم:(تلك صلاة المنافق:يجلس يرقب الشمس،حتى إذا كانت بين قرني الشيطان،قام فنقرها أربعاً لا يذكر الله فيها إلا قليلاً).

وعندما تغرب الشمس يبادر المسلم إلى صلاة المغرب لأول وقتها،وبخاصة أن وقتها ضيق.

فإذا أدى الفرض والسنة،تلا ماتيسر له من أذكار المساء المأثورة مثل:(اللهم هذا إقبال ليلك وإدبار نهارك أصوات دعاتك فاغفر لي).

ويتناول المسلم عشاءه بغير إسراف ولا تقتير،ثم يصلي العشاء،ومالها من سنن،ويؤخر الوتر إذا كان معتاداً الاستيقاظ في الليل،وإلا صلاها قبل النوم.

وقد يؤخر المسلم طعام عشائه إلى ما بعد العشاء،غير أنه إذا حضر العشاء قدم طعام العشاء كما جاء في الحديث،حتى لا يصلي المسلم وقلبه مشغول بغير مناجاة الله.

ويستطيع المسلم أن يقضي بعض الحقوق قبل نومه،كبعض الزيارات أو المجاملات.

وينبغي أن يكون له حظ يومي من القراءة المنتظمة طلباً للزيادة في العلم،كما قال الله لرسوله:(وقل رب زدني علماً).ويحسن به أن يتخير من الكتب والمجلات ما ينفعه في دينه ودنياه..وقد قال حكيم:أخبرني ماذا تقرأ؟أخبرك من أنت!

ولا حرج على المسلم أن يمتع نفسه ببعض اللهو المباح،أو الترفيه المشروع في نهار أو ليل،على ألا يجور ذلك على حق ربه في العبادة،أو حق عينه في النوم،أو حق بدنه في الراحة أو حق أسرته في الرعاية،أو حق عمله في الإتقان،أو حق من حقوق الآخرين.

التفويض

هناك أساليب عديدة يمكن الاستفادة منها في استغلال الوقت بشكل أفضل وهناك ثلاثة أساليب إدارية هامة،هي:

أولاً_الإدارة بالتفويض:

يقصد بالتفويض بشكل عام تحقيق إنجازات معينة من خلال تحفيز وتطوير الآخرين لتحقيق بعض هذه النتائج،التي تعتبر من المسؤوليات والمهام التي يقوم بها الإداري. لي ذلك تعتبر عملية التفويض من أنجح الوسائل المستخدمة في تطوير المرؤوسين، وتحسين النتائج واستغلال وقت الإداري،وذلك من خلال تركيزه على النشاطات الهامة والرئيسية،وتفويض النشاطات الثانوية،التي يمكن للآخرين أو المرؤوسين القيام بفعالية مرتفعة.ولنجاح عملية التفويض وتحقيق أهدافها الأساسية،يفترض توفر ثلاث مقومات أساسية هي:

منح السلطة والمسؤولية الكاملة من المفوض إليه،وذلك لإنجاز ما حدد له في قرار التفويض.

وجود القوة التنفيذية المناسبة لاتخاذ القرارات اللازمة لإنجاز المهمة المفوض بها.

إتاحة الفرصة للمفوض إليه لاتخاذ ما يراه مناسباً بشأنها.

وتدل الوقائع العملية في هذا المجال على وجود اختلافات كبيرة في درجات التفويض التي يمنح بها الرئيس أحد مرؤوسيه سلطة معينة وذلك لاتخاذ القرارات المناسبة في موضوع التفويض.ففي بعض الحالات تترك الحرية الكاملة للمفوض إليه في اتخاذ ما يراه مناسباً،وفي حالات أخرى يطلب منه مراجعة المفوض للحصول على موافقته لكل مهمة أو نشاط يقوم به.إن وجود مثل هذه الاختلافات يرجع في الحقيقة إلى أسباب عديدة،قد يكون من ضمنها كفاءة وإمكانية المفوض إليه،الوقت المتاح،استعداد ورغبة المفوض في عملية التفويض،مستوى الثقة الموجود بين المفوض إليه وغيرها من الأسباب.

ونظراً لأهمية التفويض في استغلال وتوفير وقت الإداري،فإننا سنوضح بشكل موجز أهم المعوقات التي تحد من نجاح وفعالية التفويض ومن ثم تقديم أهم المقترحات العملية لتطوير عملية التفويض.

*معوقات نجاح التفويض:

يمكن تحديد أهم معوقات نجاح عملية التفويض في النقاط التالية:

أ_ معوقات لدى المفوض:وتشمل هذه المعوقات ما يلي:

*رغبة المفوض في إنجاز العمل بنفسه دون أية مساعدة.

*رغبة المفوض في الحصول على كافة تفاصيل العمل.

*الخوف من حصول أخطاء معينة لدى المفوض إليه.

*عدم ثقة المفوض بالمفوض إليه.

*عدم رغبة المفوض في تطوير إمكانيات المرؤوسين.

*عدم وجود نظام رقابي ومتابعة مناسباً للمهمة.

*عدم الإلمام بأصول التفويض.

ب_ معوقات لدى المفوض إليه،وتشمل هذه المعوقات ما يلي:

*عدم توفر الخبرة والكفاءة المناسبة لدى المفوض إليه.

*رغبة المفوض إليه في التهرب من المسؤولية.

*عدم قدرة المفوض إليه تنظيم الأعمال الموكلة إليه،نتيجة لزيادة ضغط العمل.

*الاتكال والاعتماد بشكل كبير على الرئيس.

ج_ معوقات بيئية أخرى:وتتمثل هذه المعوقات في الظروف المحيطة في عملية التفويض وخاصة في الأمور الطارئة أو المفاجئة وعدم توفر أعداد كافية من الموظفين،وعدم توفر الوقت الكافي لإتمام عملية التفويض.

*تطوير مهارة التفويض:

يمكن تطوير مهارة التفويض من خلال مقترحات عملية عديدة من أهمها:

_ تحليل الأعمال التي يقوم بها الإداري والتعرف على الأهداف والنتائج التي يتوقع تحقيقها ومن ثم يحدد الأعمال التي يمكن أن يفوضها لمساعديه،آخذاً بعين الاعتبار إمكانيات وقدرات المرؤوسين بالإضافة إلى موافقة الرئيس المباشر على ذلك.

_ تحديد النشاطات المراد تفويضها.ويمكن تحديد هذه النشاطات،من خلال المراجعة المستمرة للقرارات التي اتخذها الإداري خلال فترة معينة وبناء عليه يمكن تحديد هذه النشاطات التي تتناسب مع ظروف ووقت المرؤوسين.

 التخطيط لعملية التفويض.ويتم ذلك من خلال مراجعة الإداري لحيثيات القرارات وحدود السلطة المتاحة ومعايير الأداء التي على أساسها يمكن قياس نتائج المرؤوسين كما أنه يمكن أن تساعد في وضع نظام رقابي فعال يضمن متابعة المفوض لأعمال المفوض إليه وتقديم كافة الإرشادات والمساعدات الممكنة أثناء عملية التفويض.

_ اختيار الشخص المناسب،يعمل المفوض جاهداً على اختيار أحد المرؤوسين ممن تتناسب قدراته ومهاراته مع طبيعة النشاط المفوض له،وفي بعض الحالات يتم التفويض لبعض النشاطات الثانوية بشكل تدريجي وذلك حرصاً على نجاح عملية التفويض،ورغبة في تنمية قدرات وإمكانيات وسلوكيات المرؤوسين.

_ التفويض الفعال ويتم ذلك من خلال كتابة التفويض بشكل واضح ومحدد للمفوض إليه والتفاهم على النتائج المتوقعة منه وتوضيح حدود السلطة التي يمكن للمفوض إليه التصرف في حدودها.

_ المتابعة المستمرة كون المفوض مسؤولاً عن نجاح أو فشل النشاط في الحالات العادية أو في حالة التفويض فإن ذلك يفرض عليه بناء نظام فعال للمتابعة المستمرة بحيث يحقق له تغذية عكسية مستمرة ،تسمح له بمعالجة الاختلافات الجوهرية بصورة سريعة علاوة على ملاحظته لتطور وتنمية قدرات المفوض إليه.

تفويض السلطة:أسلوب من أساليب إدارة الوقت

((هؤلاء الذين يستمتعون بالمسؤولية يجدونها،والذين يحبون ممارسة السلطة يفقدونها))                

                                                   ((مالكولم فوربس))   

 

التفويض: المفهوم والأهمية:

تتعدد تعريفات التفويض بتعدد المؤلفين فمن قائل بأن التفويض هو إعطاء سلطة اتخاذ القرار إلى المستوى الإداري الأدنى في التنظيم أو نقل حق التصرف واتخاذ القرارات إلى المرؤوسين ومن قائل بأن التفويض هو أن يعهد الرئيس ببعض مهامه إلى أحد معاونيه ويعطيه سلطة اتخاذ القرارات اللازمة للنهوض بهذه المهام على وجه مرضٍ.

على أن التعريف الذي نتبناه لغايات النظر إلى تفويض السلطة من زاوية إدارة الوقت،يشتق من تعريف الإدارة.فإذا كان أبسط تعريف للإدارة بأنها تنفيذ المهام أو تحقيق النتائج من خلال الآخرين،فإن التفويض أساساً يقوم على تحفيز الآخرين لتحقيق هذه النتائج.وبالتالي فإن الشخص الذي لا يستطيع التفويض بفعالية لا يستطيع أن يدير بفعالية،فالتفويض إذن أسلوب من أساليب إدارة الوقت ومن لا يستطيع إدارة وقته كما ذكر {دركر Drucker}لا يستطيع إدارة شيء.

إن هذه الأهمية المنوه عنها للتفويض جاءت أساساً استجابة لأسباب عديدة،أهمها :

(1)التركيز على القضايا والأنشطة المهمة:

فالمدير الذي لا يفوض سلطاته يجأر عادة بالشكوى فيقول تارة:()يجب أن أكون في عدة أماكن في وقت واحد))،ويقول تارة ثانية:((لقد أصبت بالأمراض بسبب ضغط العمل))،ويقول تارة أخرى:((ليس لدي وقت كاف للعمل،وبالتالي فلا أستطيع أن أحصل على إجازة يوم واحد))وهكذا.

وإذا كانت هذه حالة المديرين في شكواهم من قلة الوقت وضغط العمل،فإن السبب في ذلك غالباً ما يكون إنهم لا يفوضون لأنهم ربما يساوون بين النشاط والإنتاجية، فيخافون أن لا يترك التفويض لهم شيئاً ليقوموا به فيظهرون بمظهر الكسالى،أو أنهم يجهلون (أو يتجاهلون)قاعدة أساسية في الإدارة تقضي بأن يفوض المدير ما يستطيع تفويضه لكي يجد وقتاً كافياً للقيام بمهامه الأساسية من إبداع وتجديد وتخطيط وتنظيم ورقابة وتحفيز.أما إذا وعى المدير أهمية التفويض واكتسب المهارة في ذلك ومارسها عن رضا واقتناع فإنه يكون قد وضع قدميه على الطريق الصحيح المؤدي إلى النتائج المتوقعة دون آهات أو أحزان أو توتر.

(2)التدريب العملي للمرؤوسين:  

الرئيس الذي ينفق الوقت في القيام بالأنشطة التي يستطيع المرؤوس أن يقوم بها لا يدير وقته جيداً وهو بالتالي مدير غير ناجح بل نجترئ بالقول دون مغالاة إنه سارق للوقت (وربما أشياء أخرى)من عدة جهات،فهو يسرق من مرؤوسيه تلك المهام التي كان ينبغي أن تسند إليهم،ويحول تبعاً لذلك دون تطوير مهاراتهم وهو يسرق من وظيفته لأنه اعتدى على الوقت المخصص لمهام أخرى أكثر أهمية وهو يسرق من منظمته لأنه لا يقوم بالمهام التي دفعت له عنها أجراً وهو يسرق أخيراً من وقت أسرته.

التفويض الفعال يمكن الرئيس من القيام بأهم مسؤولياته الإشرافية الأساسية المتمثلة في تدريب مرؤوسيه وتنميتهم ويعتقد أحدهم أن من أوجب واجبات الرئيس أن يقوم بتنمية شخصين على الأقل ليشغل أحدهما وظيفته التي ستُشغر فيما بعد،إن آجلاً أو عاجلاً،فإذا لم يفعل فإنه لا يدير بفعالية.

المدير الجيد من كان أكبر من الكرسي،وأكثر حباً لوطنه من شهوة السلطة،وأشد وعياً وحساً بأن عمر الفرد لمحة خاطفة إذا قيس بعمر الوطن،وإن كل حال إلى زوال.وليت كل مدير يعتبر بحكمة قرأتها في مكتب مدير عربي:(لو دامت لغيرك ما اتصلت إليك).

وفي هذا الصدد نؤكد أن الحيرة في شغل وظيفة فجأة إنما هي حيرة قاتلة فالمنظمة لابد أن تكون مستعدة لملء أية وظيفة حينما تشغر.ويتطلب ذلك أن يستغل الرؤساء كل فرصة ممكنة لحث رجالهم على عمل ما يمكنهم عمله.

(3)تدعيم ثقة المرؤوسين بأنفسهم ومعاملتهم كأفراد ناضجين: 

التفويض هو بداية الطريق إلى الإفادة من مواهب المرؤوسين وخبراتهم وقدراتهم إذ له جانب تحفيزي فالشخص الذي يشعر أنه يقوم بعمل له معنى وأهمية ويترك له القيام به يكون حافزاً له على مضاعفة جهوده.

لقد كشف كثير من الباحثين في العلاقات الإنسانية عن أن حماسة الأفراد للعمل ومثابرتهم عليه وتحسين إنتاجيتهم فيه ترتبط بأوثق العرى بارتفاع روحهم المعنوية. ومن بين العوامل الفعالة للوصول إلى ذلك أن يفوض الرئيس بعض سلطاته وواجباته.إن شعور الموظف بأن جزءاً من السلطة قد أصبح في يديه يزيد من ثقته بنفسه،ويدفعه إلى الابتكار واستغلال مواهبه وخبراته وقدراته. 

مفهوم التفويض:

يدور مفهوم التفويض حول اللامركزية في إنجاز الأعمال والمهام بمنح السلطة إلى الغير للقيام بها،حيث أنع لا يمكن للشخص القيام بجميع الأعمال بنفسه ولكن يمكنه التركيز على الأعمال ذات الأولوية وإسناد الأعمال الأخرى للأشخاص الذين يمكنهم القيام بها لكي لا يقضي وقته في أداء أعمال بوسع الآخرين القيام بها.

كما أن عملية التفويض عملية نسبية تختلف من شخص لأخر فهي تتأثر ببعض الصفات الشخصية والتي منها تقبل الآراء وإعطاء الفرص للآخرين ومدى الإيمان بأهمية تخصيص الوقت وأيضاً مدى ثقة الشخص فيمن حوله فالشخص الناجح هو الذي يعمل قدر الإمكان على أن يوزع وقته على حسب أولوياته.

وعندما يقبل المفوض إليه بهذا التفويض فأنه يلتزم بأداء الواجبات التي يكلفه بها المفوض ويمارس الصلاحيات اللازمة لأدائها ويصبح مسؤولاً أمام المفوض عما قام به من أعمال كما يجب على المفوض تحديد العمل المراد إنجازه وحدود الصلاحيات الممنوحة للمفوض إليه والأهداف المراده الأمام المفوض إليه.

أهمية التفويض:

إنه مهما كان لدى الشخص من قدرات ومهما طالت الساعات التي يعمل خلالها يومياً ومهما كانت لديه الرغبة في العمل و إنجاز فإن هذا الشخص لا يستطيع إنجاز كل شيء بمفرده فهناك دائماً تباعد بين الشخص ومسؤولياته ولذالك لابد له من التفويض ليستطيع تدارك أعماله ومسؤولياته كما أن عملية التفويض للمشكلات الحاضرة يتيح الوقت الكافي للتفكير في مشكلات المستقبل والاستعداد لحلها كما يمنح الآخرين المفوضة إليهم الأعمال الثقة والاعتماد على النفس والاستقلالية كما أنها وسيلة من أحسن الوسائل لتدريب المرؤوسين وتزداد أهمية التفويض والحاجة إليه في العوامل التالية: 

*عندما يكون تصف عمل الشخص أو أكثر من النوع الروتيني.

*في الوقت الذي يصبح قيام الشخص بنفسه للعمل مكلفاً سواء من حيث الوقت أو المال.

*في الوقت الذي يحتاج فيه الشخص لوقت إضافي لإتمام ما يكلف به من أعمال.

وبذلك يتبين لنا أن التفويض يساعد في توفير المزيد من الوقت والتركيز على الأعمال المهمة ويساعد أيضاً في تدريب الموظفين على تحمل الصلاحيات وإنجاز الأعمال ورفع معنويات الأشخاص المفوض إليهم.

خطوات التفويض:

 هنالك عدة خطوات تسبق عملية التفويض وهي كالآتي:

1)تحديد الأعمال أي يتم تحديد واضح لمجموعة الأعمال والأنشطة التي سيقوم بممارستها المفوض إليه.

2)اختيار الشخص المناسب لأداء العمل مع منحه السلطة اللازمة لتنفيذ هذه الاختصاصات بحيث يكون هناك تطابق بين السلطة و المسؤولية.

3)وضع المعايير الرقابية التي سوف يتم على أساسها متابعة ومسائلة المفوض إليه عما تم تفويضه إليه من صلاحيات وسلطات ويجب أن تكون هذه المعايير معروفة تماماً للمفوض إليه كما يجب إعلامه بالأخطاء المسموح بها.

4)علنية التفويض وأن يكون التفويض صريحاً لا ضمنياً.

عناصر التفويض:

_ المفوض وهو الشخص مانح الصلاحيات.

_ المفوض إليه وهو من أوكله إليه مهمة القيام بالعمل.

_ المهمة أو العمل المراد تفويضه.

كيفية التفويض:

*أعد قائمة بأسماء الأشخاص الذين ترغب في التفويض إليهم وسجل نقاط قوتهم وضعفهم.

*أعد قائمة بالأعمال التي ترغب في تفويضها.

*حدد إطار زمني لإنجاز الأعمال.

*وفق بين مهارات الأشخاص والأعمال المطلوب تفويضها.

*اعرض الموضوع على من تريد تفويضه وتعرف عن مدى استعداده لتقبل المهام وإشراكه في تحديد الأهداف.

*دعه يقرر الإطار الزمني لإنجاز الأعمال.

*سجل الخطة من نسختين لك وله.

*ضع نظام لللإتصال وتقديم التقارير.

*المتابعة المستمرة.

ماذا يشمل التفويض:

التفويض يعتبر اتفاق بينك وبين من تفوضه تحتاجان فيه إلى الآتي:

1.طبيعة ومجال العمل المفوض.

2.النتائج المطلوب تحقيقها.

3.الطرق التي تستخدم في تقييم الأداء.

4.طبيعة ومدى السلطة المطلوبة لإنجاز العمل أو المهمة.

العوامل المؤثرة على فاعلية التفويض:

هناك عدة عوامل إذا تحققت تؤدي إلى نجاح عملية التفويض وأبرز هذه العوامل هي الآتي:

أ_ أن تتم عملية التفويض للشخص المناسب والذي تتوافر لديه القدرات والاستعدادات التي تمكنه من الاستخدام الصحيح لإنجاز الأعمال الموكلة إليه.

ب_ أن تتم عملية التفويض في التوقيت المناسب وطبقاً لفلسفة إدارية معينة وبناءاً على ما اكتسبه الشخص المفوض إليه من خبرات تنظيمية معينة.

ج_ توافر نظام رقابي فعال يمكن من خلاله التأكد من حسن استخدام المفوض إليه للسلطة الممنوحة إليه والتعرف على ما قد يحدث من انحرافات في الوقت المناسب.

د_ خلق بيئة تحفيزية.

أشكال التفويض:

هناك نوعان أو شكلين من أشكال التفويض هما:

1)تفويض محدد.

2)تفويض عام.

ويتعلقان بشأن إنجاز الأعمال أو الحدود التي يعمل فيها المفوض إليه كما أن تفويض السلطة قد يكون مكتوباً أو غير مكتوب وعلى أية حال كلما كان التفويض مكتوباً كلما كان أفضل حتى لا يحدث خلط أو سوء فهم وحتى لا يجد المفوض إليه مجالاً للتهرب من مسؤولية أداء العمل أو استخدام أكثر من السلطات الممنوحة إليه.

مزايا وعيوب التفويض:

إن لعملية التفويض مزايا وعيوب تعود على القائم بعملية التفويض سواء كانوا أفراد أو منظمات ويذكر (الصيرفي 1423ه)أن مزايا وعيوب التفويض هي كالآتي:

المزايا:

_ وجود الديمقراطية والعلاقات الرسمية في الإدارة.

_ الشعور بالعدالة لأن الفرد يكافأ حسب عمله.

_ انعدام التراع بين الإدارة العليا والوسطى.

_ تحقيق الانسجام بين المديرين.

_ سهولة اكتشاف الإدارة غير الناجحة في إدارات المنظمة.

_ خلق طبقة جديدة من المدراء أو الاحتياطيين.

_ السرعة في اتخاذ القرارات.

العيوب:

_ تطبيق اللامركزية يؤدي إلى تعقيد عملية الاتصال بين الأجهزة المتباعدة.

_ تتطلب أساليب رقابية كثيرة.

_ يؤدي التطبيق غير السليم للامركزية إلى انهيار الهيكل الإداري.

_ يؤدي إلى تكرار بعض الأعمال.

_ يتطلب تطبيق اللامركزية أعداد كبيرة من الخبراء والفنيين.

معوقات التفويض وبعض الحلول:

تفشل عملية التفويض إذا حدث أي خلل في دعائمه الأساسية المتمثلة في المفوض والمفوض إليه والبيئة نذكر كلاً منهم على حده وما يتعلق به من معوقات:

*المعوقات التي تتعلق بالمفوض:

.نقص الخبرة في التفويض.

.الرغبة في إنجاز الأعمال بسبب الإحساس الزائف على القدرة في إنجاز جميع الأعمال.

.عدم الرغبة في تنمية وتطوير الآخرين.

.الفشل في وضع نظام رقابي فعال لمتابعة الأداء.

.عدم الرغبة في تحمل أخطاء المفوض إليهم.

.الخوف من عدم السرية.

.عدم وضوح المهام والأعمال المراد تفويضها.

*المعوقات التي تتعلق بالمفوض إليه:

 1.تجنب المسؤولية أو عدم الرغبة في تحملها.

2.عدم وجود خبرة وكفاءة مناسبة.

3.وجود الأعباء الزائدة لديه.

4.عدم الثقة في النفس والاعتماد على الرئيس بشكل كامل.

*المعوقات التي تتعلق بالبيئة:

_حساسية القرارات.

_التدخل بين السلطات لسوء التنظيم.

_تعقد السياسات والإجراءات.

_الظروف الطارئة والمفاجئة.

أما بالنسبة للحلول الممكنة لهذه الصعوبات التي تعيق عملية التفويض فهي كالآتي حسب أهميتها:

أ.اختيار الموظفين الكفاءة والاهتمام بالكوادر المؤهلة.

ب.عقد الدورات التدريبية في مجال العمل.

ج.تفعيل دور الرقابة بصورة دورية ومستمرة.

د.تحديد المسؤوليات والمهام بصورة دقيقة.

ر.الالتزام بما ورد في التفويض.

س.تبسيط الإجراءات.

ص.عدم الاجتهاد من قبل المفوض إليه.

ل.تطبيق مبدأ الثواب والعقاب.

مع العلم في النهاية بأن الفشل في التفويض غالباً ما يكون نتيجة خطأ مانح التفويض.

التفويض وتدريب العاملين:

إن عملية التدريب عملية استثمار مستمر وتهدف إلى إيجاد الكادر البشري القادر على النهوض بأعباء المسؤولية والمشاركة الفعلية في التطوير ويرجع ذلك على حجم الفرص التي تعطي لهذا الكادر لإبراز مهاراته وخبراته في أي مجال كان فكلما ساهم المفوض أو المسؤول بالمشاركة الفعلية للآخرين في مهام وأنشطة المنشأة كلما ساهم في تنمية وتطوير كادر مؤهل في المستقبل،فالبعض يرى أن من أوجب واجبات المدير أو الرئيس هو أن يقوم بتنمية وتطوير مهارة شخص أو شخصين على الأقل ليشغل أحدهما مكانه في المستقبل ولذلك لا يمكن تطوير وتأهيل هذه الكوادر إلا عن طريق التفويض لأنه يمنحهم الثقة بأنفسهم ويزيد من خبراتهم وقدراتهم وبالتالي تحسين إنتاجيتهم.

فوائد التفويض:  

*إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية:عندما تفوض توفر مزيداً من الوقت لإنجاز أعمال أكثر أهمية وتعلم مهارات جديدة لتحسين الأداء.

*بناء الفريق وتنمية مهاراته:التفويض يؤكد ثقتك في مرؤوسيك وقدرتهم، وبذا فإنك تساعدهم على تنمية قدراتهم وزيادة معارفهم والعمل بروح الفريق الواحد مما يجعلهم يشعرون بالرضا وحب العمل.

*التركيز على النتائج:التفويض مع المتابعة المستمرة يعطي الفرصة للتركيز على النتائج،وبذلك يتاح المجال للنظر للموقف عن بعد وسيكون الحكم أفضل وأشمل.

*تقييم العاملين:عند التفويض ستكون أمامك الفرصة لتشاهد العاملين يمارسون أعمال جديدة والتعرف على مدى قدرتهم على مواجهة المواقف الجديدة وتقييم نقاط الضعف والقوة.

*تقليل ضغط العمل والتوتر:يجنبك التفويض ان تتواجد في كل مكان وتقوم بنفسك بكل العمل،وبذا تتاح الفرصة لتمارس المهام الرئيسية والأكثر أهمية،وهذا بدوره يقلل من ضغط العمل والتوتر.

الأسباب التي تجعل المسؤول يتجنب التفويض:

*فقد السيطرة والنفوذ على مرؤوسيه.

*ضياع الوقت:يشعر بأنه لزاماً أن يعلمه ويدربه ويتقبل أخطائه،وبالتالي فأنه من الأفضل أن يقوم بإنجاز العمل بنفسه توفيراً للوقت والجهد.

*ضياع التقدير والحوافز.

*الخوف من أن اللوم سيقع عليه في حالة أن من فوضه لم يقم بالعمل بالشكل المطلوب.

إدارة الاستثناء وعلاقته بالتفويض:

تعد الإدارة بالاستثناء صورة من صور التفويض يستخدمها المدير لتسيير أمور إدارته أو قسمه دون تدخل مباشر منه فهو يضع إطار يستطيع مرؤوسيه أن يتحركوا من خلاله ويتصرفون في مسائل العمل على ضوء هذا الإطار ولا يتدخل المدير إلا إذا حدثت حالات استثنائية تخرج عن هذا الإطار المجدد وبذلك يعتبر مبدأ الاستثناء عاملاً مهماً في عملية التفويض حيث ينص هذا المبدأ على أن القرارات الروتينية ينبغي أن يتخذها المرؤوسين بحيث تترك للمدير القرارات الاستثنائية الفريدة.

تفويض القرارات:

إن نوعية القرار تؤثر على عملية التفويض فنحن نواجه نوعين من القرارات يؤثران على مدى نجاح التفويض من عدمه وهما:

_القرارات المبرمجة:وهي ذلك النوع من القرارات التي يتكرر اتخاذها يومياً والتي لا يتطلب عند اختيارها استغراقا طويلاً في التأمل أو التفكير نظراً لإمكانية حدوثها وفقاً لروتين معين وعلى هذا فإن القرارات المبرمجة تتميز بالسهولة في اتخاذها مع إمكانية استخدام الطرق الحسابية في حسابها ومن أمثلة هذه القرارات قرارات صرف العلاوة الدورية للعاملين وقرار الموافقة على خروج موظف قبل ميعاد العمل الرسمي وهذه النوعية من القرارات هي التي يتم تفويضها.

_القرارات غير المبرمجة:هي تلك القرارات التي تتميز بأن موضوعاتها جديدة وغير متشابهة لذلك يستلزم اتخاذ هذه القرارات الكثير من الجهد والوقت كما أن الأخطاء التي تحدث عند اتخاذها تكون باهظة التكاليف ومن أمثلة هذه القرارات قرار اختيار موقع معين أو قرار بتوسيع الطاقة الإنتاجية لمصنع معين أو إضافة منتج جديد وفي هذه القرارات لا يجوز تفويضها لأنه غالباً ما يفشل.

إدارة الورق

العمل الورقي:      (Peperwork)

يعتقد كثير من الباحثين أن (90%)من الأوراق تبقى بالمنظمة ولا تغادرها وأن خزائن الملفات تصبح خزائن للقمامة غالية الثمن،وأن ورقة كل ثلاث دقائق تمر على المدير للقراءة أو التوقيع،وأن الأوراق تزداد دائماً ولا تنقص فالمكتب هو خط إنتاج للورق ومن الجدير بالذكر أن الانشغال بالأعمال الورقية مصدر متعة وراحة لكثير من المديرين،فهم يظلون تحت انطباع خادع أنهم منجزون وأنهم مشغولون ويحصلون على أرزاقهم بعرق أجبنتهم،كما أن الانشغال بهذه الأعمال قد يمثل مشجباً يعلق عليه المديرون أسباب إخفاقهم في وظائف التخطيط والتجديد.كذلك فإن هذه الأعمال تشبع رغبة بعض المديرون في امتطاء ما هو سهل من الأعمال،إذ من السهل إدارة الورق ولكنه من الصعب إدارة الناس وأخيراً فإن الأعمال الورقية تعطي انطباعاً بان الوحدات التنظيمية في المنظمة تتخاطب وإن الحياة مستمرة والتعاون والتنسيق قائمان.ولذلك نجد المديرون بدلاً من أن يقوموا بمواجهة مشكلات الوقت المتمثلة في جزء منها في الأعمال الورقية،فإنهم يسلمون أنفسهم للمضي في هذا الاتجاه فينظرون إلى مكاتبهم فيجدون مجلات كثيرة لابد أن تقرأ،وتقارير ورسائل ومذكرات كثيرة لابد أن تنجز،فكيف لهم أن يتعاملوا مع هذا وذاك وكيف لهم أن ترشدوا هذا العمل؟

بالرغم من هذا الارتياح الذي تقابل به هذه الأعمال فإن التلهي بها يلحق أضراراً بالغة بالإدارة ويحول دون الإدارة الفعالة للوقت،وتكون في الغالب على حساب وقت التفكير ووقت القيام بالأنشطة المهمة الأمر الذي يفرض على المدير أن ينظر إليها بعين ناقدة في محاولة منه للإجابة عن سؤال أساسي مفاده ما الذي يحصل لو قام بإلغاء هذه المهام أو قام بتفويضها؟

إن الأخذ بالمقترحات التالية ربما يضع المدير على بداية طريقه الفعالية في هذا المجال:

1)فرز الأوراق إلى ثلاث مجموعات:أوراق يمكن أن يتم التخلص منها نهائياً وطرحها في سلة المهملات بعد قراءتها،وأراق يمكن أن يتخذ إجراء ما بشأنها وأخرى يمكن أن تحفظ مع ضرورة وضع تاريخ لإتلاف الورقة قبل حفظها، وملاحظة أن الحفظ لا يكون إلا لأغراض الرجوع إليها وليس لأغراض التخزين إن النقطة الجوهرية هنا أن ينمي المدير لديه عادة اتخاذ القرار عندما يمسك بأية ورقة لأن في ذلك توفيراً لوقته.

ويقع في هذا الإطار ضرورة مراعاة أن الأوراق التي تصل إلى المكتب ليست جميعها على نفس المستوى من الأهمية ودرجة الاستعجال فبعضها مهم وعاجل،

مما يفرض أولوية أولى في المعالجة وبالتالي تخصيص زمن معين للقيام بها يومياً، وبعضها مهم وغير عاجل كما هو الحال في بعض التقارير والمذكرات وهذه المهام يمكن القيام بها في ساعة متأخرة من اليوم وبعضها ليس مهماً ولا عاجلاً وهذا النوع من المهام يمكن تفويضه لبعض المرؤوسين.

2)مراعاة أصول القراءة:فإذا كانت الموارد والمطبوعات التي تصل إلى مكتب المدير لا تخدم الأهداف التي خطط للوصول إليها فعليه أن لا يقرأها.وإذا كانت عكس ذلك فليركز على المهم منها،وليراجع محتوياتها ولينظر إلى فهرسها.وقد يكون مناسباً الاكتفاء بقراءة الأسطر الأولى من الفقرة وقبل الكتابة يتم استحضار الهدف ووضع النقاط الرئيسية أو الخطوط العريضة لما ينوي كتابته وعند الكتابة تستخدم الجمل القصيرة السهلة والواضحة،كما يراعى الاختصار ما أمكن فالتقرير الطويل يسبب ضياعاً مزدوجاً للوقت.

3)إعطاء السكرتير صلاحية قراءة المجلات والجرائد:وفي ذلك توفير لوقت المدير وزيادة الفهم السكرتير لطبيعة عمل المدير،وإعطاؤه كذلك صلاحية توزيع بعض الأعمال الورقية على المعنيين قبل أن تصل إلى مكتب المدير ومن شأن هذا الإجراء قيام من هو أكثر مناسبة من المدير بتنفيذ المهام.

4)الاكتفاء بقراءة فهرس المجلات والمقالات والكتب:وتلخيص موضوعاتها الأساسية وحفظ هذه الملخصات من قبل السكرتير في ملفات وفق موضوعاتها حتى إذا ما أراد المدير الرجوع إلى أي منها أمكنة ذلك وحينذاك فإن قراءة الكتاب أو المقالة بأكملها يصبح ذا فائدة كبرى.

5)توزيع قراءة المواد على المرؤوسين:وتشجيعهم على تبادل المعلومات فيما بينهم وغرس الثقة في نفوسهم.فالمعنى الذي يستخلصه المرؤوس من اتصال رئيسه يعتمد على ثقته بهدف الرئيس من الاتصال فإذا كان المرؤوس لا يتوقع من رئيسه الثقة فإنه يميل إلى الاستجابة السالبة لطلباته،وذلك بانتهاز كل فرصة بوعي تسمح له لكي يسيء تفسير ما قيل له.

6)إتباع مبدأ ((الانتقائية))في كتابة التقارير:فما كان منها يخدم هدفاً معيناً فليكتب وما كان منها غير ذلك فلا يكتب ولكن إذا جاء طلب كتابة التقرير من الرئيس، فليحاول المدير إقناعه بإتباع بديل آخر إذا كان ذلك مناسباً غير بديل الكتابة.

7)تنمية عادة الانتهاء من تحرير الرسالة و المذكرة في اليوم الذي بدئ في كتابتها:

إلا في الحالات الخاصة التي ربما يتطلب تحرير الرسالة أو المذكرة أكثر من يوم.

8)تحرير الرسالة،واستحضار الشخص الموجهة إليه ليكون في ذهن الكاتب،مع ضرورة مراعاة الوضوح والتركيز واعتماد الحقائق في العرض،كلما كان ذلك ممكناً وقراءتها بعد كتابتها وقد يكون مفيداً الحد من النسخ الكربونية لمراسلات المديرين لما فيها من إضاعة الوقت في القراءة لأمر قد لا يهم الكثيرين منهم.كذلك عدم طباعة أو نسخ المذكرات إذا ما حدث فيها تغييرات بسيطة،لأن مصير هذه المذكرات بعد القراءة إما الحفظ في ملف معين وإما الرمي في سلة المهملات.

9)إتباع مبدأ((استخدام الهاتف أكثر والكتابة أقل))،ففي استخدام الهاتف توفير للوقت بالإضافة إلى أنه قد يمهد إلى تحرير رسالة مفيدة.

إن المذكرات يمكن أن تخدم هدفاً مفيداً لشخص يستخدمها كخادمة لا كسيدة.إن القاعدة الأساسية في هذا المجال {استخدام المذكرات بأقل قدر ممكن}وليكن استخدامها للتذكير أو للتوضيح أو للتأكيد.

وغني عن الذكر أن الاعتماد على المذكرات والخطابات وغيرها من المواد المطبوعة قد يقتصر عن تحقيق النتائج المرغوبة للاتصال وقد يتسبب في خلق مشكلات جديدة،فهي قد تثير أسئلة واستفسارات أكثر مما تجيب عن الأسئلة والاستفسارات كما أنها قد تكون سبباً في القضاء على المبادرات الفردية ولذلك فإن حل هذه المشكلة يتمثل في تكملة الأوامر الكتابية بالمقابلات الشخصية.

10)استخدام أسلوب التأشيرات والحواشي على الرسالة المستلمة: واستخدام نماذج معينة للمراسلات الروتينية في بعض الحالات.مع ملاحظة أن الرد السريع على الرسالة أفضل من الانتظار في الرد حتى لو كان بدافع الحرص.

11)تنظيم الرسالة بما يحول بين من ينسخها على الآلة الكاتبة وبين استخدامه بكثرة لضابط المسافات ومفتاح التبويب. وتدل الدراسات على أن ترك المسافات و الهوامش يأخذ (10%)من وقت الناسخ.

12)توفير نظام مناسب لحفظ الملفات، يضمن استرجاع المعلومة بأسرع وقت ممكن ويضمن كذلك تنظيف هذه الملفات من وقت إلى آخر مع ما يفرضه ذلك من وضع نظام للإتلاف.

13)الحد من المراسلات الزائدة:وذلك باستخدام الأساليب التالية:

*عدم الرد على مراسلة إذا لم تفرض الحاجة ذلك فالردود غير الضرورية تمثل إضاعة للوقت.

*استخدام النماذج في المراسلات فهي تعرض ما فيها بشكل أسرع وأكثر دقة.

*الاقتصاد في توزيع نسخ المراسلة.

14)توفير وقت القارئ وضمان فهم الرسالة،وذلك بمراعاة ما يلي:

_الوضوح والتركيز في الصياغة واستخدام صيغ الإثبات لا صيغ النفي في الكتابة والحرص على الجمل القصيرة ويفضل هنا أن لا يزيد عدد كلمات الجملة عن عشرين كلمة.

_الاختصار قدر الإمكان فالإيجاز قمة الإعجاز واستخدام كلمات سهلة ومفهومة وعدم ترك القارئ في حيرة من أمره لتفسير ما ينقل إليه.

_الطلب إلى المرسل إليه الإجابة على الرسالة نفسها إن أمكن مع ضرورة ترك فراغ فيها يسمح بذلك.

_ترك المرسل إليه على علم بمدى الحاجة إلى الرد كأن يكتب في أسفل صفحة الرسالة (لا ضرورة للإجابة) أو (للمعلوماتية)أو نحو ذلك.

15)الحرص على تعلم القراءة السريعة: إن القول (إقرأ كتاباً تهزم عشرة أعداء) صحيح ولكن تبقى القراءة السريعة في عالم المذكرات والتقارير هي المفضلة وقد تتم هذه من خلال عدم القراءة بصوت عال واستخدام أصبع اليد كمرشد في القراءة.

وفقاً لبعض المسموحات يقرأ المدير الأمريكي عشرين ساعة في الأسبوع في المتوسط وهذا يعني أنه يمضي ستة أشهر في القراءة في السنة مما جعل من هذا الأمر مصدر شكوى للمديرين لاضطرارهم إلى اصطحاب العمل معهم إلى المنزل فكف يمكن معالجة هذا الموضوع بما يؤدي بالمدير إلى إدارة فعالة لوقته؟

تأتي المعالجة ذات شقين:الأول،يتعلق بالقراءة،والآخر:يتعلق باصطحاب العمل إلى المنزل ففيما يتعلق بالقراءة لابد أن يقاوم المدير رغبته في قراءة كل ما يراه من مجلات وتقارير ومذكرات ودراسات وأن يطلب من أحد مرؤوسيه مشاركته في القراءة وأن يعمل على تحسين مهارته في القراءة وقدرته على الاستيعاب.

إن تحسين مهارة المدير في القراءة يستوجب المبادرة إلى القول إن سرعة القراءة لدى الشخص العادي تزداد كما تشير إليها الدراسات من ستين كلمة في الدقيقة في السنة ا لأولى من الدراسة الابتدائية إلى ثلاثمائة وخمسين كلمة في المرحلة الجامعية ووفق هذه النتيجة يستطيع المدير أن يستكشف مدى سرعته ومهارته في القراءة وبالتالي العمل على تحسينها إن كانت دون المستوى المطلوب.

إن تطوير قدرة المدير على الاستيعاب تساعده في إدارة وقته بفعالية ونقطة البدء في هذا التطوير تكمن في التقييم الذاتي لنفسه في هذا الشأن .

إدارة الاجتماعات

                                              (الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن تعلو على الناس ووضع نفسه أسفلهم وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي تعلوها).   

                                                                       (حكمة صينية)

الاجتماعات:أهميتها وأنواعها:

أهمية الاجتماعات:

هل اتصلت بأحد هاتفياً وتلقيت الإجابة المألوفة التالية(إنه في اجتماع)وهل استطعت أن تعرف مقدار الوقت الذي يقضيه المديرون في الاجتماعات وبالتالي فهل هذه الاجتماعات ضرورية؟

ربما تكون كلمة(ضرورية)هنا ليست دقيقة وبالتالي فإن العبارة الأكثر دقة التي يمكن استخدامها هنا (مرغوب فيها){ desirable}ذلك لأن المنظمات يمكن أن تستمر بدون اجتماعات ويقصد بعبارة(مرغوب فيها)أن هناك مواقف معينة ربما تكون فيها الاجتماعات أفضل طريقة لتحقيق الأهداف.

ظهر اهتمام خاص خلال العقدين الماضيين بموضوع إدارة الوقت.فظهرت كتب ومقالات في الموضوع وكشفت الدراسات المسيحية التي ظهرت في الدول الغربية عن أن الاجتماع واحد من أهم الأنشطة التي تستنفد وقت المدير في أية منظمة وتوصل (هنري منتزبرغ H.Mintzberg ) إلى أن المدير الأمريكي يقضي (69%)من وقت العمل في الاجتماعات.ويعقد في الولايات المتحدة الأمريكية ما بين اثني عشر مليون اجتماع في كل يوم عمل.الأمر الذي يثير التساؤل التالي،هل جميع هذه الاجتماعات ضرورية ،وإذا كانت كذلك فهل من الممكن توفير جزء ولو ضئيل من الوقت الذي يقضي في كل اجتماع دون أن يؤثر على فعاليته؟وتساؤل آخر،هل تمثل هذه الاجتماعات البديل الأفضل،أم أنه يمكن الاستغناء عن نسبة منها بالاتصالات الهاتفية،ومن ثم تحقيق وفو كبير في الموارد المتاحة؟

أعد هذا الجزء من الدراسة أساساً لأولئك المسؤولين عن تخطيط الاجتماعات وإدارتها سواء أكانوا يعملون في المنظمات العامة أو الخاصة أو التعاونية أو التطوعية.

والناس حيال الاجتماعات نوعان:أناس يحبونها وأناس يكرهونها. فأما الذين يحبونها فإنهم يقدمون مثالاً جيداً للحاجة إليها،وبالتالي فإنه لا مندوحة من حسن إدارتها.وأما الذين يرون قيها شراً فذلك لما تتكبده المنظمات بسببها من تكاليف باهظة.

ومهما اختلفت وجهتا النظر هاتان بين مؤيد ومعارض فإن الاجتماعات مازالت وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية فعن طريقها وبها يتم تبادل وجهات النظر والإفادة من خبرات الآخرين.كما أنها ما فتئت وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش ومن هنا فإن القضية الأساسية ليست في المفاضلة بين أن تكون الاجتماعات أو لا تكون بل هي المفاضلة بين هذه الوسيلة وغيرها من الوسائل وإذا ما تم اختيار هذه الوسيلة فكيف يمكن أن نجعل منها فعالة؟

تستخدم كلمة (اجتماع Meeting)عادة للدلالة على التئام عدد معين من البشر في مكان ما لمناقشة موضوع معين بهدف التوصل إلى هدف محدد.وفي ضوء هذا التعريف تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد معين من الناس يتفاعلون معاً لتحقيق هدف محدد بالإضافة إلى توافر الإمكانات المادية المناسبة.

أنواع الاجتماعات:

تتنوع الاجتماعات بتنوع معايير تقسيمها فوفقاً للصلاحية التي تتمتع بها الاجتماعات ثمة اجتماعات لتقديم توصيات أو اقتراحات واجتماعات لاتخاذ قرارات ووفقاً للزمن هناك اجتماعات دورية تعقد في مواعيد محددة واجتماعات غير دورية ووفقاً للنظم والإجراءات المتبعة في الاجتماعات،هناك اجتماعات تلتزم بها كاجتماعات الجمعيات العمومية للشركات المساهمة التي تحدد حق العضو في التصويت وعدد مرات الكلام والوقت المحدد للحديث وطريقة أخذ الأصوات واجتماعات تتحرر من هذه النظم.ووفقاً للموقع ثمة اجتماعات تعقد داخل المنظمة وأخرى خارجها.ووفقاً للمستوى،هناك اجتماعات تعقد على مستوى عالمي كاجتماعات المنظمات الدولية، واجتماعات على مستوى عال في الدولة كاجتماعات مجلس الوزراء،واجتماعات على مستوى الدوائر والمؤسسات.ووفقاً للرسميةFormality،هناك اجتماعات رسمية تعقد لبحث قضية معينة أو عدة قضايا تتعلق بسير العمل واجتماعات غير رسمية تعقد في مناسبات اجتماعية مختلفة كدعوات الاستقبال أو التوديع أو دعوات تقديم المنح والهدايا.

وعلى الرغم من هذه التقسيمات تأتي استجابة لأغراض البحث أو الدراسة،إذ قد يتخذ الاجتماع من الناحية العلمية أكثر من صفة وأكثر من معيار فإن أكثر الاجتماعات شيوعاً هي:

1)اجتماع توصيل المعلومات:              Information-Giving Meeting

قبل أن يتخذ المدير قراراً بعقد اجتماع ما لتوصيل بعض المعلومات للعاملين،لا بد له من التعرف على البدائل الممكنة لتوصيل هذه المعلومات،مثل كتابة المذكرات والتقارير والمنشورات ونحوها.فكتابة المذكرات من البدائل السهلة وذات التكلفة القليلة،ولكنها تثير مشكلة تتعلق بمدى فهم العاملين للمعلومات التي تتضمنها هذه المذكرات فإذا ما كان هناك شعور لدى المدير بأن المعلومات المراد توصيلها على هذا النحو لن تفهم إلا إذا قام بشرحها بنفسه أو قام باستخدام المعينات السمعية البصرية لجذب انتباه العاملين لمثل هذه المعلومات فإنه من الأفضل دعوة المعنيين إلى اجتماع.

2)اجتماع الحصول على المعلومات:         Information-Getting Meeting

إن الهدف من هذا النوع من الاجتماعات هو الحصول على معلومات تتعلق بموضوع معين.وبالرغم من وجود بدائل أخرى أقل تكلفة من تكلفة عقد اجتماع من هذا النوع،كالطلب من الأشخاص المعنيين المعلومات المطلوبة على هيئة مكتوبة وإرسالها إليه ثم تعريف مختلف الموظفين بآراء بعضهم إن كان ذلك ضرورياً. وبالرغم من وجود هذا البديل فإن عقد مثل هذا النمط من الاجتماعات يظل أسلوباً مفضلاً لما يتيحه من إمكانية التعرف على صور التفاعل الممكنة بين وجهات النظر المختلفة للمجتمعين.

ومن الأمثلة على هذا النوع من الاجتماعات ما يسمى بـ (اجتماع عصف الأفكار Brainstorming Meeting)الذي يسمح لجميع الحاضرين بالمشاركة بآرائهم ووجهات نظرهم،مما يساعد على بروز أفكار كثيرة ومختلفة وهنا يتعين على الرئيس أن يدير الاجتماع بطريقة معينة تتيح لجميع الحاضرين التعبير عن آرائهم وعدم السماح لأي من الأعضاء بالسيطرة على الاجتماع أو تقييد حرية الآخرين في طرح الأفكار.

3)اجتماع حل المشكلات:      Problem_Solving Meeting

يستهدف هذا النوع من الاجتماعات التوصل إلى حلول مفضلة ومقبولة لمشكلة معينة بخاصة إذا كان عنصر قبول الحل من قبل غالبية الأعضاء مسألة مهمة وحاسمة لضمان فعالية التنفيذ وعادة ما يلجأ المدير إلى مثل هذا النوع من الاجتماعات إذا ما تعرضت المنظمة لمشكلة معينة وكان الحل مرتبطاً ارتباطاً وثيقاً بموافقة جميع الموظفين عليه.

4)اجتماع تكوين الاتجاهات:Attitude_Creating Meeting         

إن من البدائل التي يمكن إتباعها لتكوين اتجاهات معينة الدعوة إلى عقد اجتماع لجميع المعنيين بالأمر أو إجراء لقاءات فردية مع كل موظف على حده أو الكتابة إليه. 

وبالرغم من إن لكل من هذه البدائل مزاياه وعيوبه وظروف استخدامه فإنه يمكن القول أن الاتصالات الشفهية تتفوق على الاتصالات الكتابية لما تتيحه من فرص التأثير المباشر للرئيس على الموظفين وإقناعهم بوجهة نظر معينة.وإذا ما انتحى المدير إلى وسيلة الاتصال الشفوي فعليه أن يختار بين الاتصال الشفوي بصورة فردية أو الاتصال الشفوي بصورة جماعية (اجتماع)،ويكون حينئذ العامل الأساسي في اختيار أي من الوسيلتين تقدير المدير لمدى فعالية الاتصال الشخصي أو الجماعي في تعديل الأفكار والاتجاهات القديمة وتقبل ما هو جديد منها.

5)الاجتماع التوجيهي أو الإرشادي:            Instructional Meeting

بالرغم من أن هناك العديد من الأساليب التي يمكن استخدامها لتوجيه العاملين وتحسين مهاراتهم وتوسيع آفاقهم مثل،قراءة بعض الكتب والمقالات والتعلم بالمراسلة وتنظيم برامج التعليم الذاتي والبعثات الدراسية،فإن اختيار أسلوب دون آخر يرتبط ارتباطاً وثيقاً بمعيار التكلفة/العائد وعندها قد تعتبر الاجتماع إحدى الوسائل الفعالة في تحقيق الأهداف المطلوبة.

وإذا كان مجمل الاعتبارات التي جرى التنويه بها في معرض مناقشة أنواع الاجتماعات هي التي تحدد اللجوء إلى وسيلة الاجتماع دون غيرها،فإن الحكم على فعالية الاجتماع مسألة ليست بالمهمة اليسيرة.إذ كثيراً ما ينفض الاجتماع وتتلوه بعض تعليقات الأعضاء كقولهم:((إن الاجتماع كان ممتازاً That was an excellent meeting))أو أنه((كان مضيعة الوقت That meeting was sure a waste of time ))أو أنه كان((غير فعال Ineffective))،ومهما كانت هذه التعليقات فإن السبب في تباينها إنما يرجع إلى اختلاف وجهات النظر حول خصائص الاجتماعات الفعالة أو أركانها.

إن الاجتماع الفعال هو الذي يحقق الأهداف المرجوة من عقده في أقصر وقت،كما يحقق رضا غالبية المشاركين فيه وبالتالي فإن فعالية الاجتماع تتوقف على قدرة رئيس الاجتماع في تحقيق التوازن المطلوب بين تحقيق هدف الاجتماع في أقصر وقت وبين قدرته على تحقيق رضا المشاركين في هذا الاجتماع.

التحضير للاجتماع          How prepare for a Meeting 

يعتمد نجاح الاجتماع إلى حد كبير على حسن التحضير له.وعادة ما يتضمن التحضير للاجتماع ما يلي:

أ_تحديد الأهداف              Objectives to be Accoplished

يقع على رئيس الاجتماع تحديد أهداف الاجتماع بوضوح بعيداً عن العبارات الفضفاضة،وأن تخاطب هذه الأهداف المشاركين بكلمات محددة وأن تتم صياغة الأهداف قبل عقد الاجتماع وفي صورة المصدر المؤول Action Verbs.وأن تكون معروفة للجميع وأن تتاح الفرصة لكل عضو للإسهام فيها وأن تشير بوضوح إلى ما يجب أن تتحقق لا إلى ما يجب أن يفعل.

ب_اختيار المشاركين                Selection of Participants    

إن هدف الاجتماع هو الذي يحدد عدد أعضائه سواء أكان هؤلاء الأعضاء من داخل المنظمة،أم كانوا ممثلين لعدة منظمات أو مجتمع أو مجتمعات،على أن يراعى في اختيار الأفراد مدى الفائدة التي يحققها الاجتماع من مشاركتهم فيه،وبما يبرر تكلفة الوقت المنصرف لقاء هذه المشاركة،ومدى قدرتهم كذلك على الإسهام في تحقيق الأهداف،ومدى رغبتهم في المشاركة ،ومدى تمتعهم بالسلطة اللازمة التي تسمح لهم بالمشاركة في اتخاذ القرارات في الاجتماع.

وقد يحتاج الاجتماع إلى أن يضم في تكوينه رجالاً ونساء لهم قدرات وتخصصات معينة وقد يحتاج إلى أن يضم أناساً ذوي اهتمامات معينة أو وجهات نظر مختلفة. فقد يضم ممثلين للعمال والإدارة وقد يضم ممثلين للإنتاج أو ممثلين عن المالكين والمستأجرين وهذا يعني أنه من الخير للاجتماع أن يضم الأفراد اللازمين للقيام بالوظيفة التي يجب أن تؤدى.فالاجتماع الذي يتكون لتبادل المعلومات كثيراً ما يكون أكبر حجماً من الاجتماع الذي يتكون لحل مشكلة أو للوصول إلى قرار.

على أية حال إن المسألة الجديرة بالاهتمام هي أنه كلما كبر حجم الاجتماع زادت مشكلات التواصل الفكري بين الأعضاء زيادة كبيرة وفي المقابل فإننا نجد أن في الاجتماع الصغير يعرف الأعضاء كل منهم الآخر ويفهم كل منهم زميله مما يقيم جسوراً من الألفة فيما بينهم وتصبح مثل هذه الاجتماعات أحسن إنتاجاً.

ج_تحديد وقت الاجتماع        The Time                  

إن الاعتبار الأساسي الذي يحدد وقت الاجتماع (بداية وانتهاء)هو أن يكون بمقدور الأفراد الالتزام به.ذلك لأن تحقيق أهداف الاجتماع يصبح أمراً متعذراً إذا كانت لديهم اتجاهات سلبية تجاه التوقيت ويغدو استجواب الأفراد لمعرفة الوقت المفضل لديهم مسألة لا تجوز التضحية بها.وإذا كان بالإمكان تحديد فترة عقد الاجتماع فلا بد أن يكون المشاركون فيه على علم بذلك مقدماً وفي حالة تعذر ذلك فلا مندوحة من إعلامهم بالزمن التقريبي الذي يستغرقه عقد الاجتماع.

د_تحديد وتهيئة مكان عقد الاجتماع             The Place

إن اختيار مكان عقد الاجتماع مسألة مهمة لعلاقتها باتجاهات المشاركين فإذا كان المكان غير مريح أو سيء التهوية أو كثير الضوضاء فإن ذلك يؤثر سلباً على تحقيق أهداف الاجتماع.

وعليه لابد من التأكد من صلاحية قاعة الاجتماع وترتيب الجلوس فيها بما يخدم الأهداف ويقضي ذلك توافر العدد اللازم من المقاعد وترتيبها وفق معيار معين والتأكد من توافر الأدوات المكتبية اللازمة  للاجتماع والآلات التصوير وأجهزة التسجيل ومكبرات الصوت والتأكد من صلاحيتها للعمل.

وتراعى عادة في تصميم قاعة الاجتماع أهداف الاجتماع وعدد المشاركين فيه فقد يفضل أحياناً(النمط المسرحي Theater Style)وذلك بوضع كراسي من غير مناضد وقد يفضل أحياناً أخرى(بخاصة في حالة اجتماع حل المشكلات)الجلوس حول منضدة بما يمكن كل فرد من المشاركين من مشاهدة الآخر وسماعه ويقع في هذا الإطار ضرورة أن يلقي رئيس الاجتماع نظرة سريعة على الإمكانات المادية وذلك للتنبؤ بمدى مرونة هذه الإمكانات في الحالات الطارئة وما هي المشكلات التي يمكن أن تخلفها في حالة عدم توافر شرط المرونة.

ر_إعداد جدول الأعمال   The Agenda               

يأتي جدول الأعمال ليبين الموضوعات التي يتوجب تغطيتها لتحقيق أهداف الاجتماع وتحدد بنود جدول الأعمال الأفراد المتوقع مشاركتهم في الاجتماع وأياً منهم ينبغي أن يشارك بصورة جزئية بحيث يستدعى لدى مناقشة بند معين في جدول الأعمال.

س_إعداد الدعوة للاجتماع وإرسالها           Notice to Participants

بعد أن يستقر الرأي على موعد الاجتماع ومكانه وأهدافه تعد بطاقة الدعوة للأعضاء ويتم إرسالها قبل بدء الاجتماع بوقت كاف وتتضمن هذه البطاقة عادة تحديداً لوقت بدء الاجتماع ووقت الانتهاء منه ومكانه وأهدافه وأسماء المشاركين فيه كما يجب أن يرفق البطاقة جدول أعمال الاجتماع وكذا المذكرات والبحوث والدراسات الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.

*قواعد إدارة جلسات الاجتماع:

من القواعد التي ينبغي على رئيس الاجتماع إتباعها والتي تعمل على حسن إدارة الجلسات:

*البدء في جلسة الاجتماع في الموعد المحدد:من البديهيات الأساسية في أدبيات الاجتماعات،أن عقد الاجتماع في موعده المحدد فيه تدريب للأعضاء المتأخرين على احترام المواعيد والوقت(والوقت من أندر الموارد)وفيه تعضيد وتعزيز لسلوك الأعضاء الانضباطيين وفي غير هذا سيتعلم الملتزمون درساً مغايراً إذا ما بات الرئيس ينتظر حضور الأعضاء.

*حفظ النظام في الجلسة في جميع الأحوال:بحيث لا يطرح إلا اقتراح واحد ولا يتكلم إلا عضو واحد في الوقت نفسه ومن الضروري والحالة هكذا منع التداخل في المناقشات أو الانصراف إلى مناقشات جانبية أو التحدث في موضوعات خارجة عن محور الاجتماع.

وعلى رئيس الاجتماع أن يدرك أن مسؤوليات عضو الاجتماع تفرض عليه أن يمارس حقه في التعبير عن نفسه تعبيراً ديمقراطياً وأن يشارك في القيام بالعمل الذي عقد الاجتماع من أجله وأن يقدم أفكاره وآراءه ومعتقداته المتعلقة بهذا العمل، وأن يختبرها بمقارنتها بأفكار وآراء ومعتقدات الأعضاء الآخرين ولكن عليه ألا يحتكر وقت الاجتماع لأن يحرم الأعضاء الآخرين من عرض آرائهم ووجهات نظرهم وإلا يفرض رأيه وفكره عليهم وإلا يتعصب لرأي أو فكر إذا ظهر خطؤه لأن هذا التعصب يعطل ويضيع وقت الأعضاء في مناقشات غير مثمرة ومتحيزة.

*تجنب الوعظ أو التدريس أو التهذيب:ذلك لأن إطلاق الرئيس لنفسه العنان في الشعور بالعظة والتسلط هو الحاجز الضخم الذي يقف دون إنجاح الاجتماع ولذا فإن عليه محاربة الانسياق وراء هذا الشعور كي لا يسقط في حفرة محاذيره وليعلم رئيس الاجتماع أن الاستحواذ على المناقشة هو العلامة ذات الدلالة الواضحة على بداية الانسياق خلف هذا الشعور وليعلم كذلك أن هناك مصدراً واحداً للرضا عن النفس وهو الرضا الناجم عن الإنجاز وتحقيق الهدف.

إن الرئيس الفعال هو الذي يثق بأعضاء الجماعة ويساعدهم على إطلاق إمكاناتهم وطاقاتهم وأنه ذلك الشخص الأقل ميلاً إلى أن يعمل كرئيس كبير أو أن يتخذ وضع الخبير العارف لجميع الإجابات إنه الشخص الذي لا يعتمد على وضعه أو مكانته أو سلطته بل على قدرته وعلى نمط قيادته وذلك عن طريق صلته بالجماعة وصلة الجماعة به.

*الاستماع لكل تعليق يذكر أثناء المناقشة:فالقدرة على الاستماع من أوجب القدرات التي ينبغي أن يتصف بها رئيس الاجتماع وأعضاؤه ويا حبذا لو تعود الرئيس أن يكتب النقاط التي يثيرها كل متكلم ويقوم بتلخيصها للأعضاء لأن هذا يساعدهم على تتبع مراحل المناقشة وليعلم رئيس الاجتماع أن من العادات السيئة في الاستماع والتي يجب عليه أن يتجنبها إشعار المتحدث بأن ما يقوله ليس ذا أهمية(كانشغاله بمراجعة أوراق لديه مثلاً)وانتقاد طريقته في عرض الموضوع ومقاطعته ومحاولة التهرب من المشكلة التي يعرضها وتغيير الحديث فجأة ودون أسباب.